La facture électronique est une obligation légale pour toutes les entités assujetties à la TVA et établies en France, dans le cadre de leurs échanges domestiques entre professionnels, qui entrera progressivement en vigueur à partir de septembre 2026. Pour aborder ce changement sereinement, il est essentiel de suivre une démarche simple et structurée. Voici 5 étapes à ne pas négliger pour votre TPE.
Étape #1 : choisir votre plateforme agréée
Le choix d’une Plateforme Agréée (PA) immatriculée par l’Etat est l'étape centrale pour garantir votre conformité avec la facturation électronique, car c’est elle qui permettra d’envoyer et de recevoir vos factures électroniques avec vos clients et fournisseurs professionnels en France, et de transmettre les informations attendues par l’administration.
- Désignation obligatoire : la désignation d’une Plateforme Agréée est indispensable pour recevoir vos factures électroniques à partir du 1er septembre 2026. En cas de non-respect des obligations de facturation, des sanctions peuvent s’appliquer, notamment une amende pouvant aller jusqu’à 15 € par facture, plafonnée à 15 000 € par an.
- Consultation de votre expert-comptable : avant de faire un choix, demandez conseil à votre expert-comptable. Il connaît vos besoins et pourra vous orienter vers la solution qui s'intégrera le mieux à sa propre organisation comptable, facilitant ainsi vos échanges de données.
- Inscription à l'annuaire : une fois votre plateforme choisie, votre adresse de facturation électronique devra être inscrite dans l’annuaire central géré par l’administration fiscale. C'est grâce à cet annuaire que vos fournisseurs sauront vers quelle PA adresser leurs factures. Cette inscription est généralement réalisée avec l’appui de votre PA, sous votre responsabilité.
Étape #2 : anticiper l'adoption de nouveaux outils
Des outils comme Word ou Excel ne permettent pas, à eux seuls, de créer une facture conforme au nouveau cadre de la facturation électronique, car la facture devra être transmise dans un format structuré via une plateforme agréée. Il est donc indispensable de s’appuyer sur un outil adapté, soit en vérifiant que votre solution actuelle répond à ces exigences, soit en vous équipant d’un logiciel compatible.
- Vérifiez votre logiciel actuel : si vous utilisez déjà un logiciel de facturation, vérifiez immédiatement sa compatibilité. Le logiciel doit être capable de générer des factures électroniques dans un format structuré (ex : Factur-X) et de transmettre vos factures via votre PA. Sinon, il faudra prévoir de changer de logiciel.
- Pensez à vous doter d’un nouvel outil : si vous n'êtes pas équipé, il peut s’avérer utile d'acquérir une Solution Compatible. Par exemple, le logiciel de facturation en ligne Facilia centralise et facilite la gestion de vos factures, tout en intégrant la PA FIDUCIAL Cloud pour la réception et l'émission de vos factures électroniques.
Étape #3 : adapter votre organisation administrative
Même après le démarrage de la réforme, vous devrez gérer une période de coexistence entre plusieurs formats de factures pour éviter toute rupture dans votre activité.
- Gérer la coexistence des formats : vous devrez pouvoir gérer l'envoi de factures électroniques pour vos clients professionnels, tout en continuant, si nécessaire, à émettre des factures papier ou pdf pour vos clients particuliers. Vous devez donc adapter votre organisation afin de gérer ces multiples formats, et votre logiciel doit simplifier cette gestion hybride.
- Vous familiariser avec les statuts : vous devrez vous familiariser avec les différents statuts de suivi d’une facture (par exemple : mise à disposition, acceptée, rejetée, payée), disponibles via l’interface de votre PA ou dans votre outil de facturation connecté à une PA.
Étape #4 : informer vos fournisseurs
L'obligation de réception des factures électroniques sera effective pour toutes les entités françaises assujetties à la TVA dès le 1er septembre 2026.
Communiquez "votre adresse” : pour vous assurer de recevoir vos factures fournisseurs sans interruption et éviter les litiges, vous devez informer vos principaux fournisseurs de du nom de votre Plateforme Agréée et de votre adresse de facturation électronique.
Étape #5 : Sécuriser l'archivage légal
L'archivage sécurisé est une obligation légale à part entière qui garantit l'intégrité de vos documents sur le long terme. Cette étape relève de votre responsabilité.
- Archivage sécurisé : n’oubliez pas que les factures doivent être conservées pendant la durée légale, généralement retenue à 10 ans. L’archivage doit garantir l’intégrité, la disponibilité et la lisibilité des factures pendant toute la durée légale.
- Vérifiez votre solution : les PA peuvent proposer des solutions d’archivage sécurisé, mais elles ne couvrent pas systématiquement toute l’obligation sur 10 ans. Vérifiez que votre organisation (votre logiciel ou votre solution externe) garantit bien la conservation légale durant toute la durée requise.
La facture électronique représente un changement important, mais anticipé correctement, il peut devenir une opportunité de simplification pour votre gestion administrative. Votre expert-comptable est un interlocuteur clé pour vous aider à faire les bons choix et aborder cette obligation en toute confiance. En vous faisant accompagner dès maintenant, vous sécurisez votre conformité et gagnez en sérénité pour la suite.
