Facturation électronique : tout comprendre pour s’y préparer sereinement

En cas de non-conformité, vous vous exposez à des pénalités financières. Autant dire qu’il vaut mieux anticiper !

• Non-désignation d'une plateforme agréée en réception des factures : après une mise en demeure par l'administration, restée infructueuse au bout de 3 mois, vous vous exposez à une amende de 500 €, qui pourra augmenter en cas de non conformité persistante. 
• Non-émission de facture électronique (e-invoicing) : amende forfaitaire de 50 € par facture non transmise au format électronique, avec un plafond annuel de 15 000 € (total des amendes appliquées au titre d'une même année civile).
• Non-transmission des données de transaction ou de paiement (e-reporting) : amende de 500 € par transmission non effectuée, plafonnée à 15 000 € par an (total des amendes appliquées au titre d'une même année civile). 

Ces amendes ne sont pas appliquées en cas de première infraction commise au cours de l’année civile en cours et des 3 années précédentes si l’infraction a été réparée spontanément ou dans les 30 jours suivant une première demande de l’administration. 

A noter que des amendes plus larges peuvent s'appliquer en cas de non-respect des obligations de facturation (jusqu'à 75 000 € pour les entreprises individuelles et 375 000 € pour les sociétés, pouvant doubler en cas de récidive). 

Dès septembre 2026, vous devrez obligatoirement passer par une Plateforme Agréée (PA) pour recevoir et, à terme, émettre vos factures électroniques. Il vous faudra donc avoir inscrit votre entreprise sur une PA avant le 1^er septembre 2026.

Si vous êtes client de FIDUCIAL Expertise ou de FIDUCIAL Informatique, afin de vous simplifier cette démarche, nous vous proposerons d’inscrire votre structure via un mandat en votre nom : contactez votre interlocuteur FIDUCIAL habituel !

Si vous disposez d’un logiciel de facturation, vérifiez qu’il est compatible avec les formats attendus (Factur-X, UBL, etc.) et qu’il sera connecté à une plateforme agréée. Selon votre cas, un changement de solution peut s’avérer nécessaire.

Veillez bien à l’interopérabilité avec votre expert-comptable pour éviter les doubles saisies et fluidifier l'envoi des pièces. N’hésitez pas à en discuter avec lui.

C’est une fois que vous aurez choisi votre PA et réceptionné vos premières factures numériques que débutera votre plus gros défi : adapter la manière dont vous administrerez votre activité.

À partir du 1^er septembre 2026, vous aurez à gérer des factures d’achats au format électronique et d’autres au format traditionnel (PDF, Word, Excel…).

Il vous faudra en amont répondre à ces questions :

• Comment gèrerez-vous au quotidien le passage progressif de la facture papier à la facture électronique ? 
• Comment adapterez-vous votre organisation pour conserver un pilotage sain et régulier de vos factures ? 
• Comment adapterez-vous vos relations avec votre expert-comptable ? 

Prenez le temps de construire un processus simple, qui s’intègre le plus naturellement possible dans votre suivi administratif.

Émettre une facture électronique exige de respecter des formats précis, d’inclure toutes les mentions obligatoires et de passer par une plateforme agréée. Cela nécessite une adaptation de vos outils internes et vos procédures administratives, ainsi qu’une coordination avec votre expert-comptable pour garantir la conformité et la traçabilité des informations.

Pour maîtriser la création, l’envoi et le suivi des factures électroniques, et afin d’éviter les erreurs et les rejets, consultez notre article dédié : Comment faire une facture électronique conforme.

Toutes les structures assujetties à la TVA en France devront recourir à une PA immatriculée par l'État pour recevoir leurs factures électroniques à partir du 1ᵉʳ septembre 2026.

Sont concernées toutes les structures ayant leur siège, un établissement stable ou, à défaut, leur domicile ou résidence habituelle sur le territoire français, y compris certaines zones d’outre-mer comme la Guadeloupe, la Martinique et la Réunion. Les assujettis regroupent toutes les personnes physiques ou morales exerçant une activité économique à titre habituel, qu’elle soit artisanale, industrielle, commerciale, agricole, libérale ou civile. Les associations à objet commercial et celles ayant opté pour la TVA sont également concernées, même si elles bénéficient d’une franchise en base.

Cette obligation ne s’applique pas aux entités situées en Guyane, à Mayotte ou dans d’autres territoires d’outre-mer non concernés par la TVA.

Pour en savoir plus, consultez notre article détaillant qui doit utiliser une plateforme agréée.

La facturation électronique transforme profondément l'organisation administrative des entreprises. Elle impose l’adaptation des procédures internes, l’automatisation du suivi des paiements, l’archivage sécurisé et renforce le besoin de coordination avec les experts-comptables. Elle impacte également votre trésorerie et votre planification financière, tout en vous permettant de gagner en efficacité et en fiabilité dans le traitement des factures.

Pour plus de détails, référez-vous à notre article sur les impacts de la facturation électronique.

Toutes les plateformes respectent les mêmes exigences de conformité, de sécurité et d'envoi des données à l'administration. Le choix d'une plateforme agréée repose donc sur vos besoins et sur les services proposés. Il convient d’opter pour une solution adaptée à la taille de votre entreprise, intégrée à vos éventuels outils existants. L’accompagnement et la connexion avec votre expert-comptable sont également essentiels pour sécuriser vos échanges et faciliter la transmission d'informations.

Le prix dépend du modèle de l’éditeur, de la configuration de votre structure et du volume d’opérations incluses. Ainsi, il repose souvent sur un abonnement fixe complété par une part variable. Les fonctionnalités (archivage, statuts, intégrations), le nombre d’utilisateurs ou de SIRET, et le niveau d’automatisation peuvent également influencer le coût. Estimez vos volumes et besoins pour comparer efficacement les offres.

Pour en savoir plus, consultez notre article : Quel est le prix d’une Plateforme Agréée ?

Le e-reporting consiste à transmettre à l’administration les données de transaction et de paiement relatives à certaines opérations, notamment les ventes à des particuliers ou à des clients établis à l’étranger, par l'inetrmédiaire d'une plateforme agréée par l’État. Si vous utilisez un logiciel de facturation ou de caisse compatible avec la réforme, celui-ci pourra générer et envoyer automatiquement les données requises (montant, TVA le cas échéant, date et nature de l’opération). En revanche, si vous ne disposez pas de logiciel adapté, vous devrez saisir ou déposer ces informations via l’interface mise à disposition par votre plateforme agréée. Pour une petite structure, l’enjeu est donc surtout de choisir un outil simple et conforme, et de vous assurer que toutes les opérations concernées sont bien identifiées et transmises sans oubli.

Pour connaître toutes les étapes en détail, consultez notre article : Comment faire le e-reporting ? Le guide étape par étape.