Modèle de facture à télécharger gratuitement

Modèle de facture à télécharger

Exemple de facture entre professionnels au format excel à télécharger gratuitement avec les mentions obligatoires susceptibles d'apparaître pour votre facturation.

Comment faire une facture avec ce modèle ?

Il vous suffit de cliquer sur le bouton "télécharger" et d'indiquer votre adresse email. Vous recevrez un lien par email vous permettant de télécharger le modèle au format excel.

Est-ce que ce modèle de facture est gratuit ? Est-il vierge ?

Oui, vous pouvez télécharger notre modèle de facture vierge au format excel gratuitement. Vous pouvez ensuite le modifier, l'imprimer pour l'envoyer par courrier ou au format .pdf.

Est-ce un modèle de facture au format Excel ou Word?

Notre modèle de facture à télécharger est compatible Excel. Vous pouvez ainsi modifier facilement les données chiffrées.

Quels sont les éléments à indiquer lorsque je crée une facture ?

La facture (ou la note) doit indiquer le nom ainsi que l’adresse du vendeur ou du prestataire de services (article L. 441-3 du Code de commerce et article 242 nonies A, I-1° de l'annexe II du Code général des impôts)  qui émet la facture (ou au nom de qui elle est émise).

Le nom du vendeur

  • si le vendeur est une entreprise individuelle, il doit porter sur ses factures son nom patronymique, complété le cas échéant, de son nom commercial (ex : DUPUIS Félix "Au bon coin"),
  • si le vendeur est une EIRL, il doit indiquer sa dénomination, incorporant son nom ou son nom d'usage précédé ou suivi immédiatement des mots: "entrepreneur individuel à responsabilité limitée" ou des initiales: "EIRL". La facture doit également préciser qu'il a constitué un patrimoine affecté,
  • si le vendeur est une société, le législateur impose des indications précises permettant de l’identifier. Les mentions obligatoires varient selon la forme de la société (voir l'encadré plus loin).

S’il s’agit d’une société commerciale dont le siège est à l’étranger : sa dénomination, sa forme juridique, le lieu de son siège social, s’il y a lieu le numéro d’immatriculation dans l’Etat où elle a son siège et le cas échéant l'état de liquidation judiciaire.

Attention

Les factures émises par les sociétés en cours d’immatriculation doivent être établies au nom de la société et non de son créateur sous peine de rejet de la déduction de la TVA (CAA Nantes 19/12/2000).

Cependant, la Cour de justice de l'Union européenne reconnait, en présence d'une société en cours de formation, que la TVA soit déductible par elle, malgré le fait que la facture ait été émise au nom des associés.

Précisions : La mention « EIRL »

Tout entrepreneur à responsabilité limitée (EIRL) doit indiquer sur ses factures (Code de commerce, article R 123-237 pour les commerçants, et décret 98-247 du 2.04.1998 article 7 ter pour les artisans) :

- l'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté,
- et la dénomination utilisée pour l'exercice de son activité incorporant son nom précédé ou suivi immédiatement des mots : « entrepreneur à responsabilité limitée » ou des initiales « EIRL ».

Sanction – Le non respect de cette obligation est sanctionnée par une amende de 750 € (3 750 € pour les personnes morales).

L’adresse ou le siège social du fournisseur

Les factures doivent mentionner l'adresse de l'entreprise. C'est l'adresse du siège social qui doit être mentionné, et non celle d'un établissement même si c'est lui qui émet la facture. Dans ce cas, l'adresse de l'établissement peut être porté sur la facture après celle du siège social, comme adresse de paiement de la facture.

En l’absence d’une de ces mentions, le vendeur s’expose également à des sanctions fiscales, économiques et pénales.

Il convient de relever que dans le secteur de la restauration, l'administration fiscale (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20 n°130 à 150) admet que les éléments d'identification du client ne soient pas mentionnés par l'entreprise qui émet la facture, mais inscrit par le client lui-même dans un espace réservé à cet effet.

Cette tolérance ne s'applique qu'aux factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 euros.

Pour les sociétés, les mentions obligatoires varient en fonction de la forme sociétaire. Sans être exhaustif, citons les principaux cas :

1 - Société à responsabilité limitée (SARL) : (pluripersonnelle ou unipersonnelle), la facture doit indiquer :

  • la dénomination sociale, précédée ou suivie immédiatement en caractères lisibles des mots « société à responsabilité limitée » ou des lettres « SARL », et,
  • l’énonciation du montant du capital social.

2 - Société anonyme (SA) : la facture doit indiquer :

  • la dénomination sociale, précédée ou suivie immédiatement en caractères lisibles des mots « société anonyme » ou des initiales « SA », et,
  • l’énonciation du montant du capital social.

Si la société anonyme est dotée d'un directoire et d'un conseil de surveillance, la forme sociale doit être indiquée par les mots « société anonyme à directoire et à conseil de surveillance ».

3 – Société par actions simplifiées (SAS) : la facture doit indiquer :

  • la dénomination sociale précédée ou suivie immédiatement en caractères lisibles des mots "société par actions simplifiée" ou "SAS" et,
  • le montant du capital social.

4 – Société en commandite par actions (SCA) : la facture doit indiquer :

  • la dénomination sociale, précédée ou suivie immédiatement en caractères lisibles des mots « société en commandite par actions », ou des initiales "SCA" et,
  • l’énonciation du montant du capital social.

5 – Société européenne (SE) : la facture doit indiquer:

  • la dénomination sociale, précédée ou suivie immédiatement en caractères lisibles des mots « société européenne» ou des initiales « SE », et,
  • l’énonciation du montant du capital social.

6 – Société en nom collectif (SNC) : la facture doit indiquer la dénomination sociale, précédée ou suivie immédiatement en caractères lisibles des mots « société en nom collectif » ou des lettres « SNC ».

7 – Société civile : la facture doit indiquer :

  • la raison ou la dénomination sociale, précédée ou suivie immédiatement en caractères lisibles des mots « société civile » et,
  • l’énonciation du montant du capital social et,
  • le cas échéant, les mentions requises par le statut légal particulier auquel la société est soumise.

Sanctions relatives aux sociétés en l'absence de mentions d'identification

Pour les SARL, les SA, les SAS, les SCA et les SE, le défaut d'indication des mentions précitées sur les factures n'est plus sanctionné pénalement.
Mais la loi a mis en place une procédure d'injonction de faire (article L. 238-3 du Code de commerce). Ainsi, le ministère public, ou tout intéressé peut demander au président du tribunal statuant en référé, d'enjoindre sous astreinte au représentant légal de la société de porter les mentions manquantes sur les factures.

Pour les SNC et les sociétés civiles, l'absence des mentions précitées ne fait pas l'objet de sanctions particulières mais la responsabilité civile du gérant pourrait être engagée, en cas de méconnaissance de ces dispositions, dans les conditions du droit commun (article 1382 du Code civil).

Nom et adresse de l'acheteur

La facture (ou la note) doit indiquer le nom ainsi que l’adresse de l’acheteur (article L. 441-3 du Code de commerce et article 242 nonies A à l'annexe II du Code général des impôts).

Le nom ou la raison sociale de l’acheteur

Doit figurer sur la facture le nom de l'entrepreneur individuel ou la dénomination sociale de la société. La seule mention de l'enseigne ou du nom commercial est insuffisante.

L’adresse ou le siège social de l’acheteur

L'indication de l'adresse du client est indispensable. Son omission peut être sanctionnée.

Précisions

  • En cas de livraison à un établissement secondaire exploité par une société, la facture doit comporter le nom et l'adresse de la société. En pratique, pour faciliter l'élaboration de la comptabilité par établissement, la facture peut être libellée à l'adresse de l'établissement principal ou d'un établissement secondaire, cependant le nom ou la raison sociale figurant sur ces factures doit correspondre exactement au nom ou à la raison sociale de l'entreprise cliente.
  • L’indication des initiales, du surnom, ou des numéros de code de l’acheteur ne suffit pas.
  • La notoriété des destinataires de la facture n’autorise pas le vendeur à omettre leur adresse.
  • Le fait qu’il s’agisse de clients habituels n’autorise pas le vendeur à omettre leur nom ou leur adresse.
  • Si l’acheteur est un commerçant forain, n’ayant ni domicile, ni résidence fixe, le vendeur doit porter sur la facture toute mention permettant l’identification et, au besoin, la recherche de l’acheteur.

Attention : si la facture n’est pas établie au nom de l’acheteur, celui-ci ne pourra pas récupérer la TVA.

Mesures de tolérance pour les péages d'autoroute et automates

L'administration fiscale admet que les reçus délivrés aux péages d'autoroutes, à l'exclusion de ceux concernant les abonnements ou les cartes accréditives gérées par des tiers, ne comportent pas l'identification du client au moment de leur émission. Mais le client ne pourra déduire la TVA correspondante que s'il a mentionné sur le reçu, dans son emplacement réservé, son identification complète :

  • nom ou raison sociale,
  • adresse ou siège social,
  • numéro d'immatriculation du véhicule et nom de son utilisateur,
  • objet du déplacement.

Cette mesure s'applique dans les mêmes conditions aux reçus délivrés par les automates, tels que les tickets de parking.

En revanche, l'administration n'a pas étendu cette mesure aux notes de restaurant. Cependant, elle tolère pour les factures dont le montant total hors taxes est inférieur ou égal à 150 euros, que les éléments d'identification du client ne soient pas mentionnés par l'entreprise qui émet la facture, mais inscrits par le client lui-même dans un cadre réservé à cet effet.

En pratique : Le vendeur peut avoir intérêt à exiger la communication du numéro SIREN et le RCS des nouveaux clients. En effet, cela facilitera ses procédures de recouvrement en cas d’impayé si l’adresse qui lui est fournie est en réalité une simple domiciliation.

N° d'immatriculation au RCS ou au RM

Toute personne immatriculée au registre du commerce et des sociétés (ou au répertoire des métiers) doit faire figurer des mentions relatives à son immatriculation sur ses factures et autres documents commerciaux.

En cas d'immatriculation au RCS

Doivent être mentionnées sur la facture : 

  • le numéro d’identification de l’entreprise, numéro dit SIREN (système informatique du répertoire des entreprises), qui lui est attribué lors de son inscription au répertoire SIRENE tenu par l’INSEE et qui comporte neuf chiffres ;
  • suivi de la mention RCS pour une activité commerciale ;
  • puis du nom de la ville où se trouve le greffe auprès duquel elle est immatriculée.

Exemple :

N° SIREN

RCS

Ville

Ex : 123456789

RCS

Paris

En cas d'immatriculation au répertoire des métiers

Doivent être mentionnées sur la facture : 

  • le numéro d’identification de l’entreprise, numéro dit SIREN (système informatique du répertoire des entreprises), qui lui est attribué lors de son inscription au répertoire SIRENE tenu par l’INSEE qui comporte neuf chiffres ;
  • suivi de la mention RM ;
  • puis du numéro désignant la chambre des métiers dans laquelle l’entreprise est immatriculée.

 

PRÉCISIONS

Le numéro SIRET, système informatique des établissements, permet d'identifier les établissements de l'entreprise ; il est composé de quatorze chiffres correspondant au numéro SIREN plus le numéro NIC. Le numéro NIC est un numéro d'ordre à cinq chiffres attribué à chaque établissement de l'entreprise.

Sanction en l’absence du numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés

L’absence sur les factures d’une société, de son numéro d’identification suivi de la mention « RCS » suivie du nom de la ville où se trouve le greffe auprès duquel elle s’est immatriculée, est sanctionnée par une amende contraventionnelle de 750 €. Si c'est une société qui est déclarée pénalement responsable de l'infraction, elle encourt une amende de 3 750 €.

N° d'identification à la TVA

Les entreprises françaises assujetties à la TVA disposent d’un numéro d’identification à la TVA. Le numéro de l'entreprise qui facture doit être porté sur les factures pour toutes les opérations réalisées, qu'elles soient à destination de la France ou d'un autre État membre de l'Union européenne.

Cependant, les factures dont le montant est inférieur ou égal à 150 euros hors taxes, peuvent ne pas comporter le numéro d'identification à la TVA.

Toutefois, cette mesure d'allégement ne s'applique pas aux cas des ventes à distance, aux livraisons et transferts intracommunautaires de biens exonérés, aux livraisons intracommunautaires de moyens de transport neuf exonérées.

Cela étant, il paraît préférable de faire figurer sur toutes les factures le numéro d'identification, afin d'éviter une omission de la mention si le montant dépasse le seuil de 150 €.

En revanche, le numéro d'identification à la TVA du client ne doit être obligatoirement porté sur la facture que s'il s'agit :

  • soit d'une livraison intracommunautaire exonérée ;
  • soit d'une prestation de services au titre de laquelle le preneur est redevable de la TVA.

Le numéro d'identification à la TVA se décompose de la façon suivante :

  • pour la France, il comporte 13 caractères avec un préfixe alphabétique identifiant l’État membre attributaire du numéro (FR pour la France), une clé informatique (deux chiffres) et le numéro SIREN de l’entreprise.

Il est fourni par les services de la Direction Générale des Finances Publiques dès que l’INSEE lui fait connaître le numéro SIRET de l’entreprise.

Ce numéro est préimprimé sur les déclarations de TVA.

 

Code Pays

Clé informatique

SIREN de l'entreprise

FR

31

734820078

Remarques :

Les entreprises qui ne réalisent pas d'opérations ouvrant droit à déduction de la TVA et à qui il n'a pas été attribué de numéro d'identification sont dispensées de porter cette mention sur leurs factures.

Quand une entreprise effectue une livraison de biens intracommunautaire, il est vivement conseillé de vérifier le numéro d’identification à la TVA de son client en consultant le site de la Commission européenne.

Qualité de franchisé

Le commerçant franchisé doit obligatoirement faire figurer, sur tous ses documents publicitaires remis aux consommateurs ainsi que sur ses factures ou bons de commandes, la notion d'indépendance, par les mentions "commerçant indépendant", "entreprise indépendante" ou "franchisé indépendant", accompagnant le nom ou la raison sociale du franchisé  (article A 441-1 du Code de commerce).

La mention "locataire gérant ou gérant-mandataire"

Si le vendeur (ou fournisseur) est locataire-gérant ou gérant-mandataire, cette qualité doit être précisée sur la facture (R.123-237, 6° du Code de commerce ).

A défaut, il est passible d’une amende contraventionnelle de 750 €.

Société en liquidation

Les sociétés qui sont en liquidation doivent obligatoirement faire figurer sur leurs factures après leur dénomination sociale, la mention « société en liquidation » (articles L. 237-2 R. 123-237, 4°du Code de Commerce). Cette obligation s’applique également pour les sociétés commerciales dont le siège est à l’étranger.

Sanction :

En cas d’absence de la mention, la société s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 750 €.

Le code NAF

Il est composé de quatre chiffres et une lettre et il est lié à l’activité principale de l’entreprise. Il est attribué par l'INSEE.

Nota
Même si le code NAF attribué par l'INSEE ne constitue qu'une présomption d'appartenance au secteur d'activité considéré, il est conseillé aux entreprises de vérifier que ce numéro correspond bien à leur activité principale. En cas d’erreur, elles doivent adresser, sans délai, un recours à la direction régionale de l’INSEE dont elles relèvent, car des textes réglementaires et les conventions collectives se réfèrent au code NAF.

Membre d'un centre de gestion agréé

Les adhérents des centres de gestion et associations agréés doivent obligatoirement indiquer sur tous leurs documents professionnels, notamment leurs factures, leur qualité d’adhérent acceptant le règlement par chèque ou carte bancaire.

Exemples de mentions :

  • « acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale » ;
  • « membre d’une association agréée, le règlement des honoraires par chèque est accepté » ;
  • « acceptant le règlement des sommes dues par carte bancaire en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale » ;
  • « acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom et par carte bancaire en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale ».

La date de la facture

La date de la facture est obligatoire selon la réglementation fiscale (CGI, art 289 et 242 nonies A de son annexe II). Cette date correspond à la date à laquelle la facture est émise.

Remarque :
Au plan économique : Selon l’article L. 441-3 du Code de commerce, la facture doit obligatoirement mentionner la « date de la vente ou de la prestation de service » mais il n’est pas fait mention de la date d’émission de la facture. Toutefois comme la date de la facture est exigée au plan fiscal, elle doit bien entendu figurer sur toutes les factures.

La facture doit être émise en principe dès la réalisation de la vente ou la prestation de service.

Recours aux factures périodiques

Les entreprises qui réalisent, au profit d'un même client, plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes, sont dispensées de délivrer des factures pour chacune de ces transactions, pour autant que la taxe grevant ces opérations devienne exigible au cours du même mois civil.

Le moment de la remise de la facture

Le vendeur est tenu en principe de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services (article L. 441-3 al 2 du Code du commerce ; article 289-I 3 du CGI).

Date de réalisation

  • La prestation de service se trouve réalisée lorsqu’elle est exécutée.
  • La réalisation de la vente s’entend du transfert juridique de propriété. L'administration fiscale admet que la facture ne soit établie qu'au moment de la remise du bien au client dans un court délai après la réalisation du fait générateur. Ce délai doit être inférieur à un mois.
  • Pour les livraisons intracommunautaires (y compris les moyens de transports neufs) et les prestations de services intracommunautaires pour lesquelles la TVA doit être autoliquidée par le preneur assujetti, la facture peut être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel s'est produit le fait générateur

Précisions

La date de réalisation de l'opération peut être fixée :

  • le jour de la réception par le client lorsque le transport est effectué par le vendeur ou par un transporteur agissant pour son compte,
  • le jour de l'enlèvement par le client ou la date de l’expédition lorsque le transport est effectué par un transporteur agissant pour le compte de l'acheteur,
  • à la fin d’exécution de la prestation de services,
  • à la date de chaque échéance en cas d’exécution fractionnée d’une prestation,
  • à la date de la connaissance du prix de vente, pour les ventes dont cet élément n'est pas fixé au jour de la transaction.

Acomptes

Les acomptes versés avant la livraison d'un bien ou avant l'exécution d'une prestation de services doivent donner lieu à l'établissement d'une facture, même si la TVA n'est pas exigible (article 289-I-1-c du CGI).

La facture d'acompte, qui doit être datée et numérotée, peut ne pas mentionner l'ensemble des mentions obligatoires si les informations nécessaires à son établissement ne sont pas connues au moment de son émission (par exemple, date exacte de l'opération).

Les assujettis sont autorisés à ne pas émettre de facture pour les acomptes perçus dans le cadre d'une livraison intracommunautaire, y compris de moyens de transports neufs.

Modalités de la remise

La jurisprudence précise que le fournisseur doit délivrer la facture à son client même si ce dernier ne lui réclame pas (Cass. Crim. 20 déc 1961). Corrélativement, l'acheteur doit réclamer la facture au vendeur si celui-ci ne la lui délivre pas (article L. 441-3 alinéa 2 du Code de commerce).

Par ailleurs, une régularisation postérieure est sans effet sur l’imputabilité de l’infraction à l’acheteur (Cass. crim. 24 juin 1985).

 
Sanctions pénales 

  • Pour les personnes physiques, toute infraction aux dispositions de l'article L.441-3 est punie d'une amende de 75 000 euros. L'amende peut être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée. (article L. 441-4 du Code de commerce).
  • Les personnes morales déclarées pénalement responsables desdites infractions commises pour leur compte par leurs organes ou représentants encourent les peines suivantes :
    • une amende de 375 000 €, somme qui peut être portée à 250% de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée (Article 131-41 du Code pénal),
    • une peine d'exclusion des marchés publics pour une durée de cinq ans au plus (Article L. 441-5 du Code de commerce).

Le numéro de facture

Les factures doivent être numérotées, selon la réglementation fiscale (article 242 nonies A de l'annexe II au CGI).

Cette obligation concerne également les factures d’acomptes. La facture définitive doit faire référence aux différentes factures d’acomptes.

La numérotation de la facture

La facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.

La numérotation peut être établie par séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de l'entreprise le justifient, comme par exemple l'existence de plusieurs sites de facturation, l'existence de plusieurs catégories de clients pour lesquels les règles de facturation ne sont pas identiques, la sous-traitance de facturation...

Pour chaque série distincte de factures, il peut être utilisé un système de numérotation propre à chaque série, à condition :

  • que la numérotation soit effectuée chronologiquement au fur et à mesure de l’émission des factures ;
  • qu’elle soit continue ;
  • et que le dispositif retenu par l’entreprise garantisse que deux factures émises la même année ne portent pas le même numéro.

Remarques

L'existence de clients établis dans plusieurs Etats ne justifie pas, en principe, à elle seule la création d'une série de facturation par client ou, le cas échéant, par Etat de destination.

A chaque numéro de facture doit correspondre une seule et unique facture. Pour cette raison, l’utilisation de carnets à souche du commerce peut se révéler embarrassante si l’entreprise est amenée à utiliser plusieurs carnets au cours de l’exercice.

C’est ce numéro qui doit être saisi lors de la comptabilisation de la facture pour retrouver la pièce justificative.

En cas de mandat de facturation (autofacturation, sous-traitance de facturation), le mandataire doit utiliser une séquence de numérotation chronologique et continue propre à l'entreprise mandante (l'assujettie) ; mais il n'est pas exigé que ces factures s'insèrent dans la séquence utilisée par l'entreprise mandante au titre des factures qu'elle émet elle-même.

Date de l'opération

Selon l’article L. 441-3, al 3 du Code de commerce, le fournisseur a l’obligation de porter sur la facture « la date de la vente ou de la prestation de service ».

Selon la DGCCRF, sauf en cas de différé de facturation ou de prestation fractionnée, la date de la vente coïncide normalement avec la date d'établissement de la facture.

Remarque

La réglementation fiscale ne prévoit l’obligation de mentionner la date de l’opération que lorsque celle-ci diffère de la date d'émission de la facture.

En cas de différé de facturation, la mention de la date de l'opération doit donc être systématique.

Sanctions pénales

  • Pour les personnes physiques, toute infraction aux dispositions de l'article L. 441-3 est punie d'une amende de 75 000 euros. L'amende peut être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée. (article L. 441-4 du Code de commerce).
  • Les personnes morales déclarées pénalement responsable desdites infractions commises pour leur compte par leurs organes ou représentants encourent les peines suivantes :
    • une amende de 375 000 €, somme qui peut être portée à 250% de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée (article 131-41 du Code pénal).
    • une peine d'exclusion des marchés publics pour une durée de cinq ans au plus (article L. 441-5 du Code de commerce).

Désignation précise des produits ou services

Selon l’article L. 441-3, al 3 du Code de commerce, et l'article 242 nonies A à l'annexe II du Code général des impôts la facture doit comporter la dénomination précise des produits et des services fournis.

Cela s’entend non seulement de l’indication de la nature du produit, mais aussi de ses caractéristiques.

Il faut proscrire l’emploi de termes génériques non suivis de références pour désigner les produits ou les prestations car ils ont été jugés insuffisants par l’Administration chargée du contrôle (réponse ministérielle JO AN 15 novembre 1967, p.4954, DGCCRF note de service n° 5322 du 3 février 1988, et BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 n°190).

La dénomination doit permettre d’identifier le produit.

Exemples

  • Un vendeur de magrets a été condamné pour n’avoir pas précisé sur la facture le nom de l’espèce animale dont le produit est issu, canard ou oie (Cass. crim. 9 février 1994).
  • Pour la Cour de cassation, la dénomination précise de la marchandise suppose l’indication de la marque : la simple mention de la nature de la marchandise n’est pas suffisamment explicite (Cass. crim. 12 février 1998).
  • Il faut indiquer « les caractéristiques (du produit) permettant d’assurer la transparence des prix pratiqués » (Cass. crim. 10 mars 1999).
  • Un commissionnaire de transport ne peut pas se contenter de mentionner le prix forfaitaire d'une opération de transport sans distinguer le transport effectué et la commission prélevée (Cass. Crim. du 19 février 2003).

Remarques

Dans le cas où une entreprise fournit non seulement la main-d'oeuvre, mais aussi les matériaux ou la matière première entrant à titre principal dans l'ouvrage qu'elle réalise, il convient de faire apparaître sur la facture de manière distincte le service rendu et la nature de chaque élément vendu. La facture ne peut pas se contenter d'indiquer le montant global de l'opération sans ventiler les différents éléments.

Dans le cas de prestations de services pour lesquelles l'entreprise ne fournit que des produits ou ingrédients purement accessoires à la réalisation du service (cas des cordonniers, teinturiers, peintres en automobiles...) il n'y a pas lieu de faire apparaître distinctement le service et la vente.

Sanctions pénales

  • Pour les personnes physiques, toute infraction aux dispositions de l'article L. 441-3 est punie d'une amende de 75 000 euros. L'amende peut être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée. (article L. 441-4 du Code de commerce).
  • Les personnes morales déclarées pénalement responsables desdites infractions commises pour leur compte par leurs organes ou représentants encourent les peines suivantes :
    • une amende de 375 000 €, somme qui peut être portée à 250% de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée (article 131-41 du Code pénal),
    • une peine d'exclusion des marchés publics pour une durée de cinq ans au plus (article L441-5 du Code de commerce).

La quantité

Selon l’article L. 441-3 du Code de commerce, la facture doit mentionner « la quantité des produits vendus et des services rendus ».

La quantité s’entend, selon les usages de la profession ou de l’entreprise :

  • soit en unités du produit ou du service ;
  • soit en poids, volume ou taux horaire.

(DGCCRF Note de service n°5322, 3 février 1998 et BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 n° 180).

Prix unitaire hors TVA

La facture doit mentionner le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus (article L. 441-3 al 3 du Code de commerce, et article 242 nonies A de l'annexe II au CGI).

Il s’agit du prix exigé du client au moment de la transaction avant toute imputation des réductions de prix acquises à ce dernier.

Il ne s’agit pas du prix unitaire net (prix après déduction des rabais, remises, ristournes), qu'il n'est pas obligatoire de mentionner sur la facture, mais qu'il peut être utile d'indiquer.

Frais de facturation

Quand la commande passée par un client peut apparaître anormalement faible compte tenu des usages commerciaux de l’activité concernée, l’Administration admet que le coût de la facture soit imputé à l’acheteur, sous certaines conditions :

  • que ce coût supplémentaire apparaisse clairement dans les conditions générales de vente et ;
  • qu’il ne soit pas une cause de discrimination entre les clients achetant en quantité comparables et ;
  • qu’il ne soit pas supérieur aux frais réels d’établissement de la facture.

Monnaie

Au plan juridique, les montants figurant sur la facture doivent en principe être indiqués en euros. Ils peuvent être valablement exprimés dans une monnaie étrangère si le règlement est international, c'est-à-dire si le contrat produit des mouvements de valeurs au-dessus des frontières.

Au plan fiscal, il est désormais admis que les montants figurant sur les factures puissent être exprimés dans une monnaie autre que l'euro, pour autant que le montant de TVA à payer soit converti en euros (article 289 IV du CGI).

Réduction de prix

Deux types de réduction de prix

Les réductions commerciales

Elles comprennent les rabais, remises et ristournes.

  • Le rabais : il s’agit d’une réduction de prix pour tenir compte d’un défaut de qualité ou d’une non-conformité de la commande.
  • La remise : il s’agit d’une réduction de prix ponctuelle pour tenir compte de l’importance d’une vente ponctuelle (par exemple les promotions).
  • La ristourne : il s’agit d’une réduction qui tient compte du montant des ventes réalisées sur une période déterminée.

Les réductions financières

Elles correspondent aux escomptes accordés en cas de paiement comptant ou paiement avant la date de règlement figurant sur la facture.

Mention obligatoire

Selon la réglementation économique

La facture (ou la note) doit mentionner « toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture » (art.L.441-3 al 3 du Code de commerce).

Selon la réglementation fiscale

La facture doit indiquer tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération (article 242 nonies A de l'annexe II au CGI).

La réduction de prix devant figurer sur la facture doit être « acquise à la date de la vente ou de la prestation de services ».

Par conséquent, devront être portés sur la facture, les rabais et remises qui sont en principe acquis au moment de la vente. Mais, doivent aussi être mentionnées sur la facture certaines ristournes conditionnelles. Sont concernées celles dont la condition est réalisée à la date de la facture. Cette règle s'applique même si le règlement de ces ristournes est effectué à la fin de l'année. Ainsi, en cas de ristournes par paliers de chiffres d'affaires, la ristourne est acquise dès qu'un palier est atteint.

En pratique, ces ristournes figurent au pied de la facture.

En revanche, si la condition n'est pas réalisée à la date de la facture (ristournes de fin d'année), la ristourne ne doit pas apparaître sur la facture.

La réduction de prix devant figurer sur la facture doit être « directement liée à l’opération de vente ou de prestation de services ».

Cela doit permettre :

  • d’empêcher la pratique de la « cagnotte » qui permet de regrouper sur une seule facture des ristournes acquises à l’occasion d’achats précédents, et ce, afin de diminuer le seuil de revente à perte des produits acquis en dernier lieu ;
  • d’empêcher la mention des dernières remises accordées par un fournisseur en rémunération d’un service afin qu’elle ne puisse entrer dans le calcul du seuil de la revente à perte. Il s'agit de faire échec à la "fausse coopération commerciale".

Cas des escomptes pour paiement comptant ou anticipé

  • Si le vendeur est convenu avec le client que celui-ci paiera comptant, l’escompte est une réduction de prix acquise d’emblée et doit figurer sur la facture (Cass. crim. 21 juin 2000). La circulaire Dutreil du 16 mai 2003 a précisé à cet égard que l'escompte mentionné sur la facture peut venir en déduction du prix à payer dès lors que les parties ont établi entre elles une convention d'escompte assurant l'engagement de l'acheteur de payer dans le délai. Dans ce cas, l'escompte est pris en compte pour le seuil de revente à perte.
  • En l’absence d’accord particulier, seule figure sur la facture la mention générale exigée par la règlementation économique relative aux conditions d’escompte applicables.
  • En cas d'escompte conditionnel mentionné sur la facture, l'administration fiscale a apporté des précisions sur le formalisme à suivre pour tenir compte de la réduction du prix applicable lorsque le client remplit la condition permettant de bénéficier de l'escompte.
  • Les rabais, remises, ristournes et escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération, doivent figurer sur la facture sur chaque ligne, sauf lorsqu'ils ne peuvent être connus qu'en fin de facture (remises liées au montant global de la facture ou escomptes pour règlement anticipé). Ils sont alors mentionnés globalement sur la facture.

Cas particulier : la coopération commerciale

La coopération commerciale s'entend de la fourniture, par un distributeur à son fournisseur, et moyennant rémunération, de services spécifiques détachables des simples obligations résultant des opérations d'achat-vente.

Ces services recouvrent des actions de nature à stimuler au bénéfice du fournisseur la revente de ses produits aux consommateurs par le distributeur, telles la mise en avant des produits, avec attribution de têtes de gondoles, location d'emplacements dans le magasin, prise en charge d'une partie de la publicité...

Mais il ne peut pas s'agir de services attachés à l'opération même d'achat (stockage, transport...) : ces services font l'objet de remises de la part du fournisseur qui figurent sur la facture de vente du fournisseur au distributeur.

Les prestations de services rendues par un distributeur à son fournisseur dans le cadre d’un contrat de coopération commerciale doivent être facturées par le distributeur au fournisseur ; elles ne constituent pas des réductions de prix figurant sur la facture de vente émise par le fournisseur.

Sur la facture de coopération commerciale, outre les mentions obligatoires habituelles, doivent figurer :

  • la dénomination exacte des services rendus (ex : mise en avant en tête de gondole de notre ligne produit...) ;
  • le prix exact des services rendus.

Remarques

  • Déduire la coopération commerciale des factures d’achats de produits par voie de compensation sans consentement écrit des fournisseurs est illicite.
  • Ces services doivent faire l’objet d’un contrat écrit en double exemplaire, établi avant la fourniture du service et détenu par chacune des deux parties. (article L. 441-7, II du Code de commerce), sous peine de sanction (amende de 75 000 € pour une personne physique, 375 000 € pour une personne morale).
  •  L'article L. 442-6, I, 1° du code de commerce prohibe les accords abusifs de coopération commerciale, allant jusqu'à couvrir une coopération fictive (). Toute demande de rémunération au titre de la coopération commerciale doit correspondre à un service effectivement rendu par le distributeur au fournisseur ; sinon il pourrait s'agir d'un service fictif. De même, la rémunération ne doit pas être disproportionnée au regard du service rendu.

Rectification ou annulation des factures

En cas d'erreur, de résiliation ou annulation, de rabais, de remise ou de ristourne

La facture initiale doit donner lieu à une facture rectificative ou à une note d'avoir.

La facture rectificative ou la note d'avoir doit faire référence à la facture initiale (numéro et date de la facture) et comporter l'ensemble des mentions obligatoires.

Une facture peut être rectifiée par une note d’avoir.

Selon que le fournisseur entend ou non bénéficier de l'imputation ou de la restitution de la taxe afférente au prix ou à la partie du prix qui n'est pas exigible, ou dont il est fait remise, il portera sur la facture que le rabais est "hors taxes" ou "net hors taxes".

  • le rabais est « hors taxes »

Dans ce cas, le fournisseur entend récupérer la TVA correspondant au rabais. La note d’avoir doit faire référence à la facture initiale, mentionner le montant « hors taxes » du rabais consenti et le montant de la TVA correspondante. Dès réception de la note d’avoir, le client doit rectifier ses déductions en conséquence.

  • le rabais est « net de taxe »

Dans ce cas, le fournisseur renonce à récupérer la TVA correspondant au rabais. La note d’avoir doit faire référence à la facture initiale, mentionner que le rabais est « net hors taxes » et le montant de la TVA figurant sur la facture initiale ne doit pas être modifié. Le client est alors dispensé de rectifier les déductions opérées au vu de cette facture.

Une facture peut être annulée, mais elle doit être remplacée par une facture nouvelle :

  • qui doit faire référence à la facture annulée ;
  • qui doit porter mention expresse de son annulation par la mention "annule et remplace" ;
  • qui doit comporter toutes les mentions obligatoires.

Cas particulier : escompte conditionnel

L'Administration fiscale admet, lorsque la facture porte mention d'un escompte qui sera consenti en cas de paiement sous un certain délai, que le vendeur soit dispensé d'adresser ultérieurement une note d'avoir à ses clients, sous réserve qu'une mention apposée sur la facture précise que, dans le cas où ceux-ci usent de la faculté de bénéficier d'un escompte qui leur est offerte, seule la taxe correspondante au prix effectivement payé par eux ouvre droit à déduction.

Bien entendu, par analogie avec la faculté ouverte en cas d'établissement d'une note d'avoir, le vendeur peut aussi renoncer à l'imputation de la taxe correspondant à l'escompte offert. Il doit, dans ce cas, apposer sur sa facture une mention précisant que l'escompte offert est « net de taxe ».

Il convient de relever que les factures rectificatives peuvent ne pas comporter les mentions suivantes :

  • le numéro d'identification à la TVA ;
  • la référence à la disposition pertinente du Code général des impôts ou de la directive 2006/112/CE du 28 novembre 2006 ou à toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération.

Exemple :

  • Facture en date du 31 janvier 2014
  • Prix de vente hors taxes : 100
  • TVA (20 %) : 20
  • Prix de vente TTC : 120
  • Date de règlement : 31 mars 2014
  • Escompte de 2 % pour tout paiement intervenant avant le 15 février 2014
  • La facture est enregistrée, tant chez le client que chez le fournisseur, pour le montant TTC de 120

Le paiement intervient le 10 février 2014 pour un montant de 117,6.

Solution 1 : émission d'une note d'avoir d'un montant TTC de 2,4 soit 2,00 HT.

Solution 2 : mention sur la facture « seule la TVA correspondant au prix payé ouvre droit à déduction ».

En cas d'impayé, total ou partiel

La rectification consiste obligatoirement dans l'envoi d'un duplicata de la facture initiale avec ses indications réglementaires (prix "net" et montant de la TVA correspondante) surchargées de la mention "facture impayée pour la somme de ... euros (prix net) et pour la somme de ... euros (TVA correspondante) qui ne peut faire l'objet d'une déduction (article 272 du CGI).

Par simplification, l'entreprise est dispensée d'adresser le duplicata pour chaque facture impayée, à condition de délivrer à chaque client défaillant un état récapitulatif des factures impayées mentionnant pour chacune d'elles :

  • le numéro d'ordre, le libellé et la date de la facture initiale ;
  • le montant HT ;
  • le montant de la TVA ;
  • la mention "facture impayée pour la somme de....euros (HT) et pour la somme de....euros (taxe correspondante) qui ne peut faire l'objet d'aucune déduction (article 272 du CGI)".

Une copie de l'état récapitulatif doit être conservée à l'appui de la comptabilité.

Précisions et précautions diverses

  • Il est important de ne pas confondre l'avoir qui correspond à une réduction de prix avec les prestations de services qui nécessitent l'émission d'une facture. Le problème se rencontre notamment dans les groupes dans lesquelles les entreprises liées s'adressent des avoirs au lieu de facturer les ventes et prestations croisées qu'elles se font. Or, la réglementation fiscale exige une facture pour toute vente ou prestation : il n'y a donc pas de compensation possible entre créances et dettes réciproques. C'est le paiement qui peut s'effectuer sous forme de compensation.
  • Dans le cas où une TVA a été facturée à tort ou à un mauvais taux à un assujetti situé à l'étranger :
    •  soit, cette taxe lui a déjà été remboursée et l'envoi d'une facture rectificative n'est pas admise, et le fournisseur ou le prestataire n'est pas en droit de récupérer la taxe en cause ;
    •  soit, le client étranger n'a pas demandé le remboursement de cette TVA, le fournisseur ou le prestataire peut récupérer cette taxe dans les conditions suivantes: le client étranger doit informer le service des impôts de sa volonté de renoncer à obtenir le remboursement de la taxe en lui joignant la facture litigieuse; le service des impôts doit lui adresser en retour un justificatif prenant acte de sa renonciation; au vu de ce document, le fournisseur ou le prestataire peut adresser à son client une facture rectificative.
  • Problème particulier des primes d'objectifs accordées aux distributeurs en fonction des ventes réalisées par eux. De telles primes rémunèrent un service passible de la TVA, alors que le fabricant considère qu'il s'agit d'une réduction de prix. Le conseil d'État a jugé que ces primes d'objectifs ne constituaient pas la rémunération d'un service. (30/12/2002- S.A. RENNESSON).

Prix unitaire net HT

C’est le prix unitaire après déduction des rabais, remises, ristournes.
C’est ce prix que l’on multiplie par la quantité pour obtenir le montant HT.

Le taux de TVA

Il faut porter sur la facture, à chaque ligne, le taux de TVA si les opérations sont soumises à des taux différents.

Elle peut être exprimée sous une forme codifiée à condition que la traduction en soit reportée sur la facture même, dans un emplacement nettement apparent.

En cas de taux unique, il est possible de l’indiquer une seule fois sur la facture pour chaque rubrique de fourniture soumise au même taux d’imposition, sous réserve qu’il n’en résulte aucune ambiguïté.

Différents cas se présentent lorsque le fournisseur et le client sont de pays différents :

  • Livraisons intracommunautaires d’un Etat membre vers la France : le fournisseur étranger établit une facture mais n’est pas imposable à la TVA. Le client français peut mentionner sur la facture le taux de TVA française, le montant de la TVA et annoter la mention « TVA autoliquidée par l’acquéreur ».

En cas de défaut de déclaration de la TVA afférente à une acquisition intracommunautaire, l'amende de 5 % prévue au 4 de l'article 1788 A du Code général des impôts s'applique.

Conseil : lorsqu’une entreprise française hésite sur le régime de territorialité applicable à une prestation qui lui est fournie, il nous semble préférable qu’elle procède à une autoliquidation de la taxe sur le prix versé à son fournisseur.
En effet, dans ce cas, l’autoliquidation suivie de la déduction de la taxe conduit à un simple jeu d’écritures et évite le risque d’application de l’amende. Aucun texte ne permet à priori à l’administration de contester une autoliquidation de TVA effectuée à tort. Par ailleurs, la taxe à autoliquider est due sur le prix réclamé, qui peut donc comprendre de la TVA étrangère dans les situations de double imposition.

  • Livraisons intracommunautaires de France vers un Etat membre : le fournisseur français établi une facture avec la mention « Exonération de TVA, art 262 ter I du CGI ».
  • Lorsqu’une entreprise installée en France réalise des opérations dans un pays tiers à l'Union Européenne ayant institué la TVA, elle peut se trouver amenée à facturer une TVA autre que la TVA française, au motif que les législations étrangères l'en rend redevable au titre de ces opérations. Pour éviter toute confusion, l'entreprise concernée devra préciser très clairement sur ses factures que la TVA facturée est la TVA du pays étranger (ex : opérations réalisées avec la Norvège).

Attention

Les factures ne doivent mentionner ni taux ni montant de TVA pour :

  • les opérations exonérées : livraisons intracommunautaires et franchise de TVA ;
  • les opérations réalisées par les négociants de biens d’occasions, en œuvre d’art, objet de collection ou d’antiquité imposable sur la marge.

Elles ne doivent pas comporter de mention relative à la TVA française pour les prestations de services non imposables en France en application des règles de territorialité.

Le montant hors taxes

Il s’agit du prix unitaire hors taxe multiplié par la quantité.

Détail de la TVA

La facture doit obligatoirement mentionner le total de la TVA par taux, si différents taux sont applicables.

Pour chaque taux de TVA, il faut reprendre le montant hors taxes de chaque produit ou service correspondant à ce taux, ainsi que les différents frais divers soumis à la TVA.

On multiplie la somme des montants hors taxes (pour chaque taux) par le taux correspondant.

Exemple 

 

Date de
 l'opération

Désignation
précise
des produits

Quantité

Prix unitaire
 brut HT

% de
réduc.

Prix unitaire
 net HT

Taux de TVA

Montant
 HT

10/05/N

Produits A

Produits B

Produits C

1

2

3

10€

5€

2€

0

0

0

10€

5€

2€

5.5

10

5.5

10€

10€

2€

 

 

 

 

 

 

 Total HT

22€ 

 

 

 

 

 

 

Réduction globale

0€ 

Détail de la TVA

 

 

 

 

Frais de transport
(TVA : 20%)

10€

Montant HT

Taux 

Montant
TVA 

 

 

 

Total net HT 

32€

12

5,50%

0.66

 

 

 

Total TVA

3,66€

10

10% 

1

 

 

 

Total TTC 

35,66€ 

10 

20% 

2

 

 

 

 Acompte(s)

 

Total = total net HT

 

 Total = total TVA

 

 

 

 Net à payer

35,66€

Total hors taxes

C’est la somme des montants hors taxes de chaque produit ou service.

Réduction globale

Les rabais, remises, ristournes ou escomptes qui ne peuvent être rattachés à des opérations particulières, mais qui sont liés à l'ensemble des opérations facturées doivent être mentionnés, non pas ligne par ligne, mais de manière globale.

L'administration a précisé, dans la base BOFIP BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 n°480, que chaque catégorie de rabais, remises, ristournes, ou escomptes doit être mentionnée distinctement sur la facture.

Frais divers

Ils correspondent en général aux frais de transport qui sont le plus souvent mis à la charge du client.

Les frais de transport que le fournisseur d'un bien facture à son client constituent en principe des frais accessoires de ce bien et doivent, à ce titre, être inclus dans la base d'imposition de cette livraison, y compris lorsqu'ils font l'objet d'un décompte distinct ou qu'ils sont réglés directement par l'acquéreur à une tierce personne.
Cependant, le prix du transport peut être dissocié du montant de la vente et soumis au régime propre aux opérations de transport, à condition qu'il constitue la rémunération effective et normale d'une prestation de service que l'acquéreur et le vendeur ont entendu expressément disjoindre et rémunérer distinctement de l'opération de vente elle-même.

Il peut s'agir des emballages : il faut distinguer les emballages consignés de ceux qui sont perdus.

Les emballages vendus perdus sont soumis à la TVA. S'ils sont facturés globalement avec la marchandise contenue, le taux applicable est celui du contenu sauf si l'emballage a une valeur supérieure à celle du contenu, auquel cas, c'est le taux de l'emballage qui s'applique. Si les emballages sont vendus séparément du produit contenu, ils sont soumis à leur taux propre si ce sont des emballages neufs (pour les emballages d'occasion, application du régime des objets d'occasion).
En revanche, les emballages qui sont consignés ne sont pas soumis à la TVA dès lors qu’il s’agit d’un prêt à usage. Mais les emballages qui ne sont pas rendus par le client dans un délai prévu feront l’objet d’une imposition.

Les frais divers peuvent aussi correspondre aux frais de facturation.

En cas de commande passée pour un montant anormalement faible, l’Administration admet la possibilité de facturer à l’acheteur des frais de facturation à condition que :

  • ce coût supplémentaire apparaisse clairement dans les conditions générales de vente ;
  • ce coût supplémentaire ne soit pas discriminatoire entre les clients ;
  • ce coût ne soit pas supérieur aux frais réels d’établissement de la facture.

(Réponse JO AN 29 avril 1971, p. 1532)

Ces frais de facturation sont soumis à la TVA au même taux que les marchandises correspondantes (réponse JO AN 18 juillet 1970 p. 3490).

Remarques

Les différentes catégories de frais divers doivent être mentionnées de manière distincte sur la facture, avec indication de leur nature (frais de transport, emballages...) et de leur taux de TVA.

La perception de frais de facturation auprès de particuliers n'est pas en soi interdite, sous réserve des règles d'information sur les prix. Le consommateur devrait connaître, avant d'acheter, le prix exact qui lui sera demandé (réponse JO AN 1er juillet 1985).
Attention, il convient de relever que la loi relative à la consommation du 17 mars 2014 supprime certains frais. A titre d'exemple, les auto-écoles ne peuvent plus facturer les frais de dossier lors d'un transfert d'auto-école.

Total net hors taxes

C’est la somme des montants hors taxes et des frais divers diminuée de la réduction globale.

TOTAL HT = somme des montants HT - réduction globale + frais divers

Le total hors taxes correspond à la base d’imposition à la TVA des opérations taxables.

Rappel

Entre commerçants, un prix stipulé sans indication relative à la TVA doit s’entendre comme un prix stipulé hors taxes (Cass.com. 9.01.2001).

Si l’une des parties n’est pas commerçante, le prix indiqué sans mention relative à la TVA est considéré comme toutes taxes comprises.

Total TVA

La facture doit indiquer le montant total de la TVA.  C’est le total des montants de la TVA répartis par taux.

Détail de la TVA

 

 

Montant HT

TAUX

MONTANT TVA

12

5,50 %

0,66

10

10 %

1

10

20 %

2

...

...

...

 

 

Total TVA = 3,66 €

Remarque

Même si la facture comporte des montants exprimés en monnaie étrangère, comme l'admet la réglementation fiscale, le montant de la TVA doit être déterminé en euros en utilisant le mécanisme de conversion prévu pour les opérations exprimées en monnaie étrangère (article 266 1 bis du CGI). Le taux de change à appliquer est celui du dernier taux déterminé par référence du cours publié par la Banque de France, connu au jour de l'exigibilité de la TVA. Pour éviter les litiges, les entreprises peuvent indiquer sur les factures :

  • si l'exigibilité intervient lors de la délivrance ou du débit, le taux de change applicable ;
  • si l'exigibilité intervient lors de l'encaissement, que le montant de la TVA sera en fonction du taux de change fixé lors de l'encaissement des acomptes ou du prix de l'opération.

Toutefois, pour les opérations intracommunautaires (livraisons intracommunautaires, acquisitions intracommunautaires), il est possible, sous certaines conditions, d'utiliser le taux de change "douanier" mensuel retenu pour le calcul de la valeur en douane.

Total toutes taxes comprises

C’est la somme du total net HT et du total TVA : TOTAL TTC = Total net HT + Total TVA

Acompte

Il s’agit d’une somme que le client verse par avance sur le prix à payer, et qui s'impute sur celui-ci lors du paiement final.

Depuis le 1er juillet 2003, la règlementation fiscale impose la délivrance d'une facture pour tous les versements d'acomptes, même lorsqu'ils ne donnent pas lieu à exigibilité de la TVA (article 289 I -1-c du CGI).

Les assujettis sont autorisés à ne pas émettre de facture pour les acomptes perçus dans le cadre d'une livraison intracommunautaire de biens exonérée (262 ter, I du CGI) ou d'une d'une livraison intracommunautaire portant sur un moyen de transport neuf (298 sexies du CGI).

La facture d'acompte doit être datée et numérotée. La numérotation s'inscrit dans la même série chronologique que les autres factures : il n'y a pas de numérotation spécifique pour les acomptes. La facture définitive doit faire référence aux différentes factures d'acomptes.

La date du versement de l'acompte doit être indiquée sur la facture d'acompte si elle est différente de la date de délivrance ou d'émission de cette facture, et si elle est connue à cette date.

La facture d'acompte peut ne pas mentionner l'ensemble des mentions obligatoires lorsque les informations nécessaires à son établissement ne sont pas connues au moment de son émission (par exemple, quantité ou prix exact du produit).

L'obligation de facturer tous les versements d'acomptes ne modifie pas les règles d'exigibilité de la TVA.

Livraison de biens et marchandises : facture d'acompte sans TVA

(Acompte : 500,00 euros)

Date

Désignation

Quantité

PU HT Brut

TVA

Montant HT

22.09

Ramette Papier

500

3,00

20%

1 500,00

Base à 20%

1500,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total HT

1 500,00

TVA

300,00

Total TTC

1 800,00

 TVA à 20%

 

300,00

 

Acompte

-500,00

Net à payer

1 300,00

Prestation de services : TVA à l'encaissement - facture d'acompte avec TVA

(Acompte : 2 400,00 euros)

Attention à ne pas soumettre 2 fois les acomptes à la TVA

Date

Désignation

Quantité

PU HT Brut

TVA

Montant HT

25.10

Honoraire
(voir lettre de mission)

1

10 000,00

 

20%

10 000,00

 

01.09

Acompte

1

- 2 000,00

20%

- 2 000,00

 

Base à 20%

8 000,00

 

 

 

 

 

 

 

 

Total HT

8 000,00

TVA

1 600,00

Total TTC

9 600,00

TVA à 20%

 

1 568,00

Acompte

 -

Net à payer

9 600,00

NB : l'acompte aura été comptabilisé chez le fournisseur dans un compte "419100 - avances et acomptes reçus" pour son montant HT.
La TVA sur cet acompte aura été comptabilisée en TVA collectée.

- 01.09 -

Débit

Crédit

900001 - Client A

 

2 000,00 

419100 - avances et acomptes reçus

 2 400,00

 

445710 - TVA à 19,6 %

 

400,00

Acompte Mr A

 

 

Prestation de services : option pour les débits-facture d'acompte avec TVA

TVA sur les débits
(Acompte : 1 100,00 euros)
Attention à ne pas soumettre 2 fois les acomptes à la TVA

Date

Désignation

Quantité

PU HT Brut

TVA

Montant HT

20.07

Main d'oeuvre

10

35,00

10%

350,00

20.07

Porte

1

1 500,00

10%

1 500,00

20.07

Fenêtre

2

500,00

10%

1 000,00

30.06

Acompte

1

- 1 000,00

 

-1 000,00

 

 

Base à 10%

 

1 850,00

 

 

 

 

    

 

 

 

Total HT

1 850,00

TVA

185,00

Total TTC

2035,00

 

TVA à 5,5%

 

185,00

Acompte

 -

Net à payer

2035,00

NB : l'acompte aura été comptabilisé chez le fournisseur dans un compte "419100 - avances et acomptes reçus" pour son montant HT.
La TVA sur cet acompte aura été comptabilisée en TVA collectée.

-30.06-

Débit

Crédit

900002 - Client B

1 000,00

 

419100 - avances et acomptes reçus

 

1 100,00

445715 - TVA à 10%

 

100,00

Acompte Mr B

 

 

Prix net à payer

C’est le prix TTC (prix de la vente ou de la prestation de services) après déduction du ou des acomptes déjà versés.

Il s’agit donc de la somme restant à payer.

Franchise de TVA

La franchise de TVA est un dispositif qui dispense les assujettis à la TVA de la déclaration et du paiement de la TVA.

Les personnes qui en bénéficient ne peuvent pratiquer aucune déduction de TVA, ni faire apparaître la taxe sur leurs factures ou sur tout autre document en tenant lieu.

Quel que soit leur régime d’imposition, les assujettis à la TVA établis en France (commerçants, artisans, titulaires de revenus non commerciaux…) bénéficient de plein droit de cette franchise, pour leurs livraisons de biens et leurs prestations de services, lorsqu’ils ont réalisé au cours de l’année civile précédente un chiffre d’affaires (hors taxes) d’un montant n’excédant pas :

  • 82 800 € pour les assujettis réalisant des livraisons de biens, des ventes à consommer sur place ou des prestations d’hébergement. Si ce montant est dépassé mais que le chiffre d'affaires reste inférieur à 91 000 €, la franchise en base reste applicable sous réserve que le chiffre d'affaire de l'avant-dernière année ne dépasse pas 82 800 €.
  • 33 200 € pour les assujettis réalisant d’autres prestations. Si ce montant est dépassé mais que le chiffre d'affaires reste inférieur à 35 200 €, la franchise en base reste applicable sous réserve que le chiffre d'affaires de l'avant-dernière année ne dépasse pas 33 200 €.

Mention sur la facture

  • « TVA non applicable, art.293 B du CGI » et,
  • aucune mention de TVA ne doit être portée sur la facture (aucun taux, ni montant de TVA).

Sanctions

Amende fiscale de 15 € pour chaque infraction à l’interdiction de mentionner la TVA.

Par ailleurs, comme toute TVA facturée à tort, la TVA mentionnée par erreur par un bénéficiaire de la franchise en base, est due au trésor public sans être déductible chez le client.

Exclusions

Ces dispositions ne s’appliquent pas :

  • aux opérations relevant du régime simplifié de l’agriculture ;
  • aux opérations soumises à la TVA sur option ou autorisation ;
  • aux opérations relevant de la TVA immobilière ;
  • aux livraisons à soi-même de travaux de réhabilitation ou d’entretien des logements sociaux à usage locatif ;
  • aux livraisons intracommunautaires de moyens de transports neufs.

Références aux textes d'exonération

Désormais, en vertu des articles 242 nonies A, 12° et suivants de l'annexe II au CGI, la facture doit obligatoirement mentionner :

  • en cas d'application d'une exonération, la référence à l'article du code général des impôts ou de la directive 2006/112/CE qui fonde l'exonération de TVA.

Exception

L'Administration admet qu'une telle mention ne soit pas portée sur les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 euros.

Mais cette dispense n'est applicable ni aux livraisons intracommunautaires exonérées (y compris celles portant sur des moyens de transports neufs), ni aux ventes à distance :

  • lorsque l'assujetti applique le régime de la marge bénéficiaire, une mention qui varie selon le régime applicable : "Régime particulier – Biens d'occasions", "Régime particulier – Objets d'art" ou "Régime particulier – Objets de collection ou d'antiquité";
  • lorsque l'assujetti applique le régime spécifique des agences de voyages, la mention "Régime particulier – Agences de voyages";
  • lorsque le client (acquéreur ou preneur) est redevable de la TVA, la mention "Autoliquidation".

Paiement TVA sur les débits

Les prestataires de services, y compris les entrepreneurs de travaux immobiliers, pour lesquels la TVA est exigible au moment du paiement, peuvent sur option expresse acquitter la taxe d’après les débits (article 269-2 c du CGI et art. 77 de l’annexe III au CGI).

Le débit du compte client coïncide, en principe avec la facturation de l'opération. Mais tout encaissement antérieur à la facturation rend exigible la TVA correspondante. Le paiement de l’impôt sur les débits ne peut pas avoir pour effet de permettre aux contribuables de s’acquitter de la TVA postérieurement à l’encaissement du prix ou de la rémunération de leurs services. Ainsi, la TVA est due dès la perception d'acomptes ou avances à valoir sur le prix stipulé au contrat ; elle est calculée sur le montant de chaque acompte ou avance. Une facture doit être délivrée pour tous les versements d'acompte.

Modalités de l’option

L’option est formulée sur papier libre, à tout moment de la vie de l’entreprise, auprès du service des impôts dont elle relève pour le paiement de la TVA.

Elle prend effet à compter du 1er jour du mois suivant celui au cours duquel elle est exercée et reste valable jusqu’à renonciation.

Obligation en matière de facturation

Il n'est plus obligatoire d'indiquer sur les factures la mention : « Paiement de la TVA d’après les débits ». Mais il est conseillé aux redevables de continuer à porter cette mention sur leurs factures afin d'en informer leurs clients et de leur permettre d'exercer leurs droits à déduction dès réception de la facture.

Paiement de la TVA d'après les livraisons

Les entrepreneurs de travaux immobiliers peuvent, pour certains travaux, et dans certaines conditions, opter pour le paiement de la TVA lors de la livraison des travaux (CGI, art. 269-2-c, al 3).

La livraison s’entend de la remise des ouvrages en la possession du maître de l’ouvrage sans pouvoir se situer après l’acceptation ou l’utilisation réelle des locaux ou installations.

La date de la livraison à retenir est donc celle de la réception provisoire des travaux par le maître de l’ouvrage ou celle de l’occupation ou de l’utilisation effective si elle intervient avant la réception provisoire.

Conditions de l'option

Pour ouvrir droit à l'option, les travaux immobiliers non exclus de l'option doivent remplir deux conditions :

  • ils doivent être exécutés dans le cadre d'un marché unique comportant à la fois la fourniture de biens meubles et l'installation des matériels ou appareils fournis ;
  • la valeur de vente des matériels et appareils fournis doit excéder 50 % du montant total du marché.

Sont exclus de l'option :

  • les travaux immobiliers réalisés par les redevables inscrits au répertoire des métiers qui sont placés par option sous le régime simplifié d'imposition ;
  • les travaux portant sur les voies et bâtiments de l’Etat et des collectivités locales, la construction et la livraison des immeubles destinés à être affectés à l’habitation pour les trois quarts de la superficie ; les travaux relatifs à la répartition et la réfection des locaux d’habitation, et les travaux sur des immeubles affectés à l’exercice d’un culte.

Pour bénéficier de l’option, l’entrepreneur doit déposer auprès du service des impôts une déclaration par laquelle il prend l'engagement d'acquitter la TVA lors de la livraison des travaux immobiliers. Il doit en outre mentionner expressément dans les contrats établis pour les marchés de travaux qu’il a opté pour le paiement de la TVA lors de la livraison.

Jusqu'à l'intervention du décret du 18 juillet 2003, cette option devait être obligatoirement mentionnée sur les factures. Cette obligation est désormais supprimée. Mais il est recommandé aux entrepreneurs de continuer à porter cette mention sur leurs factures. A défaut de cette information, leurs clients pourraient anticiper l'exercice de leurs droits à déduction de la TVA grevant les travaux et se trouver dans une situation susceptible de donner lieu à des rappels de TVA.

Par ailleurs, l’entrepreneur ne peut pas facturer la TVA avant que la livraison des travaux soit intervenue, même à l'occasion d'un acompte (une facture d'acompte doit néanmoins être délivrée, mais sans mention de TVA).

Sanctions en cas de non-respect de ces dispositions :

  • l’option se trouve de plein droit annulée et ;
  • la TVA devient immédiatement exigible sur tous les encaissements reçus au titre du marché en cours.

Assouplissement

Dans le cas où un entrepreneur de bonne foi aurait facturé la TVA d’après les encaissements pour un marché de travaux ne remplissant pas à l’origine les conditions, mais qui, par suite d’une modification ultérieure du contrat, viendrait à satisfaire à ces conditions, le régime de l’option pourrait ne pas être remis en cause par l’Administration.

Date de paiement

La facture doit comporter « la date à laquelle le règlement doit intervenir » (article L. 441-3 du Code de commerce).

La date de règlement à mentionner est en principe librement fixée entre le fournisseur et le client. Mais elle doit respecter la réglementation des délais de paiement  entre entreprises ; cette réglementation fixe des délais impératifs pour certains secteurs (transport, denrées alimentaires, boissons alcooliques), et des plafonds pour les délais de paiement conventionnels. Elle prévoit aussi un délai légal de 30 jours applicable à défaut de date convenue entre les parties, ou d'application d'un délai impératif.

Précisions - Cette réglementation ne concerne pas les marchés publics, qui sont visés par un autre dispositif (décret n°2013-269, modifié par le décret n° 2016-360). Sont aussi exclues les opérations de banque, celles concernant les livres, et les ventes d'immeubles.

1. Les délais de paiement entre professionnels

Le délai de 30 jours

Pour la généralité des produits et services, le délai de paiement est fixé, sauf convention contraire, au trentième jour suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation (article L. 441-6 du Code de commerce).

Ce délai s'applique à défaut d'accord du vendeur et de l'acheteur, qui peuvent convenir d'un délai différent, sans pouvoir dépasser une durée maximale fixée par la loi.

Le délai fixé par un accord entre les fournisseurs et les clients professionnels

La limite maximale des délais de paiement conventionnels

Les entreprises peuvent déroger au délai légal de 30 jours et convenir d'un délai différent, dans les conditions générales, ou dans les contrats qu'elles concluent. Ce délai convenu peut être d'une durée inférieure à trente jours. Il peut aussi être d'une durée supérieure, mais en ce cas, il ne doit pas dépasser, en principe, une durée maximale prévue par la loi (article L. 441-6 du Code de commerce).

Ainsi, le délai de paiement convenu entre un fournisseur et un client professionnel ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture.

Toutefois, par dérogation, et à condition que ce délai soit expressément prévu dans le contrat et qu'il ne constitue pas un abus manifeste à l'égard du créancier, le délai maximal peut être fixé à 45 jours fin de mois à compter de la date d'émission de la facture.

En cas de facture périodique (ou récapitulative), le délai maximal est obligatoirement de 45 jours à compter de la date d'émission de la facture.

Précisions – Si le délai de 45 jours fin de mois est retenu, son mode de computation doit être précisé dans le contrat ou les CGV : soit on décompte les 45 jours à compter de la facture, la date limite de paiement étant alors fixée à la fin du mois civil d'expiration des 45 jours, soit on décompte les 45 jours à compter de la fin du mois d'émission de la facture.

Délais dérogatoires pour certains secteurs d'activité à saisonnalité marquée

Les entreprises relevant de secteurs présentant un caractère saisonnier particulièrement marqué (secteurs du jouet, de l'horlogerie-bijouterie-orfèvrerie, du cuir, des matériels d'agroéquipement, des équipements de sport d'hiver) peuvent appliquer des délais de paiement plus longs que le plafond légal prévu pour les délais de paiement conventionnels (article L. 441-6, I). L'article D. 441-5-1 du Code de commerce liste les secteurs concernés et fixe les limites des délais dérogatoires.

Le délai dérogatoire doit être expressément stipulé par contrat, et il ne doit pas constituer un abus manifeste à l'égard du créancier.

Les délais de paiement impératifs entre professionnels 

La loi fixe des délais maximaux de paiement dans deux secteurs spécifiques :

  • le secteur du transport
  • le secteur des denrées alimentaires

Le secteur du transport

Les délais de paiement ne peuvent pas dépasser 30 jours à compter de la date d'émission de la facture pour le transport routier de marchandises, pour la location de véhicule avec ou sans conducteur, et pour les commissions de transport.

Le secteur des denrées alimentaires

Des délais maximaux ont été déterminés en fonction de la nature des produits afin de les adapter à la vitesse de rotation des stocks (article L. 443-1 du Code de commerce) :

  • les produits alimentaires périssables doivent être payés dans le délai maximal de trente jours après la fin de la décade de livraison, à l’exception de ceux achetés dans le cadre des contrats de culture ;
  • le bétail sur pied destiné à la consommation et les viandes fraîches dérivées doivent être payés dans le délai maximal de 20 jours après le jour de livraison ;
  • les viandes congelées ou surgelées, et les poissons surgelés doivent être payés au maximum dans les 30 jours après la fin de la décade de livraison ;
  • les plats cuisinés et les conserves fabriqués à partir de produits frais doivent être payés dans le délai maximal de 30 jours après la fin de la décade de livraison ;
  • les boissons alcooliques passibles des droits de circulation prévus par l’article 438 du CGI ( vins), et achats de raisins et de moûts destinés à l'élaboration de vins, doivent être payées au maximum dans les 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de l'émission de la facture ;
  • les alcools passibles des droits de circulation prévus par l'article 403 du CGI doivent être payés dans le délai maximal de 30 jours après la fin du mois de livraison.

En cas de livraison de produits alimentaires soumis à deux délais de paiement différents, la date limite de paiement de chaque type de produits doit en principe être prévue sur la facture. Il peut toutefois être négocié un délai unique qui, en ce cas, doit correspondre au délai le plus court.

Les sanctions du non respect des délais de paiement

Les sanctions encourues sont :

  • pour les personnes physiques : une amende administrative de 75 000 € (article L. 441-6 , VI, du Code de commerce) ;
  • pour les personnes morales : une amende administrative de 2 000 000 € (article L. 441-6, VI, du Code de commerce).

Ces montants sont doublés en cas de récidive.

 

2. Les mentions obligatoires sur la facture liées à la date de paiement

La date de paiement

En pratique, la date de paiement qui doit figurer sur la facture correspond à :

  • la date de règlement convenue entre l'acheteur et le vendeur (ou le prestataire de services) dans le contrat ou les conditions générales de vente, sans que cette date puisse dépasser :
    • si l'opération relève d'un secteur dans lequel s'applique un délai de paiement impératif, la date limite de paiement prévue dans ce secteur, le cas échéant, en fonction de la nature des services ou produits concernés ;
    • si l'opération n'entre pas dans le cadre d'un délai impératif de paiement, 60 jours à compter de la date d'émission de la facture (ou, par dérogation, 45 jours fin de mois à compter de l'émission de la facture), sauf application d'un délai dérogatoire allongé pour des entreprises relevant d'un secteur à saisonnalité marquée ;
  • à défaut de date convenue, la date résultant de l'application du délai légal de 30 jours suivant la date de réception des marchandises ou d'exécution de la prestation demandée.

La date de paiement doit être formulée en indiquant le quantième du mois, le mois et l’année auxquels le paiement doit être réalisé (par ex : 30-09-2017). Les formules types « 30 jours fin de mois » ne remplissent pas les exigences légales.

La mention « paiement comptant » est tolérée. Dans ce cas, le client a l’obligation de payer le bien ou la prestation de services le jour même de la livraison ; tout dépassement de ce jour l’expose au paiement de pénalités de retard.

Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé.

Les pénalités de retard

Des pénalités de retard sont exigibles en cas de retard de paiement, dès le lendemain de la date de règlement figurant sur la facture.

La facture doit obligatoirement mentionner le taux de ces pénalités (article L. 441-3 du Code de commerce). Voir le document "pénalités de retard".

L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Tout client payant une facture en retard doit verser au fournisseur une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant est fixé à 40 €.

La facture doit obligatoirement mentionner le montant de cette indemnité (article L. 441-3 du Code de commerce). Voir le document "indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement".

Les sanctions encourues pour défaut de mention sur la facture

Les sanctions encourues en cas de défaut de mention sur la facture de la date de règlement, des pénalités de retard ou de l'indemnité pour frais de recouvrement sont :

  • pour les personnes physiques : une amende de 75 000 €, montant qui peut être porté à 50 % de la somme facturée ou qui aurait dû être facturée (art. L. 441-4 du Code de commerce) ;
  • pour les personnes morales : une amende de 375 000 €, somme qui peut être portée à 250 % de la somme facturée ou qui aurait dû être facturée (articles 121-2 et 131-41 du Code pénal), et l'exclusion des marchés publics pour une durée de cinq ans au plus (article L. 441-5 du Code de commerce).

En cas d'infraction, sont responsables le vendeur, qui doit délivrer une facture conforme, et l'acheteur, qui doit la réclamer.

Le mode de paiement

Le règlement de la facture peut être effectué :

  • par chèque,
  • en espèces (à condition que le prix n'excède pas le seuil de l'obligation de règlement par chèque),
  • par virement bancaire,
  • par lettre de change ou effet de commerce.

La mention du mode de paiement n'est pas une mention obligatoire.

Conditions d'escompte

Doivent figurer obligatoirement sur la facture les « conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente » (article L. 441-3, alinéa 4 du Code de commerce).

L’Administration considère que l’expression « conditions d’escompte » recouvre « tout taux ou montant de réduction du prix en raison d’un paiement anticipé ».

Ex : « Escompte de 2 % en cas de paiement comptant ».

Par ailleurs, lorsque le calcul de l’escompte repose sur un élément de référence susceptible d’évoluer (par exemple le taux d’intérêt légal), la date à laquelle cet élément a été retenu doit également figurer sur la facture.

Mais, il n’est pas obligatoire d’accorder un escompte pour paiement anticipé. Dans ce cas, le vendeur doit en informer l’acheteur au moyen d’une mention figurant sur la facture, comme par exemple : « pas d’escompte en cas de paiement anticipé » ou « escompte néant ».

A noter

La facture n’a pas à comporter la rubrique relative à l’escompte lorsque le client a payé comptant, ou en cas de paiement par virement bancaire ou par prélèvement automatique.

Dans le cas où le fournisseur accorde un escompte pour paiement comptant, ou paiement anticipé, voir le document "les réductions de prix" et le paragraphe rectification-annulation.

Pénalités de retard

Le taux des pénalités de retard exigibles à compter du jour suivant la date de règlement figurant sur la facture doit obligatoirement être mentionné sur cette facture (article L. 441-3 du Code de commerce).

Les conditions générales de ventes doivent aussi préciser les conditions d’application et le taux des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture dans le cas où les sommes dues sont réglées après cette date.

Le taux des pénalités

1. Le taux prévu par la loi

Le taux des pénalités de retard est en principe égal au taux appliqué par la Banque centrale européenne (BCE) à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage (article L. 441-6 du Code de commerce). Mais dans ce cas, le taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal. Le taux de la BCE applicable pendant le premier semestre de l'année concernée est celui en vigueur au 1er janvier de cette année, et pour le second semestre, celui en vigueur au 1er juillet.

C'est ce taux ainsi déterminé qui doit être mentionné sur la facture, sauf si les parties (fournisseur et client) ont convenu d'un autre taux, dans la limite prévue par la loi. Dans ce cas, c'est ce taux qui doit être mentionné sur la facture.

2. Le taux conventionnel 

Il peut avoir été convenu, dans les conditions générales de vente ou dans le contrat liant les deux parties (fournisseur et client), d’un taux d’intérêt inférieur au taux calculé par référence au taux de la BCE. Mais dans ce cas, le taux retenu ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal.

Depuis 2015, le taux de l'intérêt légal est fixé par semestre. Deux taux sont publiés, l'un pour les créances des personnes physiques n'agissant pas pour des besoins professionnels, le second pour les autres cas, et notamment pour les entreprises. C'est ce dernier taux qui doit être retenu pour les pénalités de retard applicables aux professionnels payant leurs factures en retard.

Remarque – Il convient de préciser sur la facture si le taux des pénalités de retard mentionné est annuel, semestriel, ou mensuel. 

La base de calcul des pénalités

Selon l'administration, les pénalités doivent être calculées sur le montant T.T.C. de la facture impayée.

Le calcul des pénalités s'effectue comme suit, en cas de fixation d'un taux annuel : 

Montant des pénalités = (taux x montant TTC) x (nombre de jours/ 365)

Exigibilité automatique des pénalités de retard

Les pénalités de retard sont exigibles dès que la date de règlement figurant sur la facture est dépassée, sans qu'un rappel soit nécessaire (article L. 441-6 du Code de commerce). Selon l'administration, le caractère automatique de l'exigibilité est impératif : une clause des conditions générales ou du contrat ne peut pas l'écarter (réponse Sénat du 13 mars 2003 p. 876). Mais cela ne signifie pas que le fournisseur est obligé de les réclamer.

En pratique, les pénalités de retard sont peu réclamées par les fournisseurs, pour des raisons commerciales. Aussi, la loi fiscale (article 237 sexies du CGI) prévoit un régime fiscal spécifique pour tenir compte de cette pratique et éviter que les fournisseurs ne soient imposés sur des produits qu'ils ne perçoivent pas. Les créances (pour le fournisseur) et les dettes (pour le client) correspondant aux pénalités de retard sont rattachées fiscalement à l'exercice de leur encaissement (pour le fournisseur) et de leur paiement (pour le client) .

Sanctions du défaut de mention des pénalités de retard 

Les sanctions encourues en cas de défaut de mention sur la facture des pénalités de retard sont :

  • pour les personnes physiques : une amende de 75 000 €, montant qui peut être porté à 50 % de la somme facturée ou qui aurait dû être facturée (art. L. 441-4 du Code de commerce) ;
  • pour les personnes morales : une amende de 375 000 €, somme qui peut être portée à 250 % de la somme facturée ou qui aurait dû être facturée (articles 121-2 et 131-41 du Code pénal), et l'exclusion des marchés publics pour une durée de cinq ans au plus (article L. 441-5 du Code de commerce).

En cas de récidive dans les deux ans, la peine d'amende maximale encourue par une personne physique est doublée, tandis que celle encourue par une personne morale est égale à dix fois la peine applicable aux personnes physiques. 

En cas d'infraction, sont responsables à la fois le vendeur, qui doit délivrer une facture conforme, et l'acheteur, qui doit la réclamer.

La mention "facture"

La mention "facture" n'est pas une mention obligatoire. La réglementation actuelle retient une définition fonctionnelle de la facture. Constitue une facture, tout document délivré dans les conditions fixées par la réglementation fiscale et la réglementation économique, et qui comporte toutes les mentions obligatoires, quelle que soit la qualification donnée à ce document (quittance, note, relevé...).

Dès lors qu'elles ne comportent pas toutes les mentions obligatoires requises (nom et adresse du client notamment), les bandes de caisse enregistreuse ne peuvent pas constituer des factures et ouvrir droit à déduction de la TVA.

Conseil

Le document utilisé comme facture doit pouvoir être identifié sans ambiguïté, quel que soit le nom qu'on lui donne, afin de pouvoir le distinguer des bons de livraison, devis ou autre document.

Précisions

  • Facture "pro forma"

S'il s'agit d'une facture "pro forma", il faut que le document soit expressément intitulé "facture pro forma". La facture "pro forma" n'est pas une véritable facture. C'est une attestation établie par le vendeur, des conditions de la vente destinée à être communiquée à un tiers : elle permet à l'acheteur de remplir des formalités administratives, ou encore d'obtenir un crédit de sa banque. N'étant pas une véritable facture, ce document n'a pas à respecter les mentions obligatoires requises pour les factures. Il est conseillé de porter sur la "facture pro forma" la durée de sa validité.

  • Langue

Les factures émises en France doivent en principe être rédigées dans la langue française. Mais il est admis d'utiliser une langue étrangère pour des ventes à l'exportation destinées à des professionnels ; dans ce cas, le service des impôts peut exiger une traduction des factures certifiée par un traducteur (article 289 IV du CGI).

  • Monnaie

Au plan juridique, les montants figurant sur la facture doivent en principe être indiqués en euros. Ils peuvent être valablement exprimés dans une monnaie étrangère si le règlement est international, c'est-à-dire si le contrat produit des mouvements de valeurs au-dessus des frontières.

Au plan fiscal, il est admis que les montants figurant sur les factures puissent être exprimés dans une monnaie autre que l'euro, pour autant que le montant de la TVA à payer soit converti en euros en utilisant le dernier taux de change publié par la BCE au jour de l'exigibilité de la TVA (article 289 IV du CGI, renvoyant à l'article 266, 1 bis).

La mention "contrat d'appui"

Toute personne bénéficiaire d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique au sens de l'article L. 127-1 du Code de commerce doit mentionner sur ses documents commerciaux et sur ses factures, la dénomination sociale de la personne morale responsable de l'appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro d'identification (article R. 123-237 du Code de commerce).

Facturation de services à un particulier : la note

Règles générales

Une note doit être délivrée pour toute prestation de services fournie par un professionnel à un particulier d'un montant supérieur ou égal à 25 € TTC (arrêté n° 83-50/A du 03.10.1983, modifié par l'arrêté du 15 juillet 2010). Cette délivrance doit intervenir dès que la prestation a été rendue, et en tout état de cause, avant le paiement du prix.

Pour les prestations inférieures à 25 € TTC, la note est facultative, mais si le client la réclame, elle doit lui être remise.

Elle doit comporter (au minimum) :

  • la date de sa rédaction ;
  • le nom et l’adresse de l’entreprise ;
  • et son  numéro SIREN suivi, en cas d'immatriculation au RCS, de la mention RCS et du nom de la ville d'immatriculation (ou en cas d'immatriculation au répertoire des métiers, de la mention RM et des chiffres désignant la chambre des métiers concernée) ;
  • le nom du client, sauf opposition de celui-ci ;
  • la date et le lieu d’exécution de la prestation ;
  • le décompte détaillé, en quantité et prix, de chaque prestation et produit fourni ou vendu, c'est-à-dire : dénomination, prix unitaire, désignation de l’unité et quantité fournie ; toutefois, le décompte détaillé est facultatif en cas de devis descriptif détaillé, accepté par le client et conforme aux travaux exécutés ;
  • la somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises.

En l’absence de l’une des mentions, le prestataire de service s’expose à des sanctions.

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client et le double conservé (et classé par ordre de rédaction) par le prestataire de service pendant deux ans.

Conseil: il est préconisé de conserver les notes pendant le même délai que les factures si les notes sont des pièces justifiant le détail des recettes.

Règles particulières concernant certains services

Pour certains secteurs d'activité, il existe des règles particulières en matière de délivrance et de contenu des notes qui complètent ou remplacent les règles générales.

Travaux immobiliers effectués pour des particuliers

Selon la réglementation fiscale (CGI, art 290 quinquies), les prestations de services, assorties ou non de ventes, comportant l'exécution de travaux immobiliers, fournies par un commerçant ou un artisan pour le compte de particuliers, doivent faire l'objet d'une note (à remettre aux clients) ayant valeur de facture qui doit comporter certaines mentions obligatoires, sous peine de sanctions.

Les mentions obligatoires sont : le nom et l'adresse des parties (autrement dit, du prestataire et du client), la nature et la date de l'opération, le montant du prix et le montant de la TVA.

Par travaux immobiliers, il faut entendre :

  • les travaux de construction de bâtiment et autres ouvrages immobiliers ;
  • les travaux d'équipement des immeubles ayant pour effet d'incorporer à titre définitif aux constructions les appareils ou matériaux installés ;
  • les travaux de réfection et de réparation des immeubles et installations de caractère immobilier.

Pour l'établissement de la note, les entreprises peuvent utiliser les documents commerciaux dont elles se servent habituellement pour leurs factures, à condition que toutes les mentions obligatoires exigées par les différentes réglementations y figurent.

L'original de cette note doit être remis au client, au plus tard lors du paiement du solde du prix.

Le double est conservé par l'entreprise pendant toute la durée de la prescription fiscale, c'est-à-dire jusqu'à la fin de la troisième année qui suit celle de l'exigibilité de la TVA due au titre de l'opération concernée.

Sanctions - Le retard ou le défaut de délivrance ou de conservation de la note sont sanctionnés par une amende fiscale égale à 50 % du montant TTC des travaux. Les omissions ou inexactitudes concernant l'une des mentions obligatoires de la note sont sanctionnées par un amende de 15 € par omission ou inexactitude.

Remarques - Lorsque les travaux peuvent ouvrir droit au bénéfice du crédit d'impôt pour la transition énergétique (CITE), il convient d'ajouter sur la facture certaines mentions énumérées par l'article 200 quater du CGI, dont notamment le lieu de réalisation des travaux, les caractéristiques et critères de performances  des équipements et matériaux, le cas échéant, la qualification RGE de l'entreprise...

En cas de prestations de dépannage, entretien et réparation dans les locaux d'habitation, il doit être délivré aux particuliers, avant paiement du prix, une note conforme aux règles générales de délivrance de notes aux particuliers (voir ci-après). Cette note doit notamment comporter un décompte détaillé en quantité et prix de chaque prestation et chaque produit fourni ou vendu (sauf devis descriptif détaillé accepté par le client).

Il faut veiller, si l'entreprise utilise un modèle unique de facture de travaux immobiliers, à faire figurer sur la facture toutes les mentions prescrites par les différentes réglementations.

Bâtiment et équipement de la maison

Les prestations de dépannage, de réparation et d’entretien effectuées dans les locaux d'habitation pour les travaux suivants doivent donner lieu à la délivrance d’une note (article 5 de l'arrêté du 24 janvier 2017) dès qu'elles sont exécutées et avant paiement du prix :

  • maçonnerie ;
  • fumisterie et génie climatique, y compris les énergies renouvelables ;
  • ramonage ;
  • isolation ;
  • menuiserie (y compris entretien des portes de garage, portes de garage automatiques et portails électriques ;
  • serrurerie (y compris remplacement de ferme-porte) ;
  • couverture, toiture (y compris application d'hydrofuge et démoussage) ;
  • plomberie, sanitaires ;
  • plâtrerie ;
  • peinture, vitrerie, miroiterie ;
  • revêtements de sols et murs en tous matériaux ;
  • évacuation des eaux pluviales, curage des eaux usées, nettoyage et débouchage des canalisations ;
  • entretien et réparation des systèmes d'alarmes et de télésurveillance ;
  • entretien et réparation des plates-formes élévatrices privatives ;
  • prestations de dératisation et désinsectisation ;
  • entretien et désinfection des vide-ordures ;
  • entretien des extincteurs.

Il en est de même pour :

  • les opérations de remplacement ou d’adjonction de pièces, d’éléments ou d’appareils consécutives aux prestations ci-dessus ;
  • les prestations couvertes par des paiements forfaitaires effectués lors de la conclusion ou du renouvellement de contrats incluant à titre accessoire la mise en service ou le raccordement du bien, de contrats d'entretien, de contrats de garantie, ou de services après-vente.

La note doit être établie en double exemplaire, et elle doit comporter les mentions obligatoires exigées pour les notes délivrées aux particuliers. De plus, elle doit être conforme à la règlementation fiscale relative aux travaux immobiliers effectués pour des particuliers.

L’original doit être remis au client dès l’exécution des travaux et avant le paiement du prix. Le double doit être classé par ordre de date de rédaction.

Précisions - Avant l'exécution de toute prestation conclue en établissement commercial, le professionnel doit remettre au client un devis détaillé comportant des mentions obligatoires (article 4 de l'arrêté du 24 janvier 2017). Si la prestation est conclue hors établissement, le devis doit prendre la forme d'un contrat contenant certaines mentions obligatoires (article 5 de l'arrêté du 24 janvier 2017).

Hôtels

Les exploitants des hôtels sont tenus de délivrer une note à leurs clients pour toute location de chambre (article 1er de l’arrêté du 8 juin 1967).

La note doit comporter les mentions suivantes :

  • la date ;
  • la raison sociale et l’adresse de l’établissement ;
  • la catégorie de classement officiel de l’établissement ou de la chambre louée si le classement est différent, ainsi que le numéro de celle-ci ;
  • la durée de la location.

La note doit comporter, au fur et à mesure de leur échéance :

  • les dépenses à la charge du client, les prix, taxes et services compris de chaque prestation devant apparaître séparément et par ordre chronologique ;
  • le total des sommes TTC dues par le client.

Les prix portés sur la note peuvent être décomposés afin de faire apparaître distinctement les taxes et le montant du service.

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client au moment du paiement et le double est classé par ordre chronologique et conservé par l’exploitant pendant deux ans.

Lorsque des prestations de restauration ont été fournies, une note distincte doit être remise au client . Cette note doit être établie selon les modalités prescrites pour les notes délivrées par les restaurants. Toutefois, une mention concernant le montant de la note de restauration peut figurer sur la note de l’hôtel, lorsque le règlement des deux notes a lieu simultanément.

Restaurants : prestations fournies à des particuliers

Les exploitants des restaurants, classés ou non « tourisme », sont tenus de délivrer une note à leurs clients (article 2 de l’arrêté du 8 juin 1967), quel que soit le montant de la prestation.

L'obligation de délivrer une note aux clients est également applicable pour les restaurants faisant partie d’un hôtel, pour les établissements de restauration rapide, les cafétérias... Les établissements qui exercent à la fois l’activité de restaurant et celle de débit de boissons sont soumis à l’une et l’autre des réglementations relatives à ces activités.

La note doit comporter les mentions suivantes :

  • la date ;
  • la raison sociale et l’adresse de l’établissement ;
  • la catégorie officielle dans laquelle il est classé s’il s’agit d’un restaurant classé «tourisme».

La note doit faire apparaître séparément :

  • les prix, taxes comprises, de chaque prestation fournie ;
  • le total des sommes dues par le client ;
  • dans les établissements où il est perçu un service, la mention « service compris ».

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client au moment du paiement et le double est classé par ordre chronologique et conservé par l’exploitant pendant deux ans.

Garages

Les entreprises qui effectuent une ou plusieurs des prestations suivantes sont soumises à l’obligation de délivrance d’une note (article 5 de l’arrêté du 27 mars 1987) :

  • entretien ou réparation, contrôle technique, dépannage ou remorquage de véhicules ;
  • location d’emplacement de garage.

La note, outre les mentions générales applicables à l'ensemble des services, doit préciser :

  • pour les prestations dont le prix est déterminé sur la base d’un ou plusieurs taux horaires : le mode de calcul du taux horaire (référence au temps passé ou au barème de temps) ;
  • pour les prestations forfaitaires : la liste détaillée des opérations comprises dans le forfait, ainsi que les pièces et fournitures éventuellement incluses. Il n’est pas nécessaire de mentionner le prix correspondant à chaque opération, pièce ou fourniture. Attention : les petites fournitures ne peuvent pas être facturées forfaitairement par application d'un pourcentage ;
  • le kilométrage du véhicule figurant au compteur (décret n° 80-709 du 5 septembre 1980) ;
  • le numéro d'immatriculation du véhicule ;
  • en cas d'échange standard, la mention "échange standard".

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client. Le double doit être conservé par le prestataire de services pendant deux ans et classé par ordre de date de rédaction.

Entreprises de déménagement

Les entreprises qui effectuent une ou plusieurs prestations sont soumises à l’obligation de délivrance d'un devis et d’une note.

Si le montant de la note est différent de celui du devis, la note doit comporter de façon précise et explicite des justifications de cette différence (article 4 de l’arrêté 27 avril 2010).

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client. Le double doit être conservé par le prestataire de services pendant deux ans et classé par ordre de date de rédaction.

Auto-écoles

Les établissements d’enseignement de la conduite des véhicules sont soumis à l’obligation de délivrance d’une note (article 5 al 1 de l’arrêté du 19 juin 1987).

Pour les prestations forfaitaires, la note doit comporter la liste détaillée des prestations comprises dans le forfait, sans qu’il soit nécessaire de mentionner le prix correspondant à chacune de ces prestations.

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client. Le double doit être conservé par le prestataire de services pendant deux ans et classé par ordre de date de rédaction.

Transports sanitaires terrestres

Deux arrêtés interministériels du 13 avril 1988 fixent des règles particulières d’information sur les tarifs des transports effectués par des véhicules sanitaires terrestres privés agréés et en ambulances automobiles par des entreprises privées non agréées.

Ces textes prévoient l’obligation de délivrance d’une note dûment datée comportant :

  • le nom et l'adresse de l'entreprise ;
  • si l'entreprise est agréée, le numéro et la date de l'agrément ;
  • le nom du ou des membres de l'équipage ;
  • le nom et l'adresse du client ;
  • les lieux et heures de prise en charge et d’arrivée à destination ;
  • le nombre de kilomètres parcourus servant au calcul du prix ;
  • le décompte détaillé du prix reçu.

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client. Le double doit être conservé par le prestataire de services pendant deux ans et classé par ordre de date de rédaction.

Sanctions

Toute infraction à la réglementation sur les mentions obligatoires de la note, sur ses conditions de délivrance et de conservation est punie d'une amende administrative d’un montant maximal de 3 000 € pour les personnes physiques et 15 000 € pour les sociétés (article L. 131-5 du Code de la consommation.

Délais de conservation des factures

Le délai de conservation des factures varie suivant la réglementation applicable :

Réglementation commerciale

Les commerçants sont tenus de conserver les documents comptables et les pièces justificatives des opérations qu’ils effectuent pendant 10 ans (article L. 123-22 al 2 du Code de commerce).

Réglementation économique

Les factures doivent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de la vente ou de la prestation de services (article R. 441-3 du Code de commerce). La non présentation, durant cette période, à la première demande des agents de contrôle ne constitue plus une infraction spécifique. Mais un refus non motivé donnera lieu à l’établissement d’un procès-verbal pour opposition à fonction.

Réglementation fiscale

L’article L. 102 B du Livre des procédures fiscales impose de conserver les factures (pièces comptables sur lesquelles peut s’exercer le droit de communication de l’Administration fiscale) pendant un délai de six ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies.

En cas de différé de facturation, les documents intermédiaires doivent être conservés pendant la même durée que les documents définitifs qui ont régularisé l’opération.

Selon la jurisprudence, un délai de conservation spécifique est imposé dans certains cas : factures d'immobilisations amortissables, entreprises faisant partie d'un groupe intégré fiscalement, entreprises ayant des reports déficitaires.

En pratique

Il convient de conserver les factures pendant 10 ans (sauf cas particuliers évoqués plus haut).

Factures d'immobilisations amortissables

Pour l'acquéreur d’immobilisations amortissables, le délai de conservation de la facture d'acquisition est indépendant de la date d’acquisition.

La conservation de ces factures est nécessaire :

  • aussi longtemps que les exercices de déduction des amortissements sont encore vérifiables (en général, 3 ans après l’achèvement de la période d’amortissement : CE 12 octobre 1992) ;
  • en cas de reports déficitaires, jusqu’au dernier exercice bénéficiaire sur lequel ont été imputés les amortissements réputés différés issus d’exercices déficitaires ( CAA Nantes 16 décembre 1992) ;
  • en cas d’amortissements réputés différés, jusqu'à la fin de troisième année suivant l’exercice d’imputation sur les exercices bénéficiaires et ce, également en cas de rajeunissement des amortissements réputés différés (CAA Paris 27 mai 1993).

Entreprises faisant partie d'un groupe intégré fiscalement

En cas d’Intégration fiscale, la durée de conservation des documents de la société intégrée dépend du résultat d’ensemble du groupe.

En effet, la réglementation fiscale (loi de finances de 1994, article 82) prévoit la possibilité de vérifier le résultat d’une société intégrée réalisé durant une année prescrite lorsque ce résultat a, du fait de l’intégration, contribué à la réalisation d’un déficit d’ensemble imputé sur un bénéfice d’ensemble de la période non prescrite.

Par conséquent, la société tête de groupe doit indiquer à toutes les sociétés intégrées le résultat d'ensemble déficitaire non encore imputé, pour que celles-ci puissent conserver leurs documents sur une durée plus longue que le délai habituel, indépendamment de leur propre situation fiscale.

Entreprises ayant des reports déficitaires

Les pièces justificatives d'un exercice déficitaire doivent être conservées jusqu'à la fin de la troisième année civile suivant l'exercice au cours duquel le déficit a été imputé.

A titre pratique ce délai de trois ans est décompté à partir de :

  • l'exercice sur le bénéfice duquel ledit déficit a été imputé, en cas de report en avant ;
  • l'exercice d'extinction de la créance de carry-back, par remboursement ou imputation sur l'IS dû, en cas de report en arrière.

Assurance obligatoire

Les entreprises immatriculées au répertoire des métiers ou au registre des entreprises (départements de la Moselle, Bas-Rhin et Haut Rhin) relevant du secteur de l’artisanat, ainsi que les micro-entrepreneurs, doivent indiquer sur leurs devis et factures (article 22 de la loi n° 2014-626 du 18.06.2014) :

  • l’assurance professionnelle souscrite au titre de leur activité, dans le cas où elle est obligatoire pour l’exercice de leur métier : indication de la nature de l'assurance (assurance décennale, responsabilité civile professionnelle...) ;
  • les coordonnées de l’assureur ou du garant (nom et adresse) ;
  • la couverture géographique de leur contrat ou garantie.

Sont notamment visés (sans que cette liste soit exhaustive) :

  • les entreprises du bâtiment assujetties à l’obligation de souscrire une assurance de responsabilité décennale ;
  • les garagistes, carrossiers, professionnels du contrôle technique assujettis à une obligation d’assurance garantissant les dommages causés aux tiers pour les véhicules qui leur sont confiés ;
  • les artisans taxi, ambulanciers.

Sont exclus de l’obligation de mention les artisans qui n’ont pas d’obligation de souscrire une assurance professionnelle pour l’exercice de leur métier.

Remarque -  Pour savoir si elle est soumise à une obligation d’assurance, l'entreprise peut se renseigner auprès d’un assureur, d’une organisation professionnelle, ou de la chambre des métiers.

Exemples de mention sur les devis et factures

La loi ne précise pas l’emplacement de la mention sur les devis et factures. Elle peut figurer sous les éléments d’identification de l’entreprise (nom, adresse, numéro d'immatriculation au RCS ou RM…) en haut des documents (« en-tête »), ou dans le bas (« pied »).

Mention 1 - Responsabilité décennale : (nom de l’assureur)(coordonnées de l’assureur adresse, téléphone) - Couverture géographique : travaux réalisés en France.

Mention 2 - RCP : (nom de l’assureur)(coordonnées de l’assureur adresse, téléphone) – Couverture géographique : prestations réalisées en France.

Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Tout client professionnel payant une facture en retard doit verser au fournisseur une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant est fixé à 40 €. Cette indemnité est due de plein droit.

Mention obligatoire sur la facture

La facture doit obligatoirement mentionner le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (articles L. 441-3 alinéa 4 et D. 441-5 du Code de commerce). C'est le montant exact de 40 € qui doit figurer sur la facture, un simple renvoi au Code de commerce n'étant pas admis.

Lorsque les frais de recouvrement exposés par le créancier sont supérieurs à ce montant, il peut demander une indemnisation complémentaire sur justifications. Mais seul le montant de 40 € doit figurer sur la facture.

Sanctions du défaut de mention de l'indemnité pour frais de recouvrement

En cas d'absence sur la facture de la mention relative à l'indemnité pour frais de recouvrement, les sanctions encourues sont :

  • pour les personnes physiques : une amende de 75 000 €, montant qui peut être porté à 50 % de la somme facturée ou qui aurait dû être facturée (article L. 441-4 du Code de commerce) ;
  • pour les personnes morales : une amende de 375 000 €, somme qui peut être portée à 250 % de la somme facturée ou qui aurait dû être facturée (articles 121-2 et 131-41 du Code pénal), et exclusion des marchés publics pour une durée de cinq ans au plus (article L. 441-5 du Code de commerce).

En cas d'infraction, sont responsables le vendeur, qui doit délivrer une facture conforme, et l'acheteur, qui doit la réclamer.

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