Budget prévisionnel, tableaux de bord et situation intermédiaire

La réalisation d’un budget prévisionnel peut être effectuée par le porteur de projet, le chef d’entreprise ou le directeur administratif et financier.

Cependant, il est conseillé d’être accompagné par un expert-comptable pour retranscrire les données du projet et contrôler la cohérence des chiffres. Il vous conseillera pour identifier les dépenses, calculer les recettes et les coûts, analyser les résultats et présenter un tableau de synthèse.

Le budget prévisionnel comprend au minimum un compte de résultat prévisionnel pour présenter par année et/ou par mois, les recettes prévues (ventes, subventions, produits financiers) et les dépenses estimées (coûts fixes et coûts variables).

En fonction des objectifs et hypothèses retenus, le chiffre d’affaires et les besoins nécessaires à sa réalisation sont identifiés et détaillés dans un tableau.

Ainsi, le coût des marchandises, des matières premières, de la sous-traitance, des locations, de l’entretien, des primes d’assurances, du personnel intérimaire, des honoraires, de la publicité, des transports, des déplacements, des services bancaires, des impôts et taxes, des frais de personnel, des charges financières et les dotations aux amortissements sont reportés dans le tableau pour calculer un résultat prévisionnel.

Il peut aussi intégrer des données extra-financières, c’est-à-dire des unités d’œuvre spécifiques à l’activité de l’entreprise (par exemple, le nombre de couverts dans la restauration, le nombre de clients dans le commerce…).

L’établissement systématique d’un plan de trésorerie mois par mois sur un ou plusieurs exercices est préconisé afin de vérifier que les flux de trésorerie (encaissements, décaissements) liés à l’activité ne génèrent pas de découvert au cours de la période examinée.

Dans le cadre d’une création d’entreprise ou du développement d’une activité, un tableau de financement précisant la nature et les montants des investissements et financements envisagés sera fourni en veillant au respect des équilibres financiers.

Le budget prévisionnel et le business plan ont des finalités distinctes bien qu’ils soient liés. Le budget prévisionnel est un document financier qui détaille les recettes, les dépenses et les flux financiers pour une période donnée (généralement 1 an). Il vise à présenter les prévisions de ventes, anticiper les coûts, gérer la trésorerie et assurer un équilibre budgétaire.

Le business plan, en revanche, est un document stratégique qui présente une vision globale du projet ou de l’entreprise. Il inclut une analyse du marché, une stratégie commerciale, un plan d’action et intègre également un budget prévisionnel sur plusieurs exercices. Il est généralement élaboré pour être présenté aux investisseurs.

Le suivi d’un budget prévisionnel, appelé « contrôle budgétaire », est essentiel pour s’assurer que les données financières réelles soient conformes aux prévisions. La constatation d’écarts peut révéler un risque sur la pérennité de l’entreprise ou de l’association.

La fréquence des comparaisons (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle) dépendra de la situation financière de l’entreprise et des difficultés à collecter les données réelles. En cas de crise économique ou de dérapages budgétaires, un contrôle plus fréquent sera mis en place afin de s’assurer de l’efficacité des mesures correctives.

Dans un premier temps, il est important de structurer le budget prévisionnel en fonction des indicateurs à suivre. En effet, certains postes de dépenses non significatifs peuvent être cumulés et comparés globalement alors que certaines informations financières ou extra-financières comme le nombre de couverts dans la restauration, le panier moyen dans le commerce, le nombre de devis réalisés et signés dans le bâtiment, se révèlent indispensables pour vérifier la réalisation des objectifs.

Dans un deuxième temps, l’organisation de la comptabilité doit permettre de collecter les données financières réelles en respectant les périodicités définies préalablement.

Enfin, l’efficacité et la pertinence du contrôle budgétaire dépend de la rapidité à laquelle il est réalisé.

En effet, les données financières et extra-financières réelles doivent être collectées dans les jours suivants la période définie pour être analysées. Ainsi, des actions ou des corrections sont réalisées si les prévisions ne sont pas respectées.

Pour calculer un budget prévisionnel, il est nécessaire de recenser l’ensemble des entrées attendues et d’estimer toutes les charges et dépenses prévues pour la période concernée. Il s’agit de quantifier les revenus issus des ventes, des subventions ou d’autres produits, et d’anticiper les coûts fixes et variables, tels que les loyers, les salaires, les fournitures, les assurances, les prestations externes ou les frais financiers, afin de disposer de tous les éléments nécessaires à l’analyse, en tenant compte des règles de facturation applicables, des délais de paiement clients et fournisseurs, ainsi que des incidences de la TVA lorsque l’entreprise y est assujettie.

Ensuite, ces informations doivent être organisées de manière claire, par mois ou par année, afin d’obtenir une vision globale de la situation financière. Cette structuration permet d’identifier les besoins en trésorerie, de repérer les écarts par rapport aux données réelles et de mettre en œuvre des mesures correctives si nécessaire. Elle permet également d’anticiper les périodes de tension liées à la saisonnalité ou à des charges ponctuelles importantes.

Enfin, le budget prévisionnel doit être mis à jour régulièrement, en fonction de l’évolution de l’entreprise ou de nouvelles données, afin de rester un support fiable pour le suivi et la prise de décisions.

Lors de l’élaboration d’un budget prévisionnel, certaines erreurs peuvent réduire sa fiabilité et rendre difficile la prise de décisions éclairées. Les principales difficultés rencontrées, notamment au sein des TPE et des associations, incluent :
 

• Sous-estimer les dépenses, en oubliant certains coûts fixes, variables ou imprévus liés au personnel, aux fournitures ou à d’autres charges nécessaires au fonctionnement.
   
• Surestimer les revenus, en établissant des prévisionnels trop optimistes, ce qui peut déséquilibrer la situation globale.
   
• Négliger la trésorerie, en ne suivant pas correctement les encaissements et décaissements, ce qui peut entraîner un découvert, notamment en raison de décalages entre les dates de facturation et les dates de paiement effectif.
   
• Ignorer les besoins de financement, en ne tenant pas compte des investissements nécessaires, notamment des immobilisations, ni des ressources mobilisables telles que l’autofinancement.
   
• Ne pas réaliser de suivi régulier, en ne comparant pas périodiquement les prévisions avec la réalité, rendant les ajustements difficiles.
   
• Se baser sur des hypothèses imprécises, fondées sur des estimations trop floues ou insuffisamment documentées, qui compromettent la fiabilité globale du budget (même s'il n'est pas évident dans tous les cas de faire des hypothèses).
   

En évitant ces erreurs, le budget prévisionnel devient un repère fiable pour organiser les ressources, anticiper les besoins et sécuriser les décisions au sein de l’entité, tout en facilitant la gestion courante et la planification des opérations futures.

La gestion budgétaire prévisionnelle consiste à planifier et suivre les flux anticipés sur une période déterminée dans le respect des contraintes économiques, fiscales et financières propres à l'entreprise.

Elle permet de comparer ce qui était prévu avec la situation réelle, de repérer les besoins de financement et de prendre des décisions éclairées pour maintenir l’équilibre global.

Elle comprend l’estimation des charges et des entrées à venir, organisées par ligne, le suivi régulier des encaissements et des décaissements, l’identification des écarts entre les montants prévus et le total constaté, ainsi que la mise en place de mesures correctives. Elle intègre également la préparation de projets ou d’investissements futurs, notamment liés aux immobilisations, en évaluant leur viabilité et les capacités d’autofinancement, ainsi que l’analyse de leur impact sur la trésorerie et l’équilibre financier à moyen terme.

En résumé, il s’agit d’un suivi essentiel pour sécuriser la situation de l'entreprise et anticiper les décisions à prendre.