Pendant longtemps, une facture envoyée par courrier ou un simple PDF envoyé par e-mail suffisait. Avec la réforme de la facturation électronique entrant progressivement depuis le 1er septembre 2026, cette pratique appartient au passé pour les échanges entre professionnels (B2B) assujettis à la TVA. Pour les transactions domestiques, chaque facture doit être émise, transmise et archivée dans un format structuré, conçu pour être lu automatiquement par les systèmes de gestion ou par une Plateforme Agréée (PA). L’envoi de PDF ou de courrier reste néanmoins possible pour les transactions avec les entités non-assujetties, comme les particuliers. Cette évolution n’est pas qu’une contrainte : bien accompagnée, elle peut se transformer en véritable levier de simplification.
Réforme de la facture électronique : ce qui a vraiment changé
L’une des évolutions majeures en matière d'émission des factures est l’obligation de passer par une Plateforme Agréée (PA) pour les échanges entre professionnels assujettis à la TVA et établis en France.
Les factures doivent également être transmises et archivées dans un format électronique structuré (Factur-X, UBL ou CII) selon le calendrier progressif suivant :
- Pour l'envoi de factures : depuis le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, et à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et TPE.
- Pour la réception de factures : depuis le 1er septembre 2026 pour toutes les entités.
Cette normalisation sécurise la collecte de la TVA et simplifiera la vie des entreprises en permettant, à terme, le pré-remplissage de la déclaration de TVA par l’administration fiscale.
Par exemple, le format Factur-X ressemble à un PDF classique, mais il contiend aussi des données cachées que les autres PA peuvent lire automatiquement.
Le contenu de la facture a légèrement évolué : si les mentions obligatoires classiques (numéro SIRET, TVA, montants HT et TTC, conditions de règlement…) sont restées les mêmes en substance, la réforme a imposé l'ajout de nouvelles informations obligatoires sur la facture, notamment :
- le SIREN du client ;
- la catégorie de l'opération (livraison de biens ou prestation de services) ;
- l'éventuelle option de paiement de la TVA sur les débits ;
- l'adresse de livraison des biens si elle est différente de l'adresse de facturation.
Qui sont les acteurs de la réforme ?
C’est ici qu’interviennent les acteurs clés :
- La Plateforme Agréée (PA)
Elle est l’interlocuteur unique et obligatoire pour l'émission et la réception des factures B2B domestiques. Chaque facture transite par une PA, qui en contrôle la conformité avant de la transmettre à la plateforme de destination. Certaines proposent aussi des services utiles comme l’archivage ou le suivi des règlements. - Le Portail Public de Facturation (PPF)
Le PPF n’est pas une passerelle entre entreprises. Il a un rôle plus limité : tenir l’annuaire des assujettis et transmettre à la DGFIP les données de facturation, de transaction et de paiement ainsi que des informations relatives aux statuts de traitement des factures.
Les Plateformes Agréées échangent les factures entre elles en utilisant l'annuaire central de routage mis à disposition par le Portail Public de Facturation (PPF). Parallèlement, le PPF reçoit et concentre les données fiscales essentielles (e-invoicing et e-reporting) transmises par les PA, avant de les communiquer à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).
Faire une facture électronique : le processus pas à pas
Émettre une facture électronique ne demande pas forcément plus de travail, mais le chemin est différent :
- Création : la facture est générée par l’émetteur et intégrée sur une Plateforme Agréée, ou depuis un logiciel compatible connecté à une PA.
- Contrôle : les données client et d'acheminement sont contrôlées pour assurer la bonne transmission de la facture.
- Transmission : la facture passe par la PA de l’émetteur, puisest envoyée à celle de son client grâce à l’annuaire central géré par l’État.
- E-reporting : en parallèle, les données utiles (transactions, montants, statuts) sont transmises à l’administration.
Les erreurs à éviter quand on fait une facture électronique
- Envoyer un PDF simple non reconnu comme facture électronique à vos clients professionnels assujettis à la TVA et établis en France. Seuls les formats structurés (Factur-X, UBL, CII) seront acceptés pour le B2B domestique.
- Transmettre la facture par e-mail plutôt que via une PA.
- Retarder votre préparation alors que les échéances de 2026 et 2027 arrivent vite !
Si vous facturez un particulier (B2C) ou un client non-assujetti (à l’étranger ou non), la facture traditionnelle (papier ou PDF simple) reste le standard. En revanche, même pour ces ventes, les données de transaction (e-reporting) doivent être transmises à la DGFiP via votre Plateforme Agréée (PA) selon les modalités de votre régime de TVA.
Un outil de simplification
La facturation électronique ne doit pas être vue uniquement comme une obligation réglementaire. Elle offre l’occasion de fluidifier votre gestion, de limiter les tâches répétitives et de disposer d’une meilleure visibilité sur votre trésorerie. Une fois en place, votre processus d’émission de factures deviend plus rapide et plus sécurisé et vous donne une visibilité instantanée sur l’état de vos paiements.
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