Les différents statuts de la facture
Un statut correspond à une étape dans le cycle de vie de la facture. Dans le cadre de la facturation électronique, certaines sont obligatoires, d’autres facultatives. Les statuts sont gérés automatiquement par les plateformes agréées (PA). Ils le sont aussi via les outils de gestion intégrés ou interconnectés auxdites plateformes, à la suite d’une action du fournisseur ou du client.
Statuts gérés par les plateformes | ||
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Statut | Caractère | Commentaire |
| Déposée | Obligatoire | La PA d'émission informe le fournisseur que sa facture est reçue, contrôlée et conforme. |
| Émise par la plateforme | Facultatif | La PA d'émission informe le fournisseur que sa facture a été transmise à la plateforme agréée de réception de son client. |
| Reçue par la plateforme | Facultatif | La PA de réception informe avoir reçu la facture de la PA d'émission. |
| Mise à disposition | Facultatif | La PA de réception informe avoir mis la facture à disposition du client. |
| Rejetée | Obligatoire | L'un des contrôles de la PA d'émission ou de la PA de réception a détecté une anomalie sur la facture. |
Les statuts gérés par les PA n’exigent aucune action du fournisseur ou du client.
Statuts créés par une action du fournisseur | ||
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Statut | Caractère | Commentaire |
| Complétée | Facultatif | Le fournisseur fournit des pièces justificatives complémentaires attendues par le client. |
| Encaissée | Obligatoire | Le fournisseur informe avoir reçu un paiement total ou partiel de la facture. |
Les statuts créés par une action du fournisseur sont peu nombreux. Celui à caractère obligatoire a uniquement pour but d’informer l’administration fiscale.
Les petites entreprises n’auront à gérer ces statuts « fournisseurs » que lorsqu’elles seront obligées d’émettre des factures électroniques. Mais, depuis le 1er septembre 2026, elles ont à gérer les statuts « clients » puisqu’elles sont clients de grandes entreprises qui leur adressent des factures électroniques (ex : facture d’électricité, internet...).
Statuts créés par une action du client | ||
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Statut | Caractère | Commentaire |
| Pris en charge | Facultatif | Le client accuse réception de la facture. |
| Approuvée | Facultatif | Le client accepte l'intégralité de la facture. |
| Approuvée partiellement | Facultatif | Le client accepte partiellement la facture. |
| En litige | Facultatif | Le client est en désaccord avec tout ou une partie de la facture. |
| Suspendue | Facultatif | Le client attend des pièces justificatives complémentaires et suspend le traitement de la facture dans cette attente. |
| Refusée | Obligatoire | Le client refuse la facture dans son intégralité. |
| Paiement transmis | Facultatif | Le client informe avoir réalisé le paiement partiel ou total de la facture. |
Les statuts à caractère facultatif ne remontent pas à l’administration fiscale. Ils peuvent être créés et gérés à la condition que les PA et leurs outils de gestion intégrés ou interconnectés le permettent. À défaut, le fournisseur et/ou le client sont limités à l’usage des seuls statuts obligatoires.
Deux statuts pourtant essentiels pour la gestion d’une entreprise sont absents des spécifications produites par l’administration, à savoir le statut « à encaisser » et le statut « à payer ». Ils figurent néanmoins dans la plupart des outils de gestion intégrés ou interconnectés, tant ces statuts sont vitaux pour toute entreprise afin de lui permettre et lui faciliter le suivi des encaissements et des décaissements.
Dans le cas d’une facture « rejetée » ou « refusée », le fournisseur est contraint de procéder à une annulation comptable (avoir interne) et à l’émission d’une nouvelle facture. Il est interdit au client de la prendre en compte dans sa comptabilité.
Refuser une facture : attention !
Dans le cycle de vie d’une facture électronique, le refus d’une facture électronique doit être motivé. L’administration fiscale a prévu à ce jour 40 codes « motif ». Certains visent les erreurs de destinataire, d’autres des erreurs relatives à des informations figurant sur la facture (calcul, taux de TVA, coordonnées bancaires, mentions légales, Siren ou Siret, quantité, prix unitaire… erronés). Les derniers motifs évoquent divers cas (sous-traitance, doublon…). Il n'est pas possible de retenir le statut « refusée » sans le compléter d’un motif codifié.
Avant d’opérer un refus, le client peut utiliser les autres statuts facultatifs (approuvée partiellement, en litige, suspendue). Toutefois, ces statuts n’interrompent pas nécessairement les délais de paiement, tout comme un usage abusif du statut « refusé », surtout si le client tarde à les mettre en œuvre.
Accepter une facture, facultatif mais utile
D’aucuns, en position de client, peuvent croire un peu trop rapidement qu’ils ont à exploiter uniquement le statut « refusée » puisque c’est le seul obligatoire. C'est sans compter sur la mécanique informatique, puisque là aussi c’est obligatoire, les factures électroniques étant traitées dans un outil informatique. Or, pour passer d’un statut à un autre, il est nécessaire d’effectuer une action, qui en l’occurrence ne peut être que manuelle.
Qui, hormis celui qui valide le contenu d’une facture après pointage de sa concordance entre autres avec la livraison ou après constat de la réalisation effective de la prestation de service peut mettre ladite facture en paiement ? Il n’est pas possible de laisser le logiciel agir seul, même en lui indiquant que x jours après sa réception la facture sera automatiquement acceptée à défaut d’avoir été refusée dans l’intervalle. Ce serait une bien mauvaise administration et gestion de l’entreprise.
Si l’administration fiscale considère le statut « acceptée » facultatif, il s’avère dans les faits d’un usage obligatoire.
Au prochain numéro : Émission de facture électronique et e-reporting
