Quelles sont les conditions d’accueil d’un stagiaire en entreprise ?
La loi du 10 juillet 2014 avait créé de nouveaux droits au profit des stagiaires et de nouvelles obligations à l’égard des organismes d’accueil (entreprise, associations…). Le décret n° 2015-1359 du 26 octobre 2015 vient clore le dispositif visant à mieux encadrer le recours au stage.
Définition du stage
Les périodes de formation en milieu professionnel et les stages correspondent à des périodes temporaires de mise en situation en milieu professionnel au cours desquelles l'élève ou l'étudiant acquiert des compétences professionnelles et met en oeuvre les acquis de sa formation en vue d'obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle. Le stagiaire se voit confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d'enseignement et approuvées par l'organisme d'accueil.
Le stage ne doit pas avoir pour objet d’exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l'activité de l'organisme d'accueil, pour occuper un emploi saisonnier ou pour remplacer un salarié en cas d'absence ou de suspension de son contrat de travail.
Les périodes de formation en milieu professionnel et les stages sont intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire dont le volume ne peut être inférieur à 200 heures par année d'enseignement (période de stage non incluse).
Obligation de conclure une convention tripartite
Les stages font l'objet d'une convention entre le stagiaire, l'organisme d'accueil et l'établissement d'enseignement.
Obligation de désigner un tuteur
L'organisme d'accueil désigne un tuteur chargé de l'accueil, de l'accompagnement du stagiaire et garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention.
Une même personne ne peut être désignée en qualité de tuteur de plus de trois stagiaires en même temps.
Durée maximale du stage
La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans un même organisme d'accueil ne peut excéder six mois par année d'enseignement. Il est possible de dépasser ce délai de 6 mois pour certaines formations (diplôme conférant le grade de master, diplôme d'état d'assistant de service social, de conseiller en économie sociale et familiale, d'éducateur de jeunes enfants, d'éducateur spécialisé, et d'éducateur technique spécialisé).
La durée maximale est appréciée en tenant compte de la présence effective du stagiaire au sein de l'organisme d'accueil. Le mode de calcul de la présence effective du stagiaire s'effectue selon les modalités suivantes :
- 7 heures (en continu ou pas) équivalent à 1 jour,
- 22 jours (en continu ou pas) équivalent à 1 mois.
Ainsi, la durée maximale de 6 mois équivaut à 924 heures ou 132 jours.
En dehors des congés légaux de maternité, adoption et paternité, seuls les congés et autorisations d'absence expressément visés dans la convention de stage sont assimilés à du temps de présence effective pour déterminer la durée maximale de 6 mois à respecter.
Délai de carence entre deux stages
L’organisme d’accueil ne pourra accueillir successivement plusieurs stagiaires sur un même poste qu'à l'expiration d'un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. Cette disposition n'est pas applicable lorsque ce stage précédent a été interrompu avant son terme à l'initiative du stagiaire.
Quota maximal de stagiaires
Le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours sur une même semaine civile dans l'organisme d'accueil ne peut pas être supérieur à :
- 15 % de l’effectif arrondis à l’entier supérieur pour les organismes d’accueil dont l’effectif est supérieur ou égal à 20 ;
- 3 stagiaires, pour les organismes d’accueil dont l’effectif est inférieur à 20.
Un nombre de stagiaires supérieur à ces limites (avec un maximum de 20 % de l'effectif lorsque celui-ci est supérieur ou égale à 30 et au maximum 5 lorsqu'il est inférieur à 30) pourra être accordé par l’autorité académique pour l'accueil des élèves des établissements d'enseignement secondaire au titre des périodes de formation en milieu professionnel.
Inscription au registre unique du personnel
Les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l'établissement sont inscrits dans l'ordre d'arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel. Il est mentionné également les dates de début et fin du stage, les noms et prénoms du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire. Ces mentions sont conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le stagiaire a quitté l'établissement.
Gratification minimale de stage
Lorsque la durée du stage est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d'une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, il est versé au stagiaire une gratification.
La gratification est donc obligatoire au-delà de la 308ème heure de présence, continue ou pas, du stagiaire dans l'entreprise ((22 jours x 7 heures) x 2).
Remarque : Seuls les jours de congés et d'autorisations d'absence prévus expressément dans la convention de stage sont assimilés à du temps de présence pour le calcul de la durée du stage déterminant l'obligation à gratification ainsi que pour son montant. Les congés de grossesse, de paternité ou d'adoption doivent être également expressément visés.
Le montant de la gratification est fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu ou, à défaut, par décret. Cette gratification minimale horaire est portée à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale pour les conventions de stage signées depuis le 1er septembre 2015.
La gratification est versée mensuellement à compter du 1er jour du premier mois de la période de stage.
Pour le régime social de la gratification : la franchise de cotisations sociales est applicable pour toute gratification ne dépassant pas le montant minimal du 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale.
Droits du stagiaire
Pour les stages d'une durée supérieure à 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence (congés divers, jours fériés...) au bénéfice du stagiaire.
En cas de grossesse, de paternité ou d'adoption, le stagiaire bénéficie, de droit, des congés légaux.
La présence du stagiaire dans l'entreprise suit les règles applicables aux autres salariés relatives :
- aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire de présence ;
- à la présence de nuit ;
- au repos quotidien, au repos hebdomadaire et aux jours fériés.
L'organisme d'accueil doit établir, selon tous moyens, un décompte des durées de présence du stagiaire.
Il a accès aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, au restaurant d’entreprise et aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés de l’organisme d’accueil. Il bénéficie de la prise en charge des frais de transport domicile/lieu de stage dans les conditions de droit commun.
Attestation de stage
Une attestation est délivrée par l'organisme d'accueil à tout élève ou étudiant ; elle mentionne la durée effective du stage et le montant total de la gratification versée, le cas échéant.
Sanctions administratives et civiles
L'inspecteur du travail peut demander communication des conventions de stage à l'organisme d'accueil ou l'établissement d'enseignement.
La méconnaissance des règles applicables en matière de quotas de stagiaires, de temps de présence et de désignation d’un tuteur est constatée par les agents de contrôle de l'inspection du travail. Les manquements sont passibles d'une amende, fixée par le directeur de la DIRECCTE, d'au plus 2 000 € par stagiaire concerné (4 000 € en cas de récidive dans l’année).
La demande de requalification en contrat de travail d’une convention de stage est portée devant le conseil de prud’hommes directement devant le bureau de jugement qui statue dans un délai d’un mois suivant sa saisine.