Logiciels de caisse : de nouvelles règles

Philippe Becker et Christian Nouvel, de Fiducial, alertent les pharmaciens sur les nouvelles dispositions à venir encadrant les logiciels de caisse.

L’administration fiscale dispose de nouvelles mesures législatives concernant les logiciels de caisse utilisés par les commerçants assujettis à la TVA. À partir de 2018, les pharmaciens devront utiliser un système sécurisé et certifié, sous peine de sanctions financières.

Logiciels de caisse : de nouvelles règles

Le Quotidien du pharmacien. - L’arsenal de l’administration fiscale en matière de contrôle semble s’être alourdi récemment avec l’édiction de nouvelles dispositions relatives aux logiciels de caisse utilisés par les commerçants assujettis à la TVA. Pouvez-vous nous en dire plus à ce sujet et nous dire si les pharmaciens sont aussi concernés ?

Philippe Becker. - Effectivement, la loi de Finances pour 2016 a renforcé les obligations des entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de caisse. Bien évidemment, les officinaux, quel que soit leur mode d’exercice, sont concernés. Pour résumer, à compter du 1er janvier 2018, les pharmaciens devront utiliser un système sécurisé et certifié. Le texte créé, par ailleurs, un droit de contrôle inopiné, pour permettre à l’administration fiscale d’en vérifier la bonne application.

Peut-on imaginer qu’il s’agisse d’une contre-attaque visant les logiciels de caisse dits « permissifs » ?

Christian Nouvel. - C’est exact. Le fisc, au travers de plusieurs affaires qui ont défrayé la chronique, et pas seulement dans le monde de l’officine libérale, a relevé une grande quantité d’informations qui lui ont permis de resserrer les mailles du filet en créant un code de bonne conduite pour les éditeurs de logiciel. Ceux-ci devront désormais certifier que le « software » vendu pour gérer les recettes, et en particulier les recettes en espèces, est inaltérable, sécurisé, et qu’il prévoit la conservation et l’archivage de toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la formation du résultat de l’officine.

Concrètement comment sait-on que le logiciel est conforme ?

Philippe Becker. - Par la remise d’un certificat de conformité qui fera référence à l’identification des processus et des données d’encaissement, à la sécurisation de l’enregistrement des données à l’encaissement via une signature électronique. On devra aussi montrer l’existence d’une piste d’audit pour tracer les enregistrements et d’une fonction archivage et conservation des données. Il va sans dire que l’éditeur devra certifier qu’aucune fonction d’effacement n’existe. Tout cela fera l’objet de la représentation d’un certificat délivré par un organisme habilité, voire d'une attestation émise par l’éditeur lui-même. Chacun comprendra que l’utilisation de tableurs comme Excel est désormais interdite !

C’est ce document qu’il faudra être capable de présenter en cas de contrôle inopiné ?

Christian Nouvel. - Oui, car le texte prévoit la possibilité pour l’administration fiscale de vérifier de manière inopinée l’application de ce texte dans chaque officine. En cas d’absence de certificat, le couperet tombera sans pitié : la pharmacie sera sanctionnée par une amende de 7 500 euros par logiciel de caisse non conforme avec en plus l’obligation de régulariser la situation sous 60 jours. Bien entendu si la régularisation n’a pas eu lieu dans ce délai, on paye une nouvelle amende de 7 500 euros…

N’est-ce pas disproportionné compte tenu de la baisse sensible de la part des espèces dans les recettes journalières des pharmacies ?

Philippe Becker. - Vous avez raison de le souligner, la part des espèces est en forte baisse compte tenu des autres moyens de paiements. L’administration qui avait délaissé cette zone de contrôle depuis plusieurs décennies, sans doute pour cette même raison, semble vouloir faire un retour en force sur le sujet. C’est vrai que la floraison de logiciels permissifs avait créé un espace de « non droit fiscal » qui lui était sans doute apparu intolérable ! Dont acte. Il faudra faire avec ce dispositif et se préoccuper dès cette année de la conformité de son logiciel, voire d'en changer si nécessaire.

En résumé, l’administration fiscale intègre désormais les nouvelles technologies dans son appréciation de l’honnêteté fiscale du chef d’entreprise…

Christian Nouvel. - Oui, le fisc avait pris du retard, mais il dispose aujourd’hui de moyens plus performants car l’administration a intégré des informaticiens de haut niveau qui sont très au fait des fraudes. Nous l’avons constaté lors de contrôles, ils apprennent vite et surtout ils disposent d’une arme redoutable : le contrôle inopiné, qui permet de recueillir de nombreux éléments de preuves en cas de dissimulation.

Les points essentiels de la réforme

  • À compter du 1er janvier 2018, les redevables de la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse doivent obligatoirement utiliser un logiciel ou un système répondant à des critères de conformité.
  • Sont concernés par cette obligation tous les assujettis à la TVA, même ceux exonérés ou bénéficiant de la franchise de base.
  • Pour être conformes, les logiciels ou systèmes de caisse doivent prévoir l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage de toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d'une transaction participant à la formation du résultat.
  • Le respect de ces conditions peut être établi soit par la représentation d'un certificat délivré par un organisme accrédité, soit par une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel.
  • La représentation d'un faux certificat ou d'une fausse attestation est un délit pénal passible de 3 ans d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende.
  • À compter du 1er janvier 2018, les agents de l'administration fiscale pourront intervenir de manière inopinée, dans les locaux professionnels d'une entreprise assujettie à la TVA. Leur but ? S'assurer de la conformité des équipements, ainsi que de l'existence de l'attestation ou du certificat.
  • La procédure de contrôle inopiné se conclut par un procès-verbal. L'entreprise qui ne pourra pas justifier de la conformité des logiciels utilisés sera passible d'une amende de 7 500 euros. Cette amende pourra être renouvelée si l'entreprise persiste dans ses manquements.

Quotidien du Pharmacien n° 3327 - Lundi 20 février 2017

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