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Il ne faut jamais conserver une facture impayée dans un tiroir car plus le temps passe, plus il est difficile de faire payer un client retardataire. L'accumulation des impayés peut devenir un risque pour votre propre entreprise.
Si un client ne paie pas une facture, le chef d'entreprise craint souvent de le relancer de peur de le perdre. Or, dans la pratique, il est très rare qu'un client s'en aille parce qu'on lui réclame ce qu'il doit.
Trois raisons peuvent expliquer le non paiement du client :
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des difficultés financières,
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des litiges et contestations,
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une négligence du client ou un retard volontaire.
Les difficultés financières représentent un faible pourcentage des motifs de retard. Cependant le risque de ne jamais être payé est important.
Les litiges et contestations sont relativement rares. Une bonne connaissance de votre clientèle et des motifs de contestation permettent à terme de les minimiser.
A partir du moment où il n'y a ni difficultés financières, ni contestations, il s'agit de retards dus à la négligence du client. Dans ce cas, il ne faut pas hésiter à mettre en oeuvre une procédure de relance du client. En effet, la relance fait partie intégrante d'un bon relationnel avec un client. De plus, elle participe à l'image de rigueur, d'organisation, de professionnalisme de votre entreprise.
La relance écrite
Votre client n'a pas réglé sa facture à l'échéance. Vous lui adressez une première lettre de relance sur un ton conciliant.
Exemple de courrier :
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[...] « Sauf erreur ou omission de notre part, la mise à jour de votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de ... €.
En effet, la facture n° ..., que nous vous avons adressée le ..., et payable au ...(date d'échéance), n'a pas encore été honorée.
L'échéance étant dépassée, nous vous demandons pour la bonne règle de nos écritures, de nous faire parvenir le règlement par retour de courrier.
Dans le cas où celui-ci aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.
Nous vous prions [...] » |
La mise en demeure
Si après plusieurs relances ou propositions d'arrangement amiable, votre client ne règle toujours pas votre facture, vous lui adresserez une mise en demeure en recommandé avec accusé de réception, lui laissant un dernier délai avant d'entreprendre une action en justice.
Exemple de courrier :
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[...] « Nous constatons avec regret qu'en dépit de nos courriers de relance des ...(préciser les dates de ces courriers), votre société n'a toujours pas procédé au règlement de notre facture n°..., échue le ...
En conséquence, nous vous mettons en demeure de nous régler la somme de ... €, dans un délai de huit jours à réception de la présente.
À défaut, notre service contentieux se chargera d'en obtenir le recouvrement par voie de justice.
Nous vous rappelons que le présent courrier fait courir les intérêts légaux et conventionnels.
Veuillez agréer[...] » |
Conservez les doubles des lettres de relance, à titre de preuves.
Attention, une facture ne suffit pas à établir la preuve d'une somme due. Une LRAR avec mise en demeure permet de demander des intérêts de retard à compter de son envoi.
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Article extrait du Cahier FIDUCIAL du chef d'entreprise 2009
 À travers cet ouvrage, FIDUCIAL, dans son désir d'accompagnement de la petite entreprise, cherche avant tout à guider l'artisan, le commerçant, le professionnel libéral, le prestataire de service et l'agriculteur dans ses réflexions, dans ses actions et à sécuriser ses pratiques professionnelles. D'accès clair et simple, le Cahier FIDUCIAL du chef d'entreprise 2009 couvre des thèmes essentiels à la gestion d'une petite entreprise : votre entreprise, vos salariés, votre comptabilité, votre fiscalité, et votre situation personnelle.
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