L’acte authentique électronique et ses variantes, l’acte authentique électronique à distance et l’acte authentique électronique par comparution à distance, marquent un tournant dans la profession notariale. Mais quelles sont leurs divergences et comment leur utilisation peut être bénéfique à votre étude ?
Notaire officier public : garantir l’authenticité des actes avant tout (2mn45)
L’authenticité est une notion clef qui se retrouve au cœur des discussions autour de l’AAE. En effet, le notaire doit pouvoir garantir trois effets communs à tout acte :
- la date certaine
- la force probante
- la force exécutoire
La digitalisation du notariat doit permettre de renforcer encore davantage cette authenticité.
De l’AA à l’AAE (9mn48)
Le principe de l’acte authentique électronique repose sur l’utilisation d’une clé Réal qui permet aux notaires d’apposer une signature électronique qualifiée et son sceau pour authentifier un acte électronique.
Les manières de travailler du notaire évoluent pour s’adapter aux besoins de la société et aux situations exceptionnelles comme l'a démontré la crise de la Covid-19.
Et l’AAE en mobilité comment cela se passe ? (15mn15)
L’acte authentique électronique comme l’acte papier doit être reçu dans l’office notarial. Cependant dans des cas particuliers et des lieux prédéfinis, la signature de l’acte est aussi possible.
Le changement de support ne remet en aucun cas en question les règles de l’authenticité.
L’acte authentique électronique à distance (17mn35)
Acte authentique électronique à distance (AAED) : définition (17mn42)
L’AAED est un acte authentique électronique réalisé en visioconférence entre plusieurs notaires officiant à distance depuis leurs offices respectifs et établi en une seule séance.
Prévu en 2005 avec le décret n°2005-973 du 10 août 2005 il a été généralisé cette année.
Système de visioconférence agréé (21mn36)
Aujourd’hui, Lifesize est le seul système de visioconférence agréé par le CSN mais cela sera sans doute amené à évoluer.
Les évolutions concernent aussi les modalités de la visioconférence agréée. En effet, jusqu’à maintenant il était nécessaire d’être équipé d’un codec mais le Président du CSN a précisé que la version logicielle de Lifesize permettra de signer des actes à distance.
Il faut également noter que l’acte électronique à distance s’inscrit dans les changements de la société en permettant un abaissement du bilan carbone.
Notre conseil :
Renseignez-vous auprès de ADNOV pour vous procurer le système de visioconférence Lifesize agréé par la profession et adapté à votre étude.
L'acte authentique électronique à distance dans l'étude notariale : comment cela se passe ? (29mn40)
Le notaire instrumentaire prépare l’acte sous forme de signature à distance. La lecture de l’acte se fait ensuite en visioconférence avec le notaire participant. La séance est ensuite terminée et le notaire instrumentaire adresse un formulaire de recueil de signature au notaire participant qui fait signer ses clients, l’authentifie et le signe. Il transmet ensuite ce recueil au notaire instrumentaire via l’espace collaboratif MICEN. Ce dernier peut ainsi faire signer ses clients, authentifier l’acte et le signer.
Découvrez en vidéo les coulisses d'une signature d'acte authentique électronique à distance, en immersion dans les études de Maître Plocque et de Maître Raymond.
Retour sur expérience avec Me Fontaine (32mn42)
- Est-ce plus compliqué que l’AAE ?
Cela nécessite des manipulations supplémentaires mais ces dernières restent très simples.
- Quels changements pour vos clients ?
Cela constitue un gain de temps non négligeable et permet d’éviter des déplacements superflus.
- Votre conseil ?
Il faut se lancer et ne pas hésiter à demander de l’aide à un confrère si on a quelques difficultés au début.
L’Acte Authentique Électronique par Comparution à distance (41mn35)
Acte Authentique Electronique par Comparution à distance (AAECD)
L’AAECD a été mis en place à l’occasion du premier confinement et a pris fin au 10 août 2020. Cela a permis pendant cette période de recueillir seul et à distance le consentement des parties à l’acte pour la régularisation d’un AAE uniquement.
Quand procéder à l’AAECD ? (47mn31)
Les cas qui peuvent amener à réaliser ce type d’acte peuvent être l’impossibilité d’une personne à se déplacer, de venir à l’étude ou la situation géographique d’une personne qui peut par exemple se trouver à l’étranger.
L’AAECD est cependant déconseillé pour certains types de contrats (contrat de mariage, testament authentique, renonciation à action en réduction, consentement à l’adoption).
Attention
Une proposition de loi validée par le Sénat le 19 mai 2020 prévoie dans son article 18 : « à titre expérimental et pour une période de cinq ans à compter de la promulgation du texte que les actes authentiques au sens de l’article 1369 du code Civil dont l’une des parties réside à l’étranger peuvent être reçus par un notaire au moyen d’un mode de communication électronique sécurisé. »
Concrètement, comment cela se passe ? (50mn21)
1. Vérification de l’identité des parties par le notaire dans les 10 ans qui précèdent (Ariadnext), par une plateforme d’identification (ID Now de Docusign)
2. En visioconférence Lifesize, cérémonie de lecture de l’acte par le notaire
3. Recueil des consentements des parties ou déclarations des comparants par l’intermédiaire d’un système de signature électronique qualifiée Docusign
4. Signature de l’acte par le notaire au moyen de sa clé Réal
Signature électronique qualifiée (54mn23)
Il existe trois types de signatures :
- La signature électronique simple ne possède aucune étape de vérification.
- La signature électronique avancée possède des critères de vérification. Elle doit être liée à son signataire de manière univoque, permettre d’identifier clairement le signataire et être créée par des moyens sous le contrôle exclusif du signataire. Cette signature garantie que l’acte auquel elle s’attache est non modifiable.
- La signature électronique qualifiée est une signature électronique avancée à laquelle on a rajouté 2 critères essentiels : la vérification de l’identité du signataire par un face-à-face et la remise d’une clef cryptographique qui est elle-même nécessaire à la signature.
Quid des procurations ? (1h03mn58)
L’article 21 du décret du 26 novembre 1971 vient nous préciser les différentes applications de la procuration.
La procuration étant la seule annexe obligatoire, il est nécessaire d’être vigilant et les mêmes règles viennent s’appliquer aux versions papiers et électroniques.
Plusieurs combinaisons différentes peuvent s’appliquer :
- AA et procuration sous seing privé électronique avec le même notaire pour l’acte et la procuration,
- AA et procuration authentique papier avec le même notaire pour l’acte et la procuration,
- AA et procuration authentique papier avec un notaire différent pour l’acte et la procuration, ...
Intervenants :
- Nicolas Nicolaïdès, Ancien Notaire & Directeur Professions Juridiques et Notariales - Groupe FIDUCIAL.
- Maître Mathieu Fontaine, Notaire à Saint-Paul-Trois-Châteaux & Président du Conseil Régional des Notaires de Grenoble.
FIDUCIAL Informatique est labellisé pour offrir l'accès à l'Acte Authentique électronique à distance à ses clients et est interopérable avec l'ensemble des logiciels de rédaction d'actes. EN SAVOIR PLUS
Suite à la parution du décret n°2020-1422 du 20 novembre 2020, FIDUCIAL Informatique accompagne les notaires dans la mise en place de la procuration notariée à distance grâce à son partenariat avec Quai des Notaires. EN SAVOIR PLUS
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