Une interface et des fonctionnalités pensées pour les petites et très petites entités
Une plateforme agréée est à la base une sorte de boîte noire chargée de recevoir, trier, expédier et archiver des factures électroniques. Mais alors que l’utilisateur doit interagir avec la plateforme agréée, c’est-à-dire voir les factures reçues, les valider ou les refuser, savoir à quelles dates les payer, les mettre en paiement, etc., il n’a pas directement accès à cette boîte noire.
Certaines plateformes agréées ont décidé de développer des fonctionnalités pour permettre un accès direct à leurs utilisateurs. Chez FIDUCIAL, nous avons plutôt fait le choix stratégique de les incorporer directement dans nos logiciels. Ainsi, nous n’obligeons pas l’utilisateur à travailler sur deux outils différents. Les logiciels proposés par FIDUCIAL pour la gestion des achats et la comptabilité ont donc été adaptés pour gérer automatiquement ces interactions, via un seul accès.
Ainsi, le logiciel en ligne Facilia Achats a été pensé pour pouvoir y reproduire les actions que vous (et/ou vos employés) réalisez aujourd’hui avec les factures papier, les factures reçues par mail ou via des espaces clients. Et en plus, Facilia Achats a été conçu pour essayer de vous faire gagner du temps : des factures accessibles de partout et à tout moment, un échéancier mis à jour en permanence, des paiements en ligne sans avoir besoin de ressaisir toutes les informations sur le site de votre banque ou d’aller à la Poste envoyer les chèques, un classement automatique des factures payées, un envoi automatique à votre agence ou vers votre logiciel comptable FIDUCIAL… Et pour tout avoir au même endroit, Facilia Achats gère également les notes et petites factures qui demeureront au format papier (notes de péage, parking, restaurant…) et qu’il vous suffira de photographier avec votre smartphone dans l’application FIDUCIAL.
Qu’est-ce qu’une plateforme agréée (ou PA) ?
Une plateforme agréée est un opérateur de dématérialisation immatriculé par l’Etat. Elle a pour fonction de transmettre les factures électroniques entre les entités assujetties à la TVA après en avoir contrôlé la conformité. Elle en extrait également les données à communiquer à l’administration fiscale (les parties, les dates, les lignes de facturation, la TVA…). C’est également elle qui vous fournit une sorte d’adresse électronique (à remettre à vos fournisseurs) et qui inscrit cette adresse dans l’annuaire centralisé de la facturation électronique. Plus d’une centaine de plateformes agréées sont immatriculées définitivement après vérification de la conformité technique aux exigences d’un cahier des charges strict.
Une connexion automatique à votre comptable FIDUCIAL Expertise à votre logiciel comptable FIDUCIAL
Si vous avez confié la tenue de la comptabilité de votre entreprise ou de votre association à FIDUCIAL Expertise, les factures validées (électroniques, ou importées car initialement au format papier ou PDF) sont automatiquement transférées à votre agence, sans aucune manipulation. Votre conseiller FIDUCIAL peut également, avant d’établir les déclarations de TVA ou les comptes annuels, consulter dans Facilia Achats les factures que vous n’avez pas encore validées et celles que vous avez refusées, sans que vous ayez à partager avec lui votre mot de passe.
Si vous tenez vous-même votre comptabilité avec un logiciel comptable FIDUCIAL, les factures validées arrivent aussi immédiatement dans votre logiciel comptable, prêtes à être saisies ou intégrées automatiquement.
Si vous tenez votre comptabilité avec un autre logiciel comptable, Facilia Achats vous offre une fonctionnalité de saisie automatisée (intervention manuelle très réduite) et vous permettra prochainement d’exporter facilement un journal d’achats vers votre logiciel comptable.
Une formation et une assistance par votre conseiller FIDUCIAL Expertise
Facilia Achats est intuitif. Si vous avez des questions, des tutoriels existent pour chaque fonctionnalité et un chatbot répond à vos questions. Néanmoins, un conseiller de votre agence vous accompagne tout au long de la prise en main de cet outil, aussi simple soit-il.
Une hotline est accessible à distance, notamment pour les problèmes techniques d’accès. Mais là encore, le conseiller de votre agence vous assiste au sujet des modalités d’utilisation opérationnelle de l’outil. Il a accès aux mêmes informations que vous, même si certaines tâches lui sont interdites (validation d’un avoir, paiement pour votre compte…), donc impossibles à visualiser.
Cet accompagnement personnalisé est plus difficile, voire impossible, en optant pour une autre plateforme agréée.
Un accompagnement personnalisé à l’organisation administrative
Une plateforme agréée ou tout autre logiciel, aussi fonctionnels soient-ils, ne se suffisent pas à eux-mêmes, car adopter ces outils implique une adaptation de votre organisation administrative.
Avant le 1er septembre 2026, vos factures continuaient d’être au format papier ou dématérialisé (PDF ou autre format). Depuis cette date, des factures électroniques s’y substituent progressivement (d’abord celles émises par les grandes entreprises) pour atteindre leur apogée au dernier trimestre 2027 (toutes les entreprises devront émettre des factures électroniques). Pour autant, il demeurera quelques notes et petites factures papier.
Par conséquent, vous passez petit à petit d’une organisation fondée sur le papier à une organisation mixte, où la facturation électronique prend progressivement le pas sur les factures papier. Vos habitudes de gestion administrative (de la validation au paiement des factures) doivent être revues.
Le conseiller de votre agence FIDUCIAL peut vous y aider. Nous pensons que le plus simple est d’adopter le plus rapidement une gestion dématérialisée de l'ensemble vos factures, et ainsi d’éviter de jongler à terme avec deux organisations, d’un côté la facturation électronique, de l’autre le format papier.
Une inscription facilitée dans l’annuaire centralisé et géré par l’Etat
Tout assujetti à la TVA doit être inscrit dans l’annuaire centralisé et géré par l’État. Le cas échéant, il subit une amende. Cette inscription prend la forme du remplissage et de la signature d’un formulaire, appelé « opt in », sur lequel figure l’adresse « électronique » de votre entreprise (à ne pas confondre avec une adresse e-mail).
Votre agence FIDUCIAL Expertise peut s’en charger. Il vous suffit pour cela de la mandater. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre conseiller FIDUCIAL si vous souhaitez opter pour cette simplification administrative.
La plateforme agréée PA FIDUCIAL Cloud, également agréée pour l’émission des factures électroniques
Bien que votre entreprise ou votre association ne soit pas concernée par l’obligation d’émettre des factures électroniques avant le 1er septembre 2027, la plateforme agréée (PA) FIDUCIAL Cloud vous permettra d’envoyer vos factures électroniques à vos clients assujettis à la TVA. Elle acceptera les factures réalisées à partir des logiciels de FIDUCIAL, dont Facilia Ventes.
Cette plateforme agréée assurera aussi les obligations d’e-reporting à satisfaire à compter du 1er septembre 2027.
En conclusion, choisir la plateforme agréée FIDUCIAL Cloud, c’est l’assurance d’utiliser des fonctionnalités adaptées à la taille de votre entreprise ou de votre association, d’automatiser l’envoi des factures à votre agence sans intervention manuelle, et de bénéficier d’un accompagnement personnalisé, que ce soit en termes de formation ou d’assistance.
