La certification NF525 par Infocert, c'est quoi ?
Lancée en juin 2014 par Infocert, organisme certificateur, la norme NF525 permet aux éditeurs titulaires de proposer des solutions justifiant auprès de l’administration, de la fiabilité des données enregistrées et de leurs intégrités par un système d’encaissement sécurisé. Elle a pour but de limiter la fraude fiscale (fraudes à la TVA) et concerne principalement les commerçants.
Cette norme concerne les systèmes d'encaissement tels que les logiciels de caisse (autonomes, reliés à un système externe ou reliés à un système externe incorporant une gestion comptable et financière). Elle est remise sous forme d'un document contenant un numéro de certificat à l'éditeur de logiciel qui doit pouvoir le présenter en cas de contrôle.
S'équiper d'un logiciel de caisse enregistreuse conforme à la norme 2018, mais pourquoi ?
En tant que commerçant, vous devez pouvoir justifier, auprès de l’administration fiscale, la fiabilité des données que vous enregistrez, ainsi que leur intégrité dans votre système d’encaissement. Facile… à condition de disposer du bon outil !
Pour avoir toutes les garanties de votre côté, vous devez vous tourner vers un logiciel conforme à la réglementation fiscale de 2018, sécurisé et certifié.
Vous n’avez pas ça à portée de main ? Différentes solutions adaptées aux secteurs CHR et aux métiers de bouche sont certifiées NF525 pour vous permettre d’être en conformité avec la loi.
5 bonnes raisons d'avoir une caisse enregistreuse NF525 pour votre établissement
#Ce que dit la loi pour les caisses mobiles et systèmes de caisse
Depuis le 1er janvier 2018 et d’après l’article 88 de la loi de finance 2016, tous les commerçants, restaurateurs et professionnels assujettis à la TVA doivent enregistrer les paiements de leurs clients avec un logiciel de comptabilité ou un système de caisse sécurisé et certifié.
#Les appareils concernés par un logiciel de caisse enregistreuse certifié obligatoire
Vous vous demandez si vos outils actuels sont concernés par la certification NF525 ? Sachez que les appareils principalement visés sont les suivants !
- Les caisses enregistreuses autonomes.
- Les terminaux de point de vente.
- Les logiciels d’encaissement.
- Les logiciels complets d’encaissement – incluant la gestion des stocks et le suivi de la comptabilité.
Si vous utilisez un ou plusieurs de ces appareils, ou que vous souhaitez le faire, ne cherchez plus : ils doivent être obligatoirement certifiés ! Vous souhaitez en savoir plus sur les caisses enregistreuses mobiles ? Cliquez ici !
#Les risques de ne pas avoir une caisse certifiée NF525
Imaginez si, en cas de contrôle, vous ne pouvez pas fournir d’attestation de conformité obtenue auprès de votre éditeur ou de votre distributeur… Forcément, vous courrez un risque, et vous aurez 60 jours pour régulariser votre situation.
Une fois ce délai passé, vous risquez une sanction de 7 500 € par logiciel ou caisse enregistreuse non certifié, ainsi qu’un contrôle fiscal ! La mise en place d'un système de caisse certifié est donc essentiel.
#Les exigences d'un logiciel de caisse securisé NF525
Si un logiciel de caisse est certifié à la norme NF525, c’est qu’il respecte plusieurs exigences :
- Il identifie les processus et les données d’encaissement.
- Il sécurise l’enregistrement des données relatives à l’encaissement par la signature électronique de façon automatique.
- Il crée une piste d’audit, un outil de traçabilité des opérations d’encaissement.
- Il gère la conservation et l’archivage de données enregistrées dans la caisse ou le logiciel de caisse.
- Il ne dispose d’aucune fonction occultant les données d’encaissement.
#Les objectifs de la norme NF525 et des certificats NF525
La marque NF525 est gérée par INFOCERT, un organisme indépendant et partenaire d’AFNOR (Association Française de Normalisation) Certification, qui est accrédité pour les marques NF Logiciel Comptabilité informatisée (NF203) depuis 2000 et pour la certification NF logiciel gestion de l'encaissement (NF525) depuis 2014.
L’objectif de la marque ? Avoir un nouveau signe de reconnaissance afin de :
- valoriser la qualité des produits, notamment en matière de sécurité des données enregistrées
- s’inscrire dans le prolongement des mesures de lutte contre la fraude fiscale adoptées en 2013 en matière de systèmes de caisse.
Comment savoir si ma caisse enregistreuse est aux normes ?
Pour savoir si votre caisse tactile est aux normes, vous pouvez consulter les sites Internet de l’AFNOR et du LNE : tous les systèmes de caisse certifiés y sont recensés !
Pour qu’un système de caisse soit certifié, son éditeur doit effectuer des démarches auprès d’un organisme accrédité.
En l’occurrence, seuls deux organismes sont accrédités par le COFRAC pour certifier un logiciel ou un système de caisse :
- L’AFNOR, qui s’appuie sur la norme NF525
- Le LNE, ou Laboratoire national de métrologie et d’essais, qui s’appuie quant à lui sur le « référentiel de certification des systèmes de caisse »
Pour savoir si votre caisse enregistreuse est aux normes, l'éditeur doit vous fournir un certificat de conformité qui garantit son engagement vis-à-vis de la loi de finances 2018 et vous dégage ainsi de toute responsabilité en cas de contrôle.
Le logiciel de caisse tactile FIDUCIAL Pointex certifiés NF525 par Afnor
En novembre 2016, FIDUCIAL Pointex obtient sa première certification grâce à des logiciels constamment fiables. Depuis, le certificat est renouvelé tous les ans pour l'éditeur !
En effet, nos systèmes d’encaissement FIDUCIAL Pointex CHR et métiers de bouche répondent aux règles de certification NF Logiciel de gestion et d’encaissement (NF525). Autrement dit, ils sont en conformité avec les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage de la loi de finance 2018.
#Evaluation des auditeurs au sein de FIDUCIAL Pointex
Audit du système qualité de l’éditeur des logiciels, analyse de la documentation des logiciels (manuel utilisateur, documentations techniques et dossiers de tests), audit technique des logiciels, rapport et décision des experts.
#Suivi périodique
Audit périodique annuel, évaluation de la conformité des versions des logiciels, reconduction du certificat et du droit d’usage de la marque NF.
Vous l'aurez compris, s'équiper d'un système de caisse certifié NF525 comme FIDUCIAL Pointex est vital pour assurer la pérennité de votre entreprise. En effet, c'est un réel gage de confiance et de fiabilité en cas de contrôle de l'administration fiscale : vous n'avez pas à craindre une amende et êtes en total accord avec la réglementation en vigueur. Cela vous permettra également de simplifier votre quotidien en ayant un suivi rigoureux de vos opérations d'encaissement et de limiter la falsification !
