Avec la généralisation progressive de la facturation électronique à partir de septembre 2026, les entreprises doivent non seulement émettre et recevoir des factures électroniques, mais aussi en garantir une conservation conforme. Si l’obligation de conserver les factures pendant dix ans existait déjà, la généralisation de la facturation électronique rend indispensable un archivage garantissant l’intégrité, la traçabilité et la valeur probante des documents sur le long terme.
La durée d’archivage : pourquoi retenir 10 ans
La question de la durée de conservation est fondamentale et souvent source de confusion.
La législation française encadre rigoureusement la conservation des factures (émises et reçues) en imposant des délais différents selon qu'il s'agisse d'une obligation fiscale ou comptable.
Le Code de commerce et le Livre des procédures fiscales définissent ainsi deux durées légales qui s'appliquent à tous les documents de facturation de votre entité :
Durée légale | Obligation | Référence légale |
| 6 ans | Pour répondre aux obligations fiscales (permet à l'administration de contrôler vos déclarations de TVA et vos impôts). | Article L102 B du Livre des procédures fiscales |
| 10 ans | Pour répondre aux obligations comptables et civiles (durée requise pour l'utilité administrative et la valeur probante des documents en cas de litige). | Article L123-22 du Code de commerce |
Conclusion impérative : en tant qu'entité française assujettie à la TVA, vous devez vous conformer à l'obligation la plus longue. Il est donc impératif de conserver toutes vos factures électroniques pendant 10 ans après la clôture de l'exercice pour garantir la traçabilité de votre comptabilité et vous prémunir contre tout contrôle ou contentieux.
Les 3 principes pour un archivage à valeur probante
Stocker un fichier sur un disque dur ou dans un dossier partagé n'est absolument pas un archivage légal. Pour que votre facture électronique conserve sa valeur probante (c'est-à-dire sa force juridique en cas de contrôle ou de litige) durant les 10 ans requis, l'archivage doit respecter les trois principes indispensables à la conformité, en cohérence avec les exigences posées par l'article 289 du Code Général des Impôts :
- Authenticité de l’origine : c'est la garantie que l'émetteur de la facture est bien celui qui prétend l'être. Le système d'archivage doit permettre la vérification des données d'identification de l'entité (numéro SIRET, numéro de TVA, Kbis, etc.) de manière fiable et inaltérable.
- Intégrité du contenu : ce principe est au cœur de la sécurité. Il s'agit de la garantie absolue de la non-modification de la facture après sa création. L'archivage doit prouver l'inaltérabilité du document, depuis sa date d'émission jusqu'à la fin de la période légale de conservation. Cela inclut la vérification de la présence de toutes les mentions légales obligatoires.
- Lisibilité : la facture doit pouvoir être consultée et exploitée facilement. Elle doit être lisible non seulement par un utilisateur humain, mais aussi par un logiciel informatique, ce qui est crucial pour le traitement automatisé des données de la facturation électronique.
Ces principes peuvent être documentés notamment au travers de la Piste d’Audit Fiable (PAF), lorsque celle-ci est pertinente. La PAF est un ensemble de contrôles documentaires internes qui relient la facture à l'ensemble du cycle de la transaction (devis, bon de commande, bon de livraison, preuve de paiement), et doivent pouvoir être présentés en cas de contrôle.
Où et comment seront stockées vos factures ?
Pour respecter le délai de 10 ans et les trois principes légaux, vous devez opter pour un système d'archivage sécurisé.
Le rôle de la Plateforme Agréée (PA)
La solution la plus simple et la plus sûre est de faire appel à votre Plateforme Agréée (PA). De nombreuses PA proposent également des services d'archivage électronique sécurisé sur 10 ans.
- Avantage : l'archivage est automatique. La PA stocke les factures dans des conditions qui garantissent leur intégrité et leur accessibilité en cas de contrôle, libérant votre entité de cette contrainte technique.
- Localisation : les données doivent être stockées sur le territoire français ou dans un État membre de l'Union Européenne (ou un pays lié par une convention d'assistance mutuelle).
Alternatives de stockage
Si votre entité choisit de ne pas utiliser le service d'archivage de sa PA, elle peut recourir à un Système d’Archivage Électronique (SAE) conforme aux normes en vigueur. Cependant, cette solution est souvent plus coûteuse et plus complexe à gérer en interne, car elle impose de maintenir en permanence la garantie d'inaltérabilité et de traçabilité des documents sur 10 ans.
Sanction en cas de non-respect
L'archivage des factures électroniques n'est pas une simple recommandation, mais une obligation légale. Le non-respect de cette réglementation expose votre entité à des sanctions et à des risques financiers sérieux :
- Sanctions : si vous n'êtes pas en mesure de présenter l’ensemble des factures, ou ou de garantir leur intégrité, votre entité s'expose à des sanctions fiscales importantes.
- Autres risques : en plus de l'amende, l'absence de factures ou de justificatifs permettant d’assurer une traçabilité fiable peut entraîner un rejet de votre comptabilité par l'administration fiscale.
