Embaucher un salarié supplémentaire est une décision importante, qui ne peut pas être prise à la légère, sans en avoir mesuré préalablement les incidences financières. Or, le coût d’une embauche ne se limite pas aux salaires et aux charges sociales. D’autres coûts s’ajoutent alors qu’ils n’ont pas été toujours anticipés.
Le coût social d'un nouveau salarié
Le coût social comprend trois éléments : le salaire net, les retenues salariales et les charges patronales.
Le salaire dépend de plusieurs facteurs, tels que le nombre d’heures de travail, la qualification, l’expérience, la convention collective… Au salaire de base, il convient, le cas échéant, de rajouter les primes mensuelles et annuelles, le treizième mois et les autres avantages accordés par l’entreprise. Attention, les entreprises raisonnent soit en salaire brut, soit en salaire net ; il faut donc en tenir compte pour les calculs suivants.
Les retenues salariales constituent la quote-part prélevée au salarié sur sa rémunération brute. Elles financent les régimes sociaux (maladie, retraite, chômage, prévoyance…). Les taux varient peu d’un salarié à un autre, d’une entreprise à une autre.
Les charges patronales représentent la participation des entreprises au financement des régimes sociaux. Elles évoluent en fonction du niveau de salaire. Elles sont pratiquement nulles sur un SMIC, mais peuvent excéder 40 % du salaire brut lorsque celui-ci dépasse 1,6 fois le SMIC. Elles comprennent également les taxes assises sur les salaires (apprentissage, formation continue…).
L’entreprise peut réduire son coût social en embauchant un apprenti, un jeune en contrat de professionnalisation ou plus généralement un salarié sous contrat aidé. En contrepartie de l’emploi d’une personne peu qualifiée, l’État octroie des aides. Mais attention, ce cadeau ne doit jamais faire oublier que le salarié ainsi embauché sera moins productif qu’un collaborateur expérimenté, qu’il nécessitera plus d’attention et de formation, qu’il engendrera moins de recettes. Le risque est certes moindre, mais la rentabilité aussi.
Les charges de fonctionnement liées à l’embauche d'un salarié
La présence d’un nouveau salarié génère divers coûts que l’entreprise a parfois mal évalués, voire omis de les évaluer. Prenons l’exemple des frais liés aux déplacements du nouveau salarié (chantiers, salons, foires… ou inhérents à l’activité comme les commerciaux). Il est prudent de valoriser les coûts liés à un véhicule (location ou amortissement, carburant, assurance… ou versement d’indemnités kilométriques), à la restauration et l’hébergement, aux autres modes de voyage (train, avion…)
D’autres frais peuvent également être engagés : investissement dans une nouvelle machine ou du matériel de bureau, achat de petits matériels et de vêtements du travail, coûts téléphoniques, fournitures de bureaux, coûts administratifs et honoraires, documentation, assurance, formation…
Ces multiples coûts, plus ou moins importants, plus ou moins récurrents, pèsent sur le résultat de l’entreprise. Il n’en existe pas de liste exhaustive, ce qui nécessite de les identifier un à un puis de les valoriser. Il n’est pas rare qu’au final les charges de fonctionnement dépassent 20 % du salaire brut.
Quel chiffre d’affaires pour couvrir le coût réel d’une embauche ?
Le coût total d’une nouvelle embauche résulte de l’addition du coût social et des charges de fonctionnement engendrées par l’embauche. Pour couvrir ce coût total, il faut augmenter le chiffre d'affaires. Mais de combien ? Ce montant s’obtient en divisant le coût total d’une nouvelle embauche par le taux de marge.
C'est effectivement la marge brute dégagée sur le chiffre d'affaires supplémentaire qui permettra de couvrir le coût total de la nouvelle embauche. A défaut, les bénéfices diminueront. Ce taux de marge peut être déterminé à partir du compte de résultat de l'entreprise. La marge brute correspond aux ventes, diminuées des achats de matières premières et de marchandises, ajustés des variations de stocks. Le taux de marge est égal à la marge brute divisée par le chiffre d’affaires.
Pour autant, le taux de marge de l'année précédente peut s'avérer incorrect compte tenu des évolutions de l’environnement, ou parce que l’entreprise développe une nouvelle activité, ou… Il faut alors déterminer un nouveau taux de marge.
Une mauvaise évaluation du coût réel d’une nouvelle embauche peut s’avérer pénalisante pour l’entreprise. Elle n’aura pas calculé le chiffre d’affaires supplémentaire à réaliser, pouvant la faire basculer d’une situation bénéficiaire à une situation déficitaire.
Prudence. A ce stade, on pensait avoir pensé à tout. Mais non, il reste un impact que l’on oublie trop souvent. En effet, cette nouvelle embauche entraînera probablement une modification de l'organisation de l’entreprise, obligeant le dirigeant ou l'un de ses autres salariés, à passer moins de temps à vendre ou à produire, et plus de temps à faire du commercial (il faut bien augmenter le chiffre d’affaires) ou à former le nouvel embauché. Or cette baisse d’activité qui découle d’une réaffectation des tâches doit être également estimée. A défaut, on aura peut-être augmenté le chiffre d’affaires pour compenser l’arrivée d’un nouvel embauché, mais pas suffisamment pour couvrir les conséquences de la réorganisation, aussi légère soit-elle.
Consultez votre expert-comptable. Il peut vous aider à franchir ces étapes et vous apporter sécurité et sérénité. De plus, il vous conseillera sur les conditions d’embauche (forme du contrat de travail, durée du travail…) et des éventuelles aides auxquelles vous ouvre cette nouvelle embauche.
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