Facturation électronique obligatoire : comment ça marche et quels impacts pour les petites entreprises ?

Facturation électronique obligatoire : ce qu’il faut retenir

1 - La facturation électronique ou « e-invoicing » est une réforme voulue par l’État français, dans un but principalement de détection et de lutte contre la fraude à la TVA. Cette réforme modifie les modalités d’émission, de transmission et de réception des factures. En revanche, ni les règles d’imposition ou d’exonération de TVA, ni les règles de déduction de TVA ne changent.

2 - Toutes les entreprises établies en France, y compris les plus petites, dès lors qu’elles ont une activité économique (commerciale, industrielle, libérale ou agricole), sont concernées par la réforme de la facture électronique. Celle-ci s’étend aussi à certaines associations, à certaines sociétés civiles immobilières, à certains loueurs en meublé… globalement à pratiquement tout acteur économique qui est identifié par un numéro SIREN.

3 - Toutes les entreprises, donc vous aussi, devront être en capacité de recevoir des factures électroniques à partir du 1^er septembre 2026. Et vous en recevrez nécessairement, car toutes les grandes entreprises (notamment celles fournissant électricité, eau, téléphonie, internet…) auront l’obligation de les envoyer au format électronique à compter du 1^er septembre 2026.

4 - L’envoi et la réception de factures électroniques s’opéreront exclusivement par l’intermédiaire des plateformes de dématérialisation de factures agréées par l’État. Donc toute entreprise devra choisir une plateforme de réception au premier semestre 2026.

5 - À compter du 1^er septembre 2027, l’obligation d’émettre des factures électroniques sera étendue à toutes les entreprises, ainsi que l’obligation de transmettre à l’administration fiscale des données relatives aux transactions et aux encaissements, appelée e-reporting. Mais ce n’est pas encore la priorité.

Cette réforme aura un impact considérable sur votre organisation administrative. Vous passerez progressivement de la gestion de factures au format papier à la gestion de factures au format électronique depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Mais il faudra redoubler de vigilance pendant la période transitoire entre le 1^er septembre 2026 et le 1^er septembre 2027, dans la mesure où factures papier, PDF et électroniques cohabiteront, afin de ne rien oublier de payer ou de ne rien payer deux fois. C’est une situation qui peut perturber l'entreprise qui ne dispose pas de personnel dédié aux tâches administratives.

La réforme de la facturation électronique : qui, quoi, quand, comment ?

Qui est concerné par la facture électronique obligatoire (e-invoicing) ?

La réforme de la facture électronique concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France métropolitaine (dont la Corse), en Guadeloupe, à la Martinique et à La Réunion. Par « assujettie à la TVA », on entend toute entreprise :

• ayant une activité économique : artisans, commerçants, prestataires de services, professions libérales, agriculteurs… ;
• et quelle que soit la forme juridique sous laquelle cette activité est exercée : entreprise individuelle, société, association…

Vous pouvez être un assujetti à la TVA même si vous n’êtes pas redevables de la TVA sur vos ventes ou vos recettes (professions médicales, microentreprises soumises à la franchise de TVA…).

Certaines activités de location (location nue à usage commercial ou industriel, location meublée ayant une activité para-hôtelière…) sont aussi assujetties à la TVA.

Si vous avez un doute sur votre statut d’assujetti à la TVA, parlez-en à votre expert-comptable.

Dématérialisation des factures : qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Au sens de la réforme, c'est une facture :

• dont l’émetteur et le destinataire sont deux assujettis à la TVA établis en France métropolitaine, en Guadeloupe, à la Martinique ou à La Réunion ;
• qui est émise sous un format dématérialisé défini par l’État (Factur-X, UBL ou CII) ;
• qui est transmise par l’intermédiaire d’une plateforme agréée (auparavant appelée plateforme de dématérialisation partenaire ou PDP).

Le cas échéant, si l’une de ces trois conditions n’est pas remplie, on ne peut pas parler de « facture électronique ».

Ainsi, les factures papier scannées, mais aussi les PDF ordinaires, sous forme de tableur ou de traitement de texte, voire générées par un logiciel comptable puis envoyées par courriel… ne respectent pas cette nouvelle réglementation. En effet, ce ne sont pas des formats admis par l’État. De même, une facture expédiée à un particulier, y compris en respectant les autres conditions, n’aura pas le statut officiel de facture électronique, car le destinataire n’est pas un assujetti à la TVA. Il vous faudra vous veiller à être en conformité et à adapter votre gestion administrative.

À noter : quatre nouvelles mentions obligatoires devront désormais figurer sur les factures. Il s'agit de :

• le numéro SIREN du client,
• l’adresse de livraison des biens, si elle diffère de l’adresse de facturation,
• la nature des opérations facturées : s’il s’agit uniquement de livraisons de biens, uniquement de prestations de services, ou d’un mélange des deux,
• l’indication de l’option pour le paiement de la TVA sur les débits, lorsque cette option est exercée.

À partir de quand serez-vous soumis obligatoirement à la facturation électronique ?

La généralisation de la facturation électronique se fera en deux temps (calendrier fixé par l'article 91 de la loi de finances pour 2024) :

• 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1^er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises.

Mais attention, pour connaître la date d’entrée en vigueur de cette réglementation pour vous, il faut distinguer la réception de la facture de l’envoi de la facture.

En effet, toutes les entreprises concernées par la facturation électronique, quelle que soit leur taille, devront se mettre en conformité et être en capacité de recevoir des factures électroniques à partir du 1^er septembre 2026. Vous recevrez obligatoirement des factures électroniques, car toutes les grandes entreprises auront l’obligation d’en produire à partir de cette date. Et qui ne reçoit pas de factures d’électricité, d’eau, de téléphonie… ? Il vous faudra donc choisir une solution agréée le moment venu.

En matière d’émission de factures, c'est le calendrier ci-dessus qui s'appliquera.

Tous les assujettis qui, au 1^er janvier 2025, occuperont moins de 250 personnes et auront un chiffre d’affaires annuel n’excédant pas 50 millions d’euros ou un total de bilan n’excédant pas 43 millions d’euros, dès lors qu’ils émettent des factures à destination des autres assujettis, ne devront les envoyer au format électronique qu'à partir du 1^er septembre 2027. 

Bien évidemment, ces derniers pourront anticiper leur émission au nouveau format sans attendre la date d’entrée en vigueur obligatoire.
 

Quelles sont les obligations liées à la facturation électronique pour les TPE/PME ?

1. Réception de factures électroniques (en provenance de vos fournisseurs, pour vos achats) : dès le 1^er septembre 2026, pour toutes les entreprises quelles que soient leur taille.
2. Emission de factures électroniques (à destination de vos clients, pour vos ventes) : au 1^er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises réalisant des opérations B2B domestiques (entre entreprises établies en France métropolitaine, Guadeloupe, Martinique et La Réunion) et B2G (pour une organisation gouvernementale ou une administration).
3. Transmission à l’administration fiscale du détail du chiffres d’affaires qui n’a pas fait l’objet d’une facture électronique (transmission de données de transaction) : au 1^er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises réalisant des opérations B2B non-domestiques (entre entreprises établies hors de France métropolitaine, Guadeloupe, Martinique ou La Réunion) et B2C (pour des clients particuliers).
4. Transmission à l’administration fiscale du détail des encaissements de prestations de service, que les ventes aient fait ou non l’objet d’une facture électronique (transmission de données de paiement) : au 1^er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises réalisant des opérations B2B, B2C et B2G.

Quelles sont les opérations exclues de l’obligation d’émettre une facture électronique ?

Deux grandes catégories d’opérations ne sont pas soumises à l’obligation d’émission d’une facture électronique :

• les ventes de biens ou de prestations à destination de non-assujettis à la TVA (principalement des particuliers, ce que l’on appelle aussi des opérations BtoC), qu’ils soient français ou étrangers ;
• les ventes de biens ou de prestations à destination d’autres assujettis à la TVA, mais dans un autre État (ce que l’on appelle aussi opérations BtoB non domestiques). Attention, une nouvelle directive européenne non encore transposée prévoit d’inclure ces ventes dans le process de la facture électronique.

Il existe d’autres exceptions, qui visent des opérations entre assujetties établis en France. Par exemple : les opérations relevant des articles 261 à 261 E du Code général des impôts (secteur de la santé, de la formation…), les opérations d’un petit montant (péages, restauration, parking…), les opérations payées par les salariés dans le cadre de leurs déplacements professionnels…

Néanmoins, si votre entreprise ne réalise que des transactions exclues du champ de la facture électronique, ne vous réjouissez pas trop vite. En effet, à compter du 1^er septembre 2027, vous serez également tenus de déclarer le détail de ces opérations à l’administration fiscale. On parlera alors de « transmission de données de transaction » ou de « e-reporting ».

Des doutes sur vos obligations ? Parlez-en à votre expert-comptable.

Comment fonctionne la facture électronique ?

Toutes les entités dans l’obligation de recevoir des factures électroniques devront choisir une plateforme de réception parmi les plateformes de dématérialisation agréées par l’État (appelées auparavant plateformes de dématérialisation partenaires ou PDP). De leur côté, toutes les entités dans l’obligation d’émettre des factures électroniques devront choisir une plateforme d’envoi parmi les plateformes de dématérialisation agréées.

Il sera possible de choisir la même plateforme pour recevoir et émettre des factures électroniques, ou d’en choisir des différentes.

Le processus de transmission respectera les étapes suivantes :

1. Le fournisseur émettra une facture électronique (dans l'un des formats autorisés).
2. Le fournisseur l’adressera à sa plateforme d’envoi.
3. Cette plateforme d’envoi l’adressera à la plateforme de réception choisie par le client.
4. Cette plateforme de réception la mettra à disposition du client.

Ces plateformes auront plusieurs obligations, comme la vérification du format de la facture, son archivage, etc. C'est aussi par elles que passeront le e-reporting.

La plateforme d’envoi aura une obligation complémentaire, à savoir communiquer le détail de chaque facture à l’administration fiscale.

Pour vous aider à passer à la facture électronique et choisir une PA, vous pourrez compter sur l’accompagnement de votre expert-comptable. Il éclairera votre prise de décision.

Pour plus d'informations, consultez notre page dédiée à la facturation électronique.