Peut-on refuser une facture électronique reçue ?

Facturation électronique et refus de facture

Vous recevez une facture électronique de l’un de vos fournisseurs assujetti à la TVA en France, et un élément de la facture ne vous convient pas. Oui, vous pouvez la refuser !

Vous pouvez toujours contester une facture électronique, mais son refus doit désormais être formalisé dans le cadre du dispositif de facturation électronique.

Avec la réforme de la facturation électronique, chaque facture suit un cycle de vie avec des statuts transmis dans le dispositif. Lorsqu’une entreprise souhaite refuser une facture reçue, elle transmet le statut « Refus » par l’intermédiaire de sa Plateforme Agréée (PA).

Au sommaire :
 

• Qu’est-ce qu’un refus de facture électronique ?
• Quelle est la différence entre refus et rejet de facture électronique ?
• Quelles sont les conséquences du refus d’une facture électronique pour votre TPE ?

Qu’est-ce qu’un refus de facture électronique ?

Le refus d’une facture électronique est la décision prise par le destinataire lorsqu’il conteste la facture. Il se matérialise par la transmission du statut « Refus » via sa plateforme agréée.

• Le motif : le refus peut notamment résulter d’une erreur sur la facture ou d’un désaccord concernant l’opération facturée. Par exemple : mauvais destinataire, quantité incorrecte, prix différent de celui convenu ou prestation non conforme à la commande.
• La conséquence : le refus est transmis dans le cycle de vie de la facture afin d’informer le fournisseur. Celui-ci doit ensuite apporter la correction ou effectuer la régularisation appropriée selon la nature du motif de refus.

📝 À noter : si une erreur est découverte après le traitement de la facture, rapprochez-vous du fournisseur afin de déterminer la régularisation adaptée, par exemple au moyen d’une facture rectificative ou d’un avoir lorsque la situation le justifie.

Quelle est la différence entre refus et rejet de facture électronique ?

Le refus est décidé par le destinataire lorsqu’il conteste une facture, tandis que le rejet est déclenché par la plateforme agréée de l’émetteur ou du destinataire lorsqu’une facture ne respecte pas le format requis ou certains contrôles réglementaires.

• Le motif : le rejet intervient lorsque le format de la facture ou l’un des contrôles réglementaires réalisés par la plateforme n’est pas conforme, par exemple en cas d’identifiant requis invalide, d’incohérence entre les montants HT, la TVA et le TTC, de numéro de facture déjà utilisé ou de format non conforme.
• La conséquence : la facture n’achève pas normalement son processus de transmission tant que la cause du rejet n’est pas corrigée ; l’émetteur doit alors effectuer les corrections nécessaires avant une nouvelle transmission, lorsque celle-ci est requise.

Quelles sont les conséquences du refus d’une facture électronique ?

Le refus d’une facture électronique permet de formaliser sa contestation, d’en assurer la traçabilité et de faciliter son suivi avec le fournisseur :

• Traçabilité et suivi du litige : le statut « Refus » permet de tracer la contestation et d’en informer le fournisseur afin qu’il puisse engager les actions nécessaires pour la traiter.
• Traitement plus clair : la facture contestée peut être identifiée comme telle dans le processus de traitement. Le statut « Refus » ne supprime toutefois pas, à lui seul, la facture initialement émise ni les éventuelles opérations de régularisation nécessaires.