L’importance du projet d’entreprise
Le notaire du XXIème siècle est un notaire chef d’entreprise. À ce titre, il doit prendre ses décisions en fonction de la stratégie qu’il a déjà mise en place et de celle qu’il souhaite mettre en place à l’avenir.
Pour cela, il doit définir 5 piliers essentiels :
- La vision
- Les objectifs
- La stratégie
- Le plan d’action
- Les valeurs
Ces axes constituent l’ADN de l’étude. Voyons ensemble en détails comment les définir.
Comment bâtir une bonne stratégie ?
La vision
La vision définit où l’entreprise veut aller. Elle prend deux formes ; un aspect externe qui détermine où et comment l’office notarial veut se positionner, et un aspect interne qui définit l’organisation pour y parvenir.
Cette vision n’est pas fixe. Elle évolue dans le temps et doit être revue afin de s’ajuster au mieux au fonctionnement interne de l’entreprise ainsi qu’à son environnement externe.
Les objectifs
Il s'agit de définir les objectifs à atteindre pour se rapprocher de la vision. Ces objectifs doivent être clairs, cohérents, concrets, atteignables et mesurables.
Il est nécessaire de se demander comment ces objectifs vont être en mesure de répondre à la stratégie globale.
La stratégie
La stratégie vise à se rapprocher de la vision et des objectifs définis. Elle doit être écrite et réfléchie.
Une fois mise en place, elle ne doit pas être oubliée. Au contraire, elle doit être comparée de façon régulière à l’environnement économique, financier, politique et sociétal qui l’entoure, afin de vérifier que les choix opérés répondent aux attentes du marché et à celles des clients.
Cette stratégie doit donc être bénéfique à trois parties : l’office notarial, les collaborateurs et les clients.
Le plan d’action
Il s'agit de dresser une liste d’actions concrètes qui s'inscrivent dans la stratégie et vont permettre d’atteindre les objectifs fixés. Là aussi, ces actions doivent être cohérentes, concrètes, atteignables, mais aussi contrôlables et mesurables.
Les valeurs
Elles représentent le pilier auquel chacun des collaborateurs, des clients et des partenaires peuvent se rattacher.
Tout est lié : les valeurs vont répondre à la vision de l’office notarial et aux objectifs fixés, au service d’une stratégie, elle-même traduite par des actions.
Changer de structure d’exercice n’a donc de sens que si la stratégie d’entreprise a été établie et réfléchie en ce sens.
Le choix de la structure d’exercice
Exercice à titre individuel, société d’exercice libéral (SEL) ou société commerciale ? Afin de choisir votre structure d'exercice, il faut bien connaître les avantages et contraintes que chaque structure peut vous offrir. Le choix que vous ferez sera avant tout personnel et dépendra de la stratégie de votre office notarial.
Le notaire exerçant à titre individuel
La plupart des notaires créateurs choisissent l'exercice à titre individuel. En effet, l'objectif premier du notaire créateur est avant tout de permettre à son office d’atteindre un niveau d’activité suffisant lui permettant d’appréhender sereinement l’avenir.
L’exercice à titre individuel n’est pas rédhibitoire. Il peut résulter d’un choix délibéré ou d’une volonté de s’octroyer une période de test quant à une potentielle mise en société ou association.
La motivation fiscale ne doit pas être première car il n’y a pas de véritable enjeu durant les premières années d’exercice, mais le notaire subira seul les résultats de l’activité de son office notarial à la fin de l’année.
Si vous êtes installé en tant que notaire individuel, rester en l'état peut vous permettre d'être plus serein en fonction de votre situation.
Si l'étude se porte bien, il peut être pertinent d'envisager un passage en société. Il faut alors être prêt à lisser les revenus, constituer des réserves, ou travailler sur son optimisation fiscale.
Quoi qu'il en soit, il est toujours intéressant de considérer une potentielle évolution de structure.
La création d'une société pour "rester seul"
La SCP notaire (Société Civile Professionnelle)
Une SCP nécessite la présence de deux associés. Bien rédigée, la SCP permet de définir un bon pacte d’associés qui façonne une bonne organisation par la suite.
En revanche, il existe une certaine limitation en termes de capital, l’impossibilité d’avoir une personne morale associée (donc impossibilité de passer par une société holding, une SPFPL). Enfin, il y a obligation d’exercer dans la structure SCP.
La SEL (Société d’Exercice Libéral)
Cette forme de société a été créée par une loi de 1990 pour permettre aux membres des professions libérales d’exercer leur activité sous la forme de société de capitaux.
Entre société d'exercice libéral (SEL) et société de droit commun, il n’y a en réalité pas de désavantage à prendre l’une ou l’autre. Quelques points diffèrent (statuts, procédure auprès de l’OPM, etc) mais sans être discriminatoires.
Les sociétés d'exercice libéral (SEL) sont de plus en plus choisies grâce aux avantages fiscaux qu’elles offrent, par exemple, la limite de la responsabilité financière des associés à leurs apports.
La SARL (Société d’Exercice Libéral à Responsabilité Limitée) ou l'EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée)
La SARL est la structure la plus proche de l’esprit libéral de la profession, qui amène à une certaine égalité entre les associés. Elle induit également la responsabilité des associés limitée aux apports. Elle peut être créée par un associé unique (EURL).
La SAS (Société par Actions Simplifiée)
La SAS est intéressante également, mais un peu plus contraignante du fait de l’absence de possibilité d’une gouvernance collégiale. Elle nécessite la désignation d’un Président et de Directeurs généraux. Les statuts vont devoir être clairement détaillés.
Comment passer du statut individuel au statut de société ?
Avant tout changement de structure, il est nécessaire de procéder à la valorisation de l’office notarial. Celle-ci est déterminée par plusieurs choses comme la valeur économique actuelle et future de l’étude, l’emprunt d’installation, la plus-value, la date d’installation, etc.
Il existe ensuite deux façons de passer en société : l’apport et la cession.
Bien que l’objectif soit le même et vise à transférer la propriété de l’office notarial vers la structure, certains aspects diffèrent. En effet, dans le cadre de la cession, il va falloir récupérer du numéraire, alors que pour l’apport, il s’agira de récupérer des titres. Le traitement juridique et fiscal sera donc légèrement différent.
De plus, la gestion de l’emprunt sera différente. Dans le cadre d’une cession, il sera nécessaire de rembourser l’emprunt alors que pour l’apport, il faudra évaluer le droit de présentation de manière à absorber cette dette.
Créer une société pour s’associer
Cette décision est intéressante car les bénéfices en termes de productivité et de fiscalité peuvent être conséquents.
Pour se faire, 2 méthodes existent :
- La cession de parts : les titres souscrits au moment de la constitution de la société sont cédés au confrère notaire qui la rejoint. Il faut alors se questionner sur la part de capital à lui céder.
- L’augmentation de capital :
- Soit un confrère réalise un apport en numéraire.
- Soit il rejoint la structure en supportant l’emprunt.
- Soit il apporte son propre office, en l’évaluant préalablement. Cette évaluation doit être réalisée par chacun des notaires ; c’est-à-dire par celui qui apporte l’office et qui doit tenir compte de sa fiscalité et de sa situation personnelle, ainsi que par celui qui reçoit l’office et qui va devoir tenir compte de la conséquence que cela va avoir au niveau de la prise de participation de manière à toujours rester égalitaire.
Pour ce genre d’opération, il convient de s’attarder sur 3 points essentiels : la dilution, le pourcentage des quotes-parts et la modification des statuts.
Se rapprocher d’une structure existante
Pour le notaire individuel
Il entre dans le capital de la structure en réalisant un apport. Un certain nombre de points sont à vérifier :
- Le pourcentage de capital qu’il va détenir.
- Si la société vient d’être constituée et qu’elle possède un faible capital, il faut vérifier que la valeur du droit de présentation n’est pas supérieure à la valeur totale de la société bénéficiaire.
- Si le notaire qui s’associe cède son office, il se retire de ce dernier qui appartiendra à la société. Il pourra alors souscrire des titres détachés de la valeur de l’office.
Pour le notaire en société
Il existe différents schémas possibles :
- Se rapprocher via l’office notarial :
- Dans le cas où une société vend son droit de présentation : le notaire est en société, sa société est titulaire de l’office et il va transférer l’office à une autre société existante. Sa société première sera donc vide, sans office, et il devra la dissoudre et la liquider.
- Dans le cas où une société apporte son droit de présentation : elle détient des titres de la société bénéficiaire de l’apport. Elle devient alors une société holding. Cela change la nature de la structure ce qui engendre quelques formalités. - Se rapprocher via le capital : il n’y a pas de fusion de plusieurs offices. Il s’agit plutôt de prendre des participations dans l’une, l’autre ou les deux sociétés. Ce rapprochement nécessite d’être vigilant sur les formes juridiques de ces sociétés et l’affectio societatis des associés.
Pour vous aider à faire le choix le plus pertinent par rapport à votre situation, nos avocats FIDUCIAL Sofiral, spécialistes du métier de notaire, se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans votre démarche de changement de structure.
N’hésitez pas à nous contacter : contact.notaire@fiducial.fr