Facturation de services à un particulier : la note

Règles générales

Une note doit être délivrée pour toute prestation de services fournie par un professionnel à un particulier d'un montant supérieur ou égal à 25 € T.T.C. (arrêté n°83-50/A du 03.10.1983, modifié par l'arrêté du 15 juillet 2010).

Elle doit comporter (au minimum) :

  • sa date de rédaction ;
  • le nom et l’adresse de l’entreprise ;
  • le numéro SIREN de l’entreprise ;
  • la mention RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe où l’entreprise est immatriculée ;
  • le nom du client, sauf opposition de celui-ci ;
  • la date et le lieu d’exécution de la prestation ;
  • le décompte détaillé, en quantité et prix, de chaque prestation et produit fourni ou vendu, c'est-à-dire : dénomination, prix unitaire, désignation de l’unité et quantité fournie (le décompte détaillé est facultatif en cas de devis descriptif détaillé, accepté par le client et conforme aux travaux exécutés) ;
  • la somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises.

En l’absence de l’une des mentions, le prestataire de service s’expose à des sanctions.

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client et le double conservé (et classé par ordre de rédaction) par le prestataire de service pendant deux ans.

Conseil: nous préconisons un délai de conservation similaire à celui des factures si les notes sont des pièces justifiant le détail des recettes.

Règles particulières concernant certains services

Pour certains secteurs d'activité, il existe des règles particulières en matière de délivrance et de contenu des notes qui complètent ou remplacent les règles générales.

Travaux immobiliers effectués pour des particuliers

Selon la réglementation fiscale (CGI, art 290 quinquies), les prestations de services, assorties ou non de ventes, comportant l'exécution de travaux immobiliers, fournies par un commerçant ou un artisan pour le compte de particuliers, doivent faire l'objet d'une note (à remettre aux clients) ayant valeur de facture qui doit comporter certaines mentions obligatoires, sous peine de sanctions.

Les mentions obligatoires sont : le nom et l'adresse des parties (autrement dit, du prestataire et du client), la nature et la date de l'opération, le montant du prix et le montant de la TVA.

Par travaux immobiliers, il faut entendre :

  • les travaux de construction de bâtiment et autres ouvrages immobiliers,
  • les travaux d'équipement des immeubles ayant pour effet d'incorporer à titre définitif aux constructions les appareils ou matériaux installés,
  • les travaux de réfection et de réparation des immeubles et installations de caractère immobilier.

Pour l'établissement de la note, les entreprises peuvent utiliser les documents commerciaux dont elles se servent habituellement pour leurs factures, à condition que toutes les mentions obligatoires exigées par les différentes réglementations y figurent (voir "facture de travaux immobiliers").

L'original de cette note doit être remis au client, au plus tard lors du paiement du solde du prix.

Le double est conservé par l'entreprise pendant toute la durée de la prescription fiscale, c'est-à-dire jusqu'à la fin de la troisième année qui suit celle de l'exigibilité de la TVA due au titre de l'opération concernée.

Mais nous préconisons un délai de conservation similaire à celui des factures dans la mesure où il s'agit d'une pièce justificative de la comptabilité.

Sanctions- Le retard ou le défaut de délivrance ou de conservation de la note sont sanctionnés par une amende fiscale égale à 50 % du montant TTC des travaux. Les omissions ou inexactitudes concernant l'une des mentions obligatoires de la note sont santionnées par un amende de 15 € par omission ou inexactitude.

Remarques

Selon la réglementation économique, en cas de prestations de dépannage, entretien et réparation dans les locaux d'habitation, il doit être délivré aux particuliers, avant paiement du prix, une note conforme aux règles générales de délivrance de notes aux particuliers. Cette note doit notamment comporter un décompte détaillé en quantité et prix de chaque prestation et chaque produit fourni ou vendu (sauf devis descriptif détaillé accepté par le client). Il convient donc, si l'entreprise utilise un modèle unique de facture de travaux immobiliers, de porter toutes les mentions nécessaires.

Hôtels, pensions de famille, maisons meublées

Les exploitants de ces établissements, classés ou non « tourisme », sont tenus de délivrer une note à leurs clients pour toute location de chambre (art. 8 du décret du 13 juin 1966 et art. 1er de l’arrêté du 8 juin 1967).

Précision : selon la DGCCRF, cette obligation demeure même si les dispositions du Code du tourisme codifiant les deux textes précités ont été abrogés.

La note doit comporter les mentions suivantes :

  • la date ;
  • la raison sociale et l’adresse de l’établissement ;
  • la catégorie et la sous catégorie de classement officiel de l’établissement ou de la chambre louée si le classement est différent, ainsi que le numéro de celle-ci ;
  • la durée de la location.

La note doit comporter, au fur et à mesure de leur échéance :

  • les dépenses à la charge du client, les prix, taxes et services compris de chaque prestation devant apparaître séparément ;
  • le total des sommes dues par le client.

Les prix portés sur la note peuvent être décomposés afin de faire apparaître distinctement les taxes et le montant du service.

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client au moment du paiement et le double est classé par ordre chronologique et conservé par l’exploitant pendant deux ans.

Une note distincte doit être remise au client lorsque des prestations de restauration ont été fournies. Cette note doit être établie selon les modalités prescrites pour les notes délivrées par les restaurants.

Une mention concernant le montant de la note de restauration peut toutefois figurer sur la note de l’hôtel, de la pension ou de la maison meublée lorsque le règlement des deux notes a lieu simultanément.

Restaurants : prestations fournies à des particuliers

Les exploitants des restaurants, classés ou non « tourisme », sont en principe tenus de délivrer une note à leurs clients (art. 8 du décret du 13 juin 1966 et art. 2 de l’arrêté du 8 juin 1967), quel que soit le montant de la prestation.

Précision: selon la DGCCRF, cette obligation demeure même si les dispositions du Code du tourisme codifiant les deux textes précités ont été abrogés.

L'obligation de délivrer une note aux clients est également applicable pour les restaurants faisant partie d’un hôtel, pour les établissements de restauration rapide, les caféterias... Les établissements qui exercent à la fois l’activité de restaurant et celle de débit de boissons sont soumis à l’une et l’autre des réglementations relatives à ces activités.

La note doit comporter les mentions suivantes :

  • la date ;
  • la raison sociale et l’adresse de l’établissement ;
  • la catégorie officielle dans laquelle il est classé s’il s’agit d’un restaurant classé «tourisme».

La note doit faire apparaître séparément :

  • les prix, taxes comprises, de chaque prestation fournie ;
  • le montant du service lorsque que celui-ci est indiqué en pourcentage sur la carte et prélevé en sus ;
  • le total des sommes dues par le client.

Lorsque les prix sont « nets » ou « service compris », ou lorsque le service est laissé « à l’appréciation de la clientèle », la mention correspondante doit également figurer sur la note puisqu’elle ne peut être accompagnée d’aucun document complémentaire relatif au montant du service (art. 2 al. 3 de l’arrêté du 8 juin 1967).

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client au moment du paiement et le double est classé par ordre chronologique et conservé par l’exploitant pendant deux ans.

Conseil: nous préconisons un délai de conservation similaire à celui des factures si les notes sont des pièces justifiant le détail des recettes.

Bâtiment et équipement de la maison

Les prestations de dépannage, de réparation et d’entretien effectuées pour les travaux suivants doivent donner lieu à la délivrance d’une note (art. 1er de l’arrêté du 2 mars 1990) dès qu'elles sont exécutées et avant paiement du prix :

  • maçonnerie ;
  • fumisterie ;
  • génie climatique, à l’exception des opérations exécutées dans le cadre de contrats relatifs à l’exploitation de chauffage-climatisation ;
  • ramonage ;
  • isolation ;
  • menuiserie ;
  • serrurerie ;
  • couverture ;
  • plomberie ;
  • installation sanitaire ;
  • étanchéité, plâtrerie ;
  • peinture, vitrerie, miroiterie ;
  • revêtements des sols et murs en tous matériaux ;
  • installation électrique.

Il en est de même pour :

  • les opérations de remplacement ou d’adjonction de pièces, d’éléments ou d’appareils consécutives aux prestations ci-dessus ;
  • les opérations de raccordement, d’installation, d’entretien, de réparation ou de réglage portant sur des équipements électriques, informatiques, radio-électriques et électroménagers, quel que soit le lieu d'exécution.

La note doit être établie en double exemplaire, et elle doit comporter les mentions obligatoires exigées pour les notes délivrées aux particuliers. De plus, elle doit être conforme à la règlementation fiscale relative aux travaux immobiliers effectués pour des particuliers.

L’original doit être remis au client dès l’exécution des travaux et avant le paiement du prix. Le double doit être classé par ordre de date de rédaction.

Nous préconisons un délai de conservation similaire à celui des factures.

Précisions

Si le montant estimé de l'intervention, toutes prestations et toutes taxes comprises, est supérieur à 150 euros, le professionnel doit établir un ordre de réparation et un devis (sauf cas d'urgence absolue).

Garages

Les entreprises qui effectuent une ou plusieurs des prestations suivantes sont soumises à l’obligation de délivrance d’une note (art. 5 de l’arrêté du 27 mars 1987) :

  • entretien ou réparation, contrôle technique, dépannage ou remorquage de véhicules ;
  • location d’emplacement de garage.

La note, outre les mentions générales applicables à l'ensemble des services, doit préciser :

  • pour les prestations dont le prix est déterminé sur la base d’un ou plusieurs taux horaires : le mode de calcul du taux horaire (référence au temps passé ou au barème de temps) ;
  • pour les prestations forfaitaires : la liste détaillée des opérations comprises dans le forfait, ainsi que les pièces et fournitures éventuellement incluses. Il n’est pas nécessaire de mentionner le prix correspondant à chaque opération, pièce ou fourniture. Attention : les petites fournitures ne peuvent pas être facturées forfaitairement par application d'un pourcentage ;
  • le kilométrage du véhicule figurant au compteur (décret n° 80-709 du 5 septembre 1980) ;
  • le numéro d'immatriculation du véhicule ;
  • en cas d'échange standard, la mention "échange standard".

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client. Le double doit être conservé par le prestataire de services pendant deux ans et classé par ordre de date de rédaction.

Nous préconisons un délai de conservation similaire à celui des factures si les notes sont des pièces justifiant le détail des recettes.

Entreprises de déménagement

Les entreprises qui effectuent une ou plusieurs prestations sont soumises à l’obligation de délivrance d'un devis et d’une note.

Si le montant de la note est différent de celui du devis, la note doit comporter de façon précise et explicite des justifications de cette différence (art. 4 de l’arrêté 27 avril 2010).

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client. Le double doit être conservé par le prestataire de services pendant deux ans et classé par ordre de date de rédaction.

Nous préconisons un délai de conservation similaire à celui des factures si les notes sont des pièces justifiant le détail des recettes.

Auto-écoles

Les établissements d’enseignement de la conduite des véhicules sont soumis à l’obligation de délivrance d’une note (art. 5 al 1 de l’arrêté du 19 juin 1987, modifié par l'arrêté du 21 décembre 1995).

Pour les prestations forfaitaires, la note doit comporter la liste détaillée des prestations comprises dans le forfait, sans qu’il soit nécessaire de mentionner le prix correspondant à chacune de ces prestations.

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client. Le double doit être conservé par le prestataire de services pendant deux ans et classé par ordre de date de rédaction.

Nous préconisons un délai de conservation similaire à celui des factures si les notes sont des pièces justifiant le détail des recettes.

Transports sanitaires terrestres

Deux arrêtés interministériels du 13 avril 1988 fixent des règles particulières d’information sur les tarifs des transports effectués par des véhicules sanitaires terrestres privés agréés et en ambulances automobiles par des entreprises privées non agréées.

Ces textes prévoient l’obligation de délivrance d’une note dûment datée comportant :

  • le nom et l'adresse de l'entreprise ;
  • si l'entreprise est agréée, le numéro et la date de l'agrément ;
  • le nom du ou des membres de l'équipage ;
  • le nom et l'adresse du client ;
  • les lieux et heures de prise en charge et d’arrivée à destination ;
  • le nombre de kilomètres parcourus servant au calcul du prix ;
  • le décompte détaillé du prix reçu.

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client. Le double doit être conservé par le prestataire de services pendant deux ans et classé par ordre de date de rédaction.

Nous préconisons un délai de conservation similaire à celui des factures si les notes sont des pièces justifiant le détail des recettes.

Prestations topographiques

Les professionnels qui exécutent des prestations topographiques pour le compte de consommateurs sont tenus d’établir une note à leurs clients.

Préalablement à l’exécution de ses prestations, les professionnels doivent délivrer un devis, dont ils doivent conserver le double pendant deux ans.

Lorsqu’ils effectuent, pour le compte du consommateur, des prestations exigées par une administration ou une collectivité publique, ces prestations obligatoires doivent être distinguées de manière très apparente, sur le devis et sur la note, des autres prestations éventuellement demandées par le client (art. 3 du décret du 22 décembre 1992).

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client. Le double doit être conservé par le prestataire de services pendant deux ans et classé par ordre de date de rédaction.

Nous préconisons un délai de conservation similaire à celui des factures si les notes sont des pièces justifiant le détail des recettes.

Entreprises de distribution, de réparation ou de location de véhicules pour handicapés physiques

Les entreprises de distribution, de réparation et de location de véhicules pour handicapés physiques doivent délivrer une note comportant des informations supplémentaires :

  • le numéro d’homologation du véhicule ;
  • le type et la désignation du véhicule ;
  • le tarif de responsabilité correspondant ;
  • le prix effectivement demandé.
  • La note doit être établie en double exemplaire.

L’original doit être remis au client.

Le double doit être conservé par le prestataire de services pendant deux ans et classé par ordre de date de rédaction.

Nous préconisons un délai de conservation similaire à celui des factures si les notes sont des pièces justifiant le détail des recettes.

Sanctions

Toute infraction à la réglementation sur les mentions obligatoires de la note, sur ses conditions de délivrance et de conservation est punie d'une amende contraventionnelle d’un montant maximal de 1 500 €. En cas de récidive, l'amende est portée à 3 000 € (art. R 113-1 du code de la consommation).

Les personnes morales sont passibles d'une amende de 7 500 €, 15 000 € en cas de récidive (art. 121-1 et 123-41 du code pénal).

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