Quels sont les délais de conservation et de prescription des documents sociaux ?

Des textes d’origines diverses imposent la conservation de certains documents pendant un laps de temps impératif

Quels sont les délais de conservation et de prescription des documents sociaux ?

Cette conservation a pour objectif de prouver l’existence d’un droit ou le respect d’une obligation, ce qui explique que la durée de conservation des documents varie en fonction des délais de prescription.

Délais de conservation des documents sociaux

Les bulletins de paie sont des pièces justificatives de comptabilité qui doivent être conservées en copie pendant cinq ans à compter de l’exercice de comptabilisation.

Toutefois, l’employeur peut les conserver éventuellement à vie s’il souhaite pouvoir fournir des copies à ses salariés qui les auraient égarés.

Nos recommandations

Par mesure de simplification, FIDUCIAL conseille de conserver l’ensemble des documents sociaux sur une durée de 10 ans.

L’original du registre unique du personnel doit, quant à lui, être conservé pendant cinq ans à compter de la date de départ du salarié.

Délais de prescription des documents sociaux

Salaires, remboursements de frais professionnels

C.trav.art.

L.3245-1

3 ans à partir du jour où le salarié connaît ou aurait dû connaître les faits qui lui permettent d'exercer une réclamation ; en cas de rupture du contrat de travail, la réclamation pourra porter sur les 3 années précédant la rupture du contrat.

Indemnités de licenciement

C.trav.art.  L.1471-1

2 ans

ASSURANCE CHÔMAGE

Cotisations

C.trav.art. L.5422-169

3 ans précédant la mise en demeure

Allocations

C.trav.art. L.5422-4

2 ans à compter du jour où l’intéressé a rempli toutes les conditions pour percevoir l’allocation

SÉCURITÉ SOCIALE

Cotisations

C. séc. soc. art. L.244-3

3 ans à compter de la date d’exigibilité

Majorations de retard

C. séc. soc. art. L.244-3

2 ans à compter du paiement des cotisations

Action de l’assuré en remboursement de cotisations indûment payées

C. séc. soc. art. L.243-6

3 ans à compter du paiement

Prestations

C. séc. soc. L. 431-2 et L.553-1

2 ans après que les conditions aient été remplies pour percevoir les prestations (assurance décès, maladie, maternité, accidents du travail, allocations familiales)

Action de la caisse en remboursement du trop-perçu

C. séc. soc. art. L.553-1

C. séc. soc. art. L.355-3

C. séc. soc. art. L.332-1

2 ans à compter de la date du paiement des prestations

AUTRES COTISATIONS DE RETRAITE

Action de la caisse en non paiement des cotisations retraite complémentaire des salariés

C. civ. art.2262

5 ans

Action de la caisse en non paiement des cotisations retraite complémentaire artisans et commerçants

C. séc. soc. art. L.244-3

3 ans