Facturation électronique obligatoire : comment ça marche et quels impacts pour les petites entreprises ?

L’arrivée prochaine de la facturation électronique obligatoire ou e-invoicing est un sujet majeur qui va changer la façon dont vous administrez votre entreprise. Quels seront son périmètre et son calendrier de mise en place ? Comment fonctionnera la facturation électronique ? Dans cet article, nous faisons le point sur les futures obligations pour les TPE-PME.

Facturation électronique obligatoire : ce qu’il faut retenir

1 - La « facture électronique » ou « e-invoicing » est une réforme voulue par l’État, dans un but principalement de détection et de lutte contre la fraude à la TVA. Cette réforme modifie les modalités d’émission, de transmission et de réception des factures. En revanche, ni les règles d’imposition ou d’exonération de TVA, ni les règles de déduction de TVA ne changent.

2 - Toutes les entreprises établies en France, y compris les plus petites, dès lors qu’elles ont une activité économique (commerciale, industrielle, libérale ou agricole), sont concernées par la réforme de la facture électronique. Celle-ci s’étend aussi à certaines associations, à certaines sociétés civiles immobilières, à certains loueurs en meublé… globalement à pratiquement tout acteur économique qui est identifié par un numéro SIREN.

3 - Toutes les entreprises, donc vous aussi, devrez être en capacité de recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026. Et vous en recevrez nécessairement, car toutes les grandes entreprises (notamment celles fournissant électricité, eau, téléphonie…) ont l’obligation d’émettre des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026.

4 - L’envoi et la réception de factures électroniques s’opéreront exclusivement par l’intermédiaire des plateformes de dématérialisation de factures agréées par l’État. Donc toute entreprise devra choisir une plateforme de réception au premier semestre 2026. Bonne nouvelle, l’État a prévu une plateforme totalement gratuite.

5 - À compter du 1er septembre 2027, l’obligation d’émettre des factures électroniques sera étendue à toutes les entreprises, ainsi que l’obligation de transmettre à l’administration fiscale des données relatives aux ventes et aux encaissements, appelée e-reporting. Mais ce n’est pas encore la priorité.

Cette réforme aura un impact considérable sur votre organisation administrative. Vous passerez progressivement de la gestion de factures au format papier à la gestion de factures au format électronique depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Mais il faudra redoubler de vigilance pendant la période transitoire entre le 1er septembre 2026 et le 1er septembre 2027, dans la mesure où factures papier et factures électroniques cohabiteront, afin de ne rien oublier de payer ou de ne rien payer deux fois. C’est une situation qui peut perturber l'entreprise qui ne dispose pas de personnel dédié aux tâches administratives.

La réforme de la facturation électronique : qui, quoi, quand, comment ?

Qui est concerné par la facture électronique obligatoire (e-invoicing) ?

La réforme de la facture électronique concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France métropolitaine (dont la Corse), en Guadeloupe, à la Martinique et à La Réunion. Par « assujettie à la TVA », on entend toute entreprise :

  • ayant une activité économique : artisans, commerçants, prestataires de services, professions libérales, agriculteurs… ;
  • et quelle que soit la forme juridique sous laquelle cette activité est exercée : entreprise individuelle, société, association…

Vous pouvez être un assujetti à la TVA même si vous n’êtes pas redevables de la TVA sur vos ventes ou vos recettes (professions médicales, microentreprises soumises à la franchise de TVA…).

Certaines activités de location (location nue à usage commercial ou industriel, location meublée ayant une activité para-hôtelière…) sont aussi assujetties à la TVA.

Si vous avez un doute sur votre statut d’assujetti à la TVA, parlez-en à votre expert-comptable.


Dématérialisation des factures : qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Au sens de la réforme, une facture électronique est une facture :

  • dont l’émetteur et le destinataire sont deux assujettis à la TVA établis en France, en Guadeloupe, à la Martinique ou à La Réunion ;
  • qui est émise sous un format dématérialisé défini par l’État (Factur-X, UBL ou CII) ;
  • qui est transmise par l’intermédiaire d’une plateforme agréée par l’État.

Le cas échéant, si l’une de ces trois conditions n’est pas remplie, on ne peut pas parler de « facture électronique ».

Ainsi, les factures au format papier puis scannées, mais aussi au format PDF ordinaire, au format d’un tableur ou d’un traitement de texte, voire générées par un logiciel comptable puis envoyées par courriel… ne respectent pas cette nouvelle réglementation. En effet, ce ne sont pas des formats admis par l’État. De même, une facture expédiée à un particulier, y compris en respectant les autres conditions, n’aura pas le statut officiel de facture électronique, car le destinataire n’est pas un assujetti à la TVA.


À partir de quand serez-vous soumis obligatoirement à la facture électronique ? Le point sur le calendrier 

Le gouvernement a annoncé dans le communiqué de presse du 28 juillet 2023 le report du calendrier de déploiement de la facturation électronique entre entreprises.

L'ancien calendrier, déterminé dans l'article 3 de l'ordonnance du 15 septembre 2021, prévoyait un déploiement à partir 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, en 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire et 2026 pour les autres.

Dans le cadre du projet de loi de finances pour 2024, l'amendement n°I-5395 déposé le 17 octobre 2023 par le gouvernement précise que la généralisation de la facture électronique se fera en deux temps :

  • 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire
  • 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises

Mais attention, pour connaître la date d’entrée en vigueur de cette réglementation pour vous, il faut distinguer la réception de la facture de l’émission de la facture.

En effet, toutes les entreprises concernées par la facturation électronique, quelle que soit leur taille, devront être en capacité de recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.

Vous recevrez obligatoirement des factures électroniques, car toutes les grandes entreprises auront l’obligation d’en produire à partir de cette date. Et qui ne reçoit pas de factures d’électricité, d’eau, de téléphonie… ?

En matière d’émission de factures, c'est le calendrier ci-dessus qui s'appliquera.

Tous les assujettis qui, au 1er janvier 2025, occuperont moins de 250 personnes et auront un chiffre d’affaires annuel n’excédant pas 50 millions d’euros ou un total de bilan n’excédant pas 43 millions d’euros, dès lors qu’ils émettent des factures à destination des autres assujettis, devront émettre des factures électroniques à partir du 1er septembre 2027

Bien évidemment, les entités concernées pourront anticiper l’émission de factures électroniques et ne pas attendre la date d’entrée en vigueur obligatoire.


Quelles sont les opérations exclues de l’obligation d’émettre une facture électronique ?

Deux grandes catégories d’opérations ne sont pas soumises à l’obligation d’émission d’une facture électronique :

  • les ventes de biens ou de prestations à destination de non assujettis à la TVA (principalement des particuliers, ce que l’on appelle aussi des opérations BtoC), qu’ils soient français ou étrangers ;
  • les ventes de biens ou de prestations à destination d’autres assujettis à la TVA, mais dans un autre État (ce que l’on appelle aussi opérations BtoB non domestiques).

Il existe d’autres exceptions, qui visent des opérations entre assujetties à la TVA établis en France. Par exemple : les opérations relevant des articles 261 à 261 E du code général des impôts (secteur de la santé, de la formation…), les opérations d’un petit montant (péages, restauration, parking…), les opérations payées par les salariés dans le cadre de leurs déplacements professionnels…

Néanmoins, si votre entreprise ne réalise que des opérations exclues du champ de la facture électronique, ne vous réjouissez pas trop vite. En effet, à compter du 1er septembre 2027, vous serez également tenus de déclarer le détail de ces opérations à l’administration fiscale. On parlera alors de « transmission de données de transaction » ou de « e-reporting ».


Comment fonctionne la facture électronique ?

Toutes les entités dans l’obligation de recevoir des factures électroniques devront choisir une plateforme de réception parmi les plateformes de dématérialisation de factures agréées par l’État. De leur côté, toutes les entités dans l’obligation d’émettre des factures électroniques devront choisir une plateforme d’envoi parmi les plateformes de dématérialisation de factures agréées par l’État.

Il sera possible de choisir la même plateforme pour recevoir et émettre des factures électroniques, ou d’en choisir des différentes. La plateforme choisie pourra également être le portail public de facturation, mis en place par l'Etat, qui aura l'avantage d'être gratuit.

Le processus de transmission respectera les étapes suivantes :

  1. Le fournisseur émettra une facture dans un format électronique.
  2. Le fournisseur l’adressera à sa plateforme d’envoi.
  3. Cette plateforme d’envoi l’adressera à la plateforme de réception choisie par le client.
  4. Cette plateforme de réception la mettra à disposition du client.

Ces plateformes auront plusieurs obligations, comme la vérification du format de la facture, son archivage, etc. C'est aussi par elle que passeront le e-reporting.

La plateforme d’émission aura une obligation complémentaire, à savoir communiquer le détail de chaque facture à l’administration fiscale.

Pour vous aider à passer à la facture électronique et choisir une plateforme de dématérialisation de factures, vous pourrez compter sur l’accompagnement de votre expert-comptable. Il éclairera votre prise de décision.