Les impayés clients

La crise actuelle nécessite une attention beaucoup plus grande dans l'encaissement des produits livrés ou des prestations réalisées. Des défaillances d'entreprises peuvent avoir pour origine un trop grand nombre de clients douteux ou des en-cours clients trop importants.

Relancer ses clients

Les axes d'action suivants permettront de mieux relancer vos clients donc d'améliorer votre trésorerie et de diminuer les risques d'impayés.

1 - Pour effectuer d'éventuelles relances, il convient de connaître précisément les coordonnées de votre client. Les numéros de téléphone fixe et portable (appels ou envois de SMS), l'adresse e-mail et l'adresse postale sont des éléments à enregistrer dès le début de la relation d'affaires.
Il importe ensuite que vos documents commerciaux (bons de commande, devis signés, conditions générales de vente et factures) mentionnent de manière claire et précise :

  • l'échéance du paiement,
  • le calcul des intérêts de retard,
  • et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (uniquement vis-à-vis de clients professionnels).

Ainsi pourra-t-il, par la suite, être fait référence à ces éléments contractuels (bons de commande et devis signés).

2 - Contrairement au bon vin, les créances vieillissent très mal !
L'expérience prouve que plus une créance est ancienne plus le risque qu'elle soit contestée est grand. Il importe donc d'agir rapidement. Soit l'absence de règlement provient d'une insatisfaction et il faut en connaître la cause dans les meilleurs délais, soit elle provient de difficultés financières de votre client auquel cas la mise en place d'un plan de règlement en amont le rend plus facile à respecter.

3 - Privilégiez la relance personnalisée et alternez les supports de cette relance de sorte que votre client ne s'y habitue pas au point de la négliger. Il est bon que l'interlocuteur habituel de votre client le contacte pat téléphone, par sms, par mail, voire lui rende visite.
En effet, tous les clients ne doivent pas être traités de la même manière compte-tenu de leur historique et de la fiabilité de leur parole.
C'est seulement par la suite qu'il faudra procéder de façon plus formelle avec l'envoi d'un courrier puis d'une lettre recommandée avec AR.

4 - Face à une facture impayée, il est indispensable de pouvoir dialoguer. C'est pour cette raison qu'il faut privilégier l'appel téléphonique ou la visite chez le client. Il importe de connaître les motifs de l'absence de règlement :

  • soit il s'agit d'un litige à résoudre rapidement : prix, qualité du produit ou du service,
  • soit il s'agit de problèmes financiers : plan de règlement, avoir partiel,
  • soit enfin, il s'agit d'un retardataire "génétique" qui ne règle jamais sans avoir été relancé....

5 - La phase de dialogue passée, il convient de suivre à l'aide d'un planning le respect des engagements pris par votre client.

Autant la souplesse est de mise pour le respect d'un délai ou l'étalement d'un échéancier, autant il convient d'être ferme sur le respect de l'engagement pris. A ce stade, il convient de faire ce que l'on dit.

6 - En synthèse, vous devez toujours privilégier la procédure amiable à la procédure contentieuse qui n'est à exercer qu'en dernier recours compte-tenu de sa longueur et de son coût.

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