Une interface et des fonctionnalités pensées pour les petites et très petites entités
Une plateforme agréée est à la base une sorte de boîte noire chargée de recevoir, trier, expédier et archiver des factures électroniques. Mais alors que l’utilisateur doit interagir avec la plateforme agréée, c’est-à-dire voir les factures reçues, les valider ou les refuser, savoir à quelles dates les payer, les mettre en paiement, etc., il n’a pas directement accès à cette boîte noire.
Certaines plateformes agréées ont décidé de développer des fonctionnalités pour permettre un accès direct à leurs utilisateurs. Chez FIDUCIAL, nous avons plutôt fait le choix stratégique de les incorporer directement dans nos logiciels. Ainsi, nous n’obligeons pas l’utilisateur à travailler sur deux outils différents. Les logiciels proposés par FIDUCIAL pour la gestion des achats et la comptabilité ont donc été adaptés pour gérer automatiquement ces interactions, via un seul accès.
Ainsi, le logiciel en ligne Facilia Achats a été pensé pour pouvoir y reproduire les actions que vous (et/ou vos employés) réalisez aujourd’hui avec les factures papier, les factures reçues par mail ou via des espaces clients. Et en plus, Facilia Achats a été conçu pour essayer de vous faire gagner du temps : des factures accessibles de partout et à tout moment, un échéancier mis à jour en permanence, des paiements en ligne sans avoir besoin de ressaisir toutes les informations sur le site de votre banque ou d’aller à la Poste envoyer les chèques, un classement automatique des factures payées, un envoi automatique à votre agence ou vers votre logiciel comptable FIDUCIAL… Et pour tout avoir au même endroit, Facilia Achats gère également les notes et petites factures qui demeureront au format papier (notes de péage, parking, restaurant…) et qu’il vous suffira de photographier avec votre smartphone dans l’application FIDUCIAL.
Qu’est-ce qu’une plateforme agréée (ou PA) ?
Une plateforme agréée est un opérateur de dématérialisation immatriculé par l’Etat. Elle a pour fonction de transmettre les factures électroniques entre les entités assujetties à la TVA après en avoir contrôlé la conformité. Elle en extrait également les données à communiquer à l’administration fiscale (les parties, les dates, les lignes de facturation, la TVA…). C’est également elle qui vous fournira une sorte d’adresse électronique (à remettre à vos fournisseurs) et qui inscrira cette adresse dans l’annuaire centralisé de la facturation électronique. Plus d’une centaine de plateformes agréées ont déjà été « immatriculées sous réserve ». Elles seront immatriculées définitivement après vérification de la conformité technique aux exigences d’un cahier des charges strict. Cette étape n’interviendra pas avant la fin de l’année 2025.
Une connexion automatique à votre comptable FIDUCIAL Expertise à votre logiciel comptable FIDUCIAL
Si vous avez confié la tenue de la comptabilité de votre entreprise ou de votre association à FIDUCIAL Expertise, les factures validées (électroniques, ou importées car initialement au format papier ou PDF) seront automatiquement transférées à votre agence, sans aucune manipulation. Votre conseiller FIDUCIAL pourra également, avant d’établir les déclarations de TVA ou les comptes annuels, consulter dans Facilia Achats les factures que vous n’aurez pas encore validées et celles que vous aurez refusées, sans que vous ayez à partager avec lui votre mot de passe.
Si vous tenez vous-même votre comptabilité avec un logiciel comptable FIDUCIAL, les factures validées arriveront aussi immédiatement dans votre logiciel comptable, prêtes à être saisies ou intégrées automatiquement.
Si vous tenez votre comptabilité avec un autre logiciel comptable, Facilia Achats vous offrira une fonctionnalité de saisie automatisée (intervention manuelle très réduite) et vous permettra d’exporter facilement un journal d’achats vers votre logiciel comptable.
Une formation et une assistance par votre conseiller FIDUCIAL Expertise
Facilia Achats est intuitif. Si vous avez des questions, des tutoriels existent pour chaque fonctionnalité et un chatbot répond à vos questions. Néanmoins, un conseiller de votre agence vous accompagnera tout au long de la prise en main de cet outil, aussi simple soit-il.
Une hotline est accessible à distance, notamment pour les problèmes techniques d’accès. Mais là encore, le conseiller de votre agence vous assistera au sujet des modalités d’utilisation opérationnelle de l’outil. Il aura accès aux mêmes informations que vous, même si certaines tâches lui seront interdites (validation d’un avoir, paiement pour votre compte…), donc impossibles à visualiser.
Cet accompagnement personnalisé sera plus difficile, voire impossible, en optant pour une autre plateforme agréée.
Un accompagnement personnalisé à l’organisation administrative
Une plateforme agréée ou tout autre logiciel, aussi fonctionnels soient-ils, ne se suffiront pas à eux-mêmes, car adopter ces outils implique une adaptation de votre organisation administrative.
Jusqu’au 1er septembre 2026, vos factures continueront d’être au format papier ou dématérialisé (PDF ou autre format). A compter de cette date, des factures électroniques s’y substitueront progressivement (d’abord celles émises par les grandes entreprises) pour atteindre leur apogée au dernier trimestre 2027 (toutes les entreprises devront émettre des factures électroniques. Pour autant, il demeurera quelques notes et petites factures papier.
Par conséquent, vous allez devoir passer d’une organisation fondée sur le papier à une organisation mixte, où la facturation électronique prendra progressivement le pas sur les factures papier. Vos habitudes de gestion administrative (de la validation au paiement des factures) devront être revues.
Le conseiller de votre agence FIDUCIAL pourra vous y aider, surtout avant le 1er septembre prochain. Nous pensons que le plus simple est d’adopter le plus rapidement une gestion dématérialisée de vos factures d’achats, et ainsi d’éviter de jongler à terme avec deux organisations, d’un côté la facturation électronique, de l’autre le format papier.
Une inscription facilitée dans l’annuaire centralisé et géré par l’Etat
Tout assujetti à la TVA devra être inscrit dans l’annuaire centralisé et géré par l’État. Le cas échéant, il subira une amende. Cette inscription prendra la forme du remplissage et de la signature d’un formulaire, appelé « opt in », sur lequel figurera l’adresse « électronique » de votre entreprise (à ne pas confondre avec une adresse e-mail).
Votre agence FIDUCIAL Expertise peut s’en charger. Il vous suffit pour cela de la mandater. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre conseiller FIDUCIAL si vous souhaitez opter pour cette simplification administrative.
La plateforme agréée PA FIDUCIAL Cloud, également agréée pour l’émission des factures électroniques
Bien que votre entreprise ou votre association ne soit pas concernée par l’obligation d’émettre des factures électroniques avant le 1er septembre 2027, la plateforme agréée (PA) FIDUCIAL Cloud vous permettra d’envoyer vos factures électroniques à vos clients assujettis à la TVA. Elle acceptera les factures réalisées à partir des logiciels de FIDUCIAL, dont Facilia Ventes.
Cette plateforme agréée assurera aussi les obligations d’e-reporting à satisfaire à compter du 1er septembre 2027.
En conclusion, choisir la plateforme agréée FIDUCIAL Cloud, c’est l’assurance d’utiliser des fonctionnalités adaptées à la taille de votre entreprise ou de votre association, d’automatiser l’envoi des factures à votre agence sans intervention manuelle, et de bénéficier d’un accompagnement personnalisé, que ce soit en termes de formation ou d’assistance.
