Budget prévisionnel, tableaux de bord et situation intermédiaire

La réalisation d’un budget prévisionnel peut être effectuée par le porteur de projet, le chef d’entreprise ou le directeur administratif et financier.

Cependant, il est conseillé d’être accompagné par un expert-comptable pour retranscrire les données du projet et contrôler la cohérence des chiffres. Il vous conseillera pour identifier les dépenses, calculer les recettes et les coûts, analyser les résultats et présenter un tableau de synthèse.

Le budget prévisionnel comprend au minimum un compte de résultat prévisionnel pour présenter par année et/ou par mois, les recettes prévues (ventes, subventions, produits financiers) et les dépenses estimées (coûts fixes et variables).

En fonction des objectifs et hypothèses retenus, le chiffre d’affaires et les besoins nécessaires à sa réalisation sont identifiés et détaillées dans un tableau.

Ainsi, le coût des marchandises, des matières premières, de la sous-traitance, des locations, de l’entretien, des primes d’assurances, du personnel intérimaire, des honoraires, de la publicité, des transports, des déplacements, des services bancaires, des impôts et taxes, des frais de personnel, des charges financières et les dotations aux amortissements sont reportés dans le tableau pour calculer un résultat prévisionnel.

Il peut aussi intégrer des données extra-financières, c’est-à-dire des unités d’œuvre spécifiques à l’activité de l’entreprise (par exemple, le nombre de couverts dans la restauration, le nombre de clients dans le commerce…).

L’établissement systématique d’un plan de trésorerie mois par mois sur un ou plusieurs exercices est préconisé afin de vérifier que les flux de trésorerie (encaissements, décaissements) liés à l’activité ne génère pas de découvert au cours de la période examinée.

Dans le cadre d’une création d’entreprise ou du développement d’une activité, un tableau de financement précisant la nature et les montants des investissements et financements envisagés sera fourni en veillant au respect des équilibres financiers.

Le budget prévisionnel et le business plan ont des objectifs distincts bien qu’ils soient liés. Le budget prévisionnel est un outil financier qui détaille les recettes, les dépenses et les flux financiers pour une période donnée (généralement 1 an). Il vise à présenter les objectifs de ventes, anticiper les coûts, gérer la trésorerie et assurer un équilibre budgétaire.

Le business plan, en revanche, est un document stratégique qui présente une vision globale du projet ou de l’entreprise. Il inclut une analyse du marché, une stratégie commerciale, un plan d’action et intègre également un budget prévisionnel sur plusieurs exercices. Il est généralement élaboré pour être présenté aux investisseurs.

Le suivi d’un budget prévisionnel, appelé « contrôle budgétaire », est essentiel pour s’assurer que les données financières réelles soient conformes aux prévisions. La constatation d’écarts peut révéler un risque sur la pérennité de l’entreprise ou de l’association.

La fréquence des comparaisons (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle) dépendra de la situation financière de l’entreprise et des difficultés à collecter les données réelles. En cas de crise économique ou de dérapages budgétaires, un contrôle plus fréquent sera mis en place afin de s’assurer de l’efficacité des mesures correctives.

Dans un premier temps, il est important de structurer le budget prévisionnel en fonction des indicateurs à suivre. En effet, certains postes de dépenses non significatifs peuvent être cumulés et comparés globalement alors que certaines informations financières ou extra-financières comme le nombre de couverts dans la restauration, le panier moyen dans le commerce, le nombre de devis réalisés et signés dans le bâtiment, se révèlent indispensables pour vérifier la réalisation des objectifs.

Dans un deuxième temps, l’organisation de la comptabilité doit permettre de collecter les données financières réelles en respectant les périodicités définies préalablement.

Enfin, l’efficacité et la pertinence du contrôle budgétaire dépend de la rapidité à laquelle il est réalisé.

En effet, les données financières et extra-financières réelles doivent être collectées dans les jours suivants la période définie pour être analysées. Ainsi, des actions ou des corrections sont réalisées si les prévisions ne sont pas respectées.