Vous recevez une facture électronique de l’un de vos fournisseurs assujetti à la TVA en France, et un élément de la facture ne vous convient pas. Oui, vous pouvez la refuser !
Votre droit de refus est maintenu, mais la procédure devient formalisée et obligatoire. L'époque où un simple courriel ou un appel suffisait pour contester une facture est révolue.
Avec la réforme de la facturation électronique, la facture électronique suit un cycle de vie dont l'Administration fiscale doit connaître chaque étape. Dès la réception de la facture sur leur Plateforme Agréée (PA) ou leur logiciel connecté à la PA, les entreprises doivent obligatoirement la contrôler, puis valider ou refuser sa prise en charge.
Cette décision se matérialise par l'envoi d'un statut normalisé (comme « refusée ») via la PA, ce qui est le seul moyen de valider officiellement votre contestation.
La distinction cruciale : rejet, refus et acceptation
Il est fondamental de comprendre les différents statuts, et de différencier les deux grandes raisons pour lesquelles une facture peut être écartée du processus normal. Le rejet est technique, le refus est commercial.
1. Le refus (action de l'acheteur)
Le refus est une action initiée par vous, l'acheteur. Vous transmettez le statut « refusée » via votre plateforme en refusant la facture et en indiquant le motif du refus.
- Le motif : il est lié à un désaccord commercial (erreur de fond). Par exemple : la quantité livrée est incorrecte, le prix facturé n'est pas celui convenu, ou la prestation n'est pas conforme au bon de commande.
- La conséquence : le fournisseur est immédiatement notifié et il doit alors émettre une nouvelle facture corrigée pour régulariser la transaction, puisque la facture initiale a été refusée avant acceptation formelle.
À noter : si vous découvrez une erreur après avoir accepté et enregistré la facture (par exemple, au moment du paiement), vous devrez quand même la payer et demander ensuite un avoir à votre fournisseur pour régulariser l'erreur et la TVA associée.
Important : l'inverse du refus est l'Acceptation. Si vous ne refusez pas formellement la facture dans un délai défini (qui sera précisé par décret), celle-ci sera considérée comme "Acceptée" par défaut. Cette validation engage alors définitivement votre responsabilité pour le paiement.
2. Le rejet (contrôle de la plateforme)
Le rejet est une action initiée par votre plateforme agréée (PA).
- Le motif : lié à une non-conformité technique ou légale (erreur de forme). Par exemple: le SIRET de l'acheteur est manquant ou erroné, ou le format de fichier est corrompu.
- La conséquence : la facture est bloquée à l'entrée et n'atteint jamais votre système. Le fournisseur doit la corriger avant de pouvoir la renvoyer.
Le sas de sécurité est le terme le plus précis pour décrire le rôle de votre Plateforme Agréée (PA), qui agit comme un poste de contrôle obligatoire. Elle filtre et bloque toute facture qui n'est pas techniquement conforme, garantissant ainsi que seules les données valides vous parviennent.
3. L'acceptation (validation de l'acheteur)
C'est l'étape où vous reconnaissez que la facture est conforme commercialement et la validez, formalisée par le statut "Acceptée".
Cela signifie que vous reconnaissez le montant, la quantité, et que le contenu de la facture correspond bien à la livraison de biens ou à la prestation de services effectuée, validant ainsi la transaction et déclenchant le processus de paiement.
Ce que change le « refus » pour votre TPE
Lorsque vous décidez de refuser une facture, le statut « refusée » est le seul qui vous permettra de bloquer le paiement pour des raisons commerciales. Cette formalisation apporte des bénéfices concrets pour votre gestion :
- Tracé officiel : le statut officialise votre contestation et vous donne une preuve numérique irréfutable de la date de refus.
- Simplicité comptable : vous n'avez pas à traiter une facture que vous n'acceptez pas. La comptabilité est simplifiée grâce à l'automatisation. Le document est annulé à la source en cas de refus, ou il est validé formellement par le statut "Acceptée", ce qui sécurise et accélère le traitement de la TVA.
- Résolution rapide : le fournisseur est immédiatement notifié et doit agir. Cela permet de résoudre les litiges de paiement plus rapidement.
En résumé, si la facture est techniquement correcte mais commercialement litigieuse, vous la refusez via votre Plateforme Agréée. Si elle est techniquement incorrecte, la plateforme la rejette avant même qu'elle ne vous parvienne.
