Comment savoir si ma caisse enregistreuse est aux normes ?

Caisse enregistreuse.

Le saviez-vous ? Sans doute, mais il est toujours bon de le rappeler : lémission de tickets de caisse et de factures est très réglementée pour les restaurants.

Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants qui facturent la TVA et utilisent un logiciel de caisse pour gérer leurs encaissements doivent s’assurer que leur système est aux normes. Le risque si vous ne le faites pas ? Une lourde amende !

Alors, comment savoir si votre caisse enregistreuse est aux normes et si vous disposez d’une caisse enregistreuse homologuée ?

Quelles normes doivent respecter les caisses enregistreuses ? 

Ça y est, vous avez trouvé la meilleure caisse enregistreuse pour votre restaurant. Ergonomique, fluide, efficace… Mais comment savoir si celle-ci est vraiment conforme à la loi ? 

Si vous utilisez un logiciel de caisse, vous pouvez demander à l’éditeur qui vous l’a fourni de vous remettre un certificat de conformité. Ce document vous permettra de justifier du respect des normes suivantes :

  • le logiciel que vous utilisez enregistre les données relatives à vos transactions sans que celles-ci puissent être modifiées ;
  • les données enregistrées sont sécurisées ;
  • le logiciel certifié est en mesure d’opérer une clôture des données selon une période précise ;
  • le logiciel de caisse doit permettre un archivage des données conforme à la réglementation.

Pour aller plus loin : vos obligations d’après la loi sur les caisses enregistreuses 2018

Qui doit disposer d’une caisse enregistreuse certifiée ?

En dépit de l’obligation de mise en conformité qui s’est imposée depuis le 1er janvier 2018, l’administration fiscale n’impose pas à tous les professionnels d’utiliser un logiciel de caisse.

Seuls les commerçants et professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent leurs transactions au moyen d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel de comptabilité sont soumis à cette obligation de certification.

Les logiciels de caisse utilisés pour enregistrer des opérations effectuées avec des clients eux-mêmes assujettis à la TVA (clients professionnels) ne sont pas soumis à cette obligation de certification.

En tant que restaurateur, vous n’êtes donc pas concerné par cette obligation si...

  • vous bénéficiez d’une franchise en base de TVA,
  • et / ou si vous réalisez uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels.

À savoir

En cas d’infraction, la direction générale des Finances Publiques (DGFiP) peut vous imposer une amende pouvant atteindre 7 500 €.

 

Comment savoir si ma caisse enregistreuse est aux normes ? 

Pour savoir si votre caisse tactile est aux normes, vous pouvez consulter les sites Internet de l’AFNOR et du LNE : tous les systèmes de caisse certifiés y sont recensés !

Pour qu’un système de caisse soit certifié, son éditeur doit effectuer des démarches auprès d’un organisme accrédité.

En l’occurrence, seuls deux organismes sont accrédités par le COFRAC pour certifier un logiciel ou un système de caisse :

  • L’AFNOR, qui s’appuie sur la norme NF 525 ;
  • Le LNE, ou Laboratoire national de métrologie et d’essais, qui s’appuie quant à lui sur le « référentiel de certification des systèmes de caisse ».

Quel document certifie que mon système de caisse est aux normes ?

Que vous utilisiez une caisse enregistreuse tactile ou une caisse standard, l’éditeur du logiciel que vous utilisez doit pouvoir vous remettre une attestation individuelle justifiant que votre système de caisse est aux normes.

Cette attestation confirme que votre caisse enregistreuse répond aux obligations en vigueur en matière d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Elle doit également préciser :

  • le nom et la référence exacte du système de caisse ;
  • sa date d’acquisition.

L’astuce du chef

La loi évolue régulièrement. Assurez une veille régulière afin de vérifier toute éventuelle mise à jour de la réglementation.

Utilisez votre moteur de recherche préféré et saisissez « loi caisse enregistreuse 2020 » ou « nouvelle norme caisse enregistreuse », et le tour est joué !

 

Où se procurer une attestation de conformité ?

La nouvelle réglementation de loi de finances 2018 n’impose pas aux éditeurs de logiciel de caisse de fournir des attestations de conformité à leurs clients. Si vous ne disposez pas d’un tel document alors que votre caisse enregistreuse répond aux normes en vigueur, adressez-vous à l’éditeur pour qu’il vous en remette un exemplaire.

À savoir  

L’attestation de conformité peut être délivrée au format papier ou par voie dématérialisée. En cas de contrôle fiscal, ces deux types de format seront valables.

Vous l’avez compris… la législation en matière de caisses enregistreuses est rigoureusement cadrée ! Si vous êtes assujettis à la TVA et que vous vendez des repas à des particuliers – qui par définition sont non-assujettis à la TVA –, vous devez obligatoirement utiliser une caisse enregistreuse certifiée.

Si cette obligation peut à priori sembler contraignante, les avantages des logiciels de caisse pour restaurant sont nombreux : gestion des stocks, gestion des menus, comptabilité… Bien plus que de simples tiroirs-caisses, ils n’ont qu’un objectif : faciliter votre quotidien et vous aider à booster votre business. À condition de choisir la meilleure caisse tactile pour votre restaurant !