Pour toujours savoir où vous en êtes, ce que l’on vous doit et ce que vous devez, pour ne pas perdre de temps à rechercher des documents, vous devez organiser votre classement et vous obliger par la suite à le respecter. Ainsi, un petit effort permanent vous fera finalement gagner beaucoup de temps.
Cela étant, pour avoir une valeur probante, la comptabilité doit remplir certaines conditions :
- elle doit être exhaustive, c’est-à-dire qu’elle doit enregistrer toutes les opérations concernant l’entreprise ;
- elle doit être exacte : c’est-à-dire ne pas comporter d’erreurs, d’inexactitudes graves et répétées (erreurs de report, caisse créditrice, défaut d’inventaire, enregistrement global de recettes en fin de semaine ou de mois) ;
- les enregistrements doivent être appuyés par des pièces justificatives qui peuvent provenir de tiers (factures d’achats de biens ou services, reçus, pièces de dépenses, lettres...) ; de l’entreprise elle-même (copies de factures de ventes, bons de livraison, copies de lettres...) ; ou être constitués par des pièces annexes (bandes de caisse enregistreuse, main courante, brouillard de caisse, livre des pourboires...).
Les pièces justificatives (factures émises et reçues...) doivent faire l’objet d’un classement rigoureux. Ce classement est très important, car il permet notamment :
- d’éviter les doubles emplois (une facture d’achat enregistrée deux fois) ;
- d’éviter les omissions (une facture non enregistrée alors qu’elle a été payée) ;
- de s’assurer que toutes les ventes ou prestations sont effectivement facturées et encaissées.
Ensuite, si vous le souhaitez, vous pouvez numériser vos factures d'achats et de ventes pour les conserver. Il faut toutefois que le système de numérisation permette de garantir l'authenticité et l'intégrité des documents, conformément à l'arrêté du 22 mars 2017.
Méthode d’organisation FIDUCIAL : le cube de gestion
FIDUCIAL propose une méthode d’organisation simple et efficace, adaptée à la taille de l’entreprise, avec juste ce qu’il faut de rigueur : le cube de gestion. Il a été conçu pour vous guider au quotidien dans le traitement de vos documents administratifs et faciliter la gestion de votre entreprise.
Comptabilité recettes / dépenses
Ce kit d’organisation comprend :
- un trieur étudié spécialement pour ranger vos documents en cours de traitement,
- un dossier « À transmettre » pour placer les pièces comptables à communiquer à FIDUCIAL,
- un classeur « Social » et ses intercalaires pour ranger tout ce qui concerne vos salariés,
- un classeur « Entreprise » et ses intercalaires pour conserver les documents permanents importants,
- un dossier « Gestion », pour classer vos comptes annuels, vos budgets, vos tableaux de bord...
Comptabilité d’engagement
Ce kit d’organisation comprend :
- un trieur étudié spécialement pour ranger vos documents en cours de traitement,
- un classeur « Social » et ses intercalaires pour ranger tout ce qui concerne vos salariés,
- un classeur « Entreprise » et ses intercalaires pour conserver les documents permanents importants,
- un dossier « Gestion », pour classer vos comptes annuels, vos budgets, vos tableaux de bord...
- deux classeurs personnalisables et leurs intercalaires, pour ranger les pièces comptables après saisie.
Les avantages du cube de gestion
- Un traitement rapide : de la réception à l’archivage, vous classez vos documents en un clin d’œil.
- Une recherche aisée : vous accédez facilement et rapidement à tous vos documents.
- Une gestion sereine : à tout moment, vous savez ce qu’on vous doit et ce que vous devez.
- Une organisation sécurisée : vous respectez les règles fiscales, sociales et juridiques de conservation des documents.
En outre, des conseils pour la gestion quotidienne de vos documents et des rappels de vos obligations légales figurent sur tous les supports (trieur et intercalaires des différents classeurs).
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