Quelles sont les sanctions encourues en cas de défaut de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et dans quels cas l’employeur est-il dispensé de cette formalité ?
Tout employeur, personne physique ou morale, qui recrute un salarié a l’obligation d’effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès des organismes de protection sociale désignés (Urssaf, CGSS, MSA).
Les employeurs ayant accompli plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente doivent obligatoirement adresser leurs DPAE par voie électronique.
La DPAE doit être transmise au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date prévisible de l’embauche et au plus tard au moment de l’entrée en fonction du salarié.
Lors de l’embauche du salarié, l’employeur doit lui remettre une copie de la déclaration ou l’accusé de réception. Il est dispensé de cette obligation si le salarié dispose d’un contrat de travail écrit mentionnant l’organisme destinataire de la DPAE.
Les particuliers employeurs sont soumis à un régime déclaratif particulier en cas d’embauche (déclaration à l’Urssaf en tant qu’employeur, CESU, etc.), mais l’Urssaf rappelle sur son site qu’ils sont tenus d’établir une DPAE lorsqu’ils embauchent un salarié pour des travaux :
- de construction, de réfection ou d’aménagement d’immeuble ;
- d’installation ou de dépannage d’équipements domestiques ;
- de secrétariat particulier.
Les sanctions encourues en cas de défaut de déclaration sont lourdes, l’employeur n'en est dispensé que dans certaines situations particulières.
Sanctions en cas de défaut de DPAE
L’employeur qui ne respecte pas ses obligations relatives à la DPAE encourt des sanctions administratives et pénales, voir à une condamnation pour travail dissimulé si le caractère intentionnel de sa volonté de se soustraire à l’accomplissement de la formalité est démontré.
Sanctions administratives et pénales
En cas de constat de défaut de DPAE, l'employeur s'expose :
- à une pénalité administrative dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 062 € en 2017 ;
- à une amende pénale prévue pour contravention de 5ème classe, soit 1 500 € pour une personne physique ou 7 500 € pour une personne morale, le juge peut prononcer, au lieu et place de l'amende, une ou plusieurs peines restrictives de droit.
Sanctions pour travail dissimulé
L’absence de DPAE peut entraîner les sanctions applicables pour travail dissimulé par dissimulation d’emploi si le caractère intentionnel du défaut de déclaration est retenu, l’employeur s’expose notamment :
- pour les personnes physiques, à une amende de 45 000 € et trois ans d’emprisonnement, cette sanction est majorée jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 75 000 € si le travail dissimulé concerne un mineur soumis à l’obligation scolaire ou une personne vulnérable ou dépendante ;
- pour les personnes morales, à une amende de 225 000 € et un placement sous surveillance judiciaire ;
- à un redressement de cotisations de sécurité sociale sur une base forfaitaire de 25 % du PASS, soit 9 807 € en 2017 ;
- à l’annulation des exonérations de cotisations pendant la période où l’infraction est constatée.
Contrats successifs sans interruption dans la même entreprise
Selon les précisions de l'Acoss, en cas de succession de contrats sans interruption chez un même employeur, il n’est pas nécessaire de renouveler la DPAE. En cas de contrôle, il convient de produire la DPAE initiale et tous documents susceptibles de justifier de la situation du salarié dans l’entreprise (bulletins de paie, registre du personnel…).
Accueil de stagiaire
Il ne faut pas faire de DPAE pour l'accueil d'un stagiaire, mais ces derniers doivent être inscrits au registre du personnel.
Mandataires sociaux
Même lorsqu’il est affilié au régime général de la sécurité sociale (gérant minoritaire ou égalitaire de SARL, président de SAS…), aucune DPAE ne doit être effectuée lors de la nomination, par les associés ou actionnaires, du dirigeant en sa qualité de mandataire social.
En revanche, si ce mandataire social est titulaire, en plus de son mandat, d'un contrat de travail pour une fonction technique distincte, une DPAE devra être faite à la conclusion du contrat de travail, comme pour toute nouvelle embauche.