Factures au format Word ou Excel : pourquoi les abandonner ?

Dans le nouveau système de facturation électronique, une facture n'est plus seulement un document papier ou un format numérique non structuré (comme un PDF par exemple). C'est avant tout un flux de données structurées, devant respecter l’un des formats autorisés (Factur-X, UBL ou CII) pour les factures électroniques B2B domestiques. L'objectif est clair : garantir l'intégrité, la traçabilité et la conformité des informations fiscales.

L’obligation sera mise en place progressivement : toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques dès le 1^er septembre 2026, et les TPE/PME devront émettre leurs factures sous format structuré au plus tard le 1^er septembre 2027. Pour une TPE, il est donc utile d’anticiper cette transition.

Le contexte réglementaire : un besoin de sécurisation des données

L’évolution vers une facturation plus formelle et sécurisée est motivée par deux axes réglementaires majeurs :

1. La Loi anti-fraude à la TVA (2018) : depuis l'entrée en vigueur de l'article 286-I-3° bis du Code général des impôts, toute entité assujettie à la TVA qui utilise un logiciel ou un système de caisse pour l'enregistrement des règlements de ses clients doit s’assurer que cet outil garantit l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. Un simple fichier Word ou Excel, modifiable sans traçabilité, ne permet pas de démontrer ces garanties en cas de contrôle. Cela expose l’entreprise à une remise en cause de la fiabilité de ses données et, si elle utilise un logiciel ou un système de caisse non conforme, aux sanctions prévues par l’article 1770 duodecies du CGI.
    
2. La réforme de la facturation électronique (2026-2027) : progressivement, à partir du 1er septembre 2026, les factures entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France devront être émises et reçues sous forme électronique, en passant par une Plateforme Agréée par l’État (PA), soit directement, soit via un logiciel raccordé à une PA. L'émission de factures devra respecter l’un des formats structurés prévus par la réforme (Factur-X, UBL, CII). Dans la pratique, cela va rendre l’utilisation de simples fichiers Word, Excel ou de PDF envoyés par e-mail non conforme pour les transactions domestiques entre professionnels assujettis à la TVA en France (B2B) : la facture devra être émise ou convertie dans un format structuré par un logiciel raccordé à une PA, qui assurera ensuite sa transmission vers la PA du client.

L'objectif de cette double évolution est de formaliser et de sécuriser les échanges, permettant à terme le pré-remplissage de la déclaration de TVA par l’administration fiscale.

Pourquoi les factures au format Word ou Excel ne sont pas adaptées

La raison principale et la plus pressante de l'obsolescence de ces outils est l'imminence de la facturation électronique obligatoire. L’entité aura l’obligation d’émettre ses factures électroniques B2B domestiques dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII). Les formats propriétaires de Word et Excel ne sont pas compatibles avec ces standards, de même que les PDF simples. Par conséquent, pour les flux domestiques entre professionnels assujettis, l’émission de factures électroniques devra obligatoirement transiter par votre Plateforme Agréée d’émission (PA), généralement via votre logiciel de facturation. Il ne sera pas possible d’envoyer directement un PDF ou un document issu de Word ou Excel au client.

Au-delà de cette obligation, ces outils présentent des faiblesses fondamentales en matière de gestion :

• Absence de traçabilité : les fichiers simples ne permettent pas de contrôler et d’enregistrer de manière satisfaisante les modifications, suppressions ou duplications d'une facture. Le risque de manipulation accidentelle (ou intentionnelle) est élevé, compromettant l'intégrité de la comptabilité.
   
• Archivage inadéquat : la simple conservation de fichiers Word, Excel ou PDF non sécurisés ne répond pas aux exigences d’archivage probant, qui imposent la conservation des factures pendant 10 ans dans des conditions garantissant leur intégrité.
   
• Risque de sanctions fiscales : en cas de contrôle, si l’administration juge que l'outil ne garantit pas l'intégrité des données, des pénalités peuvent être appliquées, notamment l’amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse non conforme prévue par l’article 1770 duodecies du CGI, renouvelable en cas de non-mise en conformité. Des sanctions en cas de non-respect de l’obligation de facturation électronique sont également prévues .

L’alternative : opter pour un logiciel de facturation

Pour une entité souhaitant se mettre en conformité avec la loi anti-fraude et anticiper la réforme de la facturation électronique, l'adoption d'un logiciel de facturation est la solution intéressante à considérer. Ce type d'outil offre de multiples garanties :

• Sécurité juridique renforcée : un logiciel de facturation certifié ou conforme garantit l’inaltérabilité des données dès l’émission de la facture et respecte les exigences de traçabilité prévues par la loi anti-fraude.
   
• Automatisation et efficacité : ces systèmes simplifient le quotidien, proposant des fonctionnalités telles que le suivi des paiements, la gestion des relances et la génération des mentions légales obligatoires.
   
• Préparation à la réforme : de nombreux éditeurs de logiciel de facturation se positionnent comme futurs acteurs de la réforme. Certains deviendront eux-mêmes Plateformes Agréées (PA), d’autres se raccorderont à une plateforme partenaire pour assurer l’acheminement des factures. Choisir un tel outil est une démarche proactive pour s’assurer que vous pourrez émettre vos factures via votre PA à compter du 1er septembre 2027 pour les TPE/PME. Le logiciel de facturation sera l'interlocuteur privilégié de votre PA d’émission, assurant que la facture sera convertie au bon format structuré (Factur-X, UBL, CII), puis routée conformément à l’annuaire des assujettis. Le logiciel devra également être en mesure de récupérer les statuts de vie de la facture (émise, déposée, rejetée, encaissée, etc.), exigés par la réforme pour assurer la transmission des données d’e-reporting lorsque cela sera nécessaire.

Il est recommandé à chaque entité d'auditer son processus de facturation actuel. Si vous êtes assujetti à la TVA et que vous ne pouvez garantir la traçabilité, la conservation et la sécurisation de vos données, il est temps d'opter pour une solution de logiciel de facturation moderne et sécurisée. Facilia Ventes de FIDUCIAL est la solution conçue pour sécuriser l'émission de vos factures clients et garantir leur conformité aux normes fiscales et à l’obligation future de facturation électronique.

En pratique, pour une TPE, les étapes clés sont les suivantes :

1. Vérifier la conformité de votre outil actuel, et le cas échéant, choisir un logiciel capable d’émettre des factures structurées ;
    
2. Sélectionner une Plateforme Agréée (le plus souvent celle intégrée à votre logiciel de facturation) ;
    
3. Recenser les modèles de factures existants et en vérifier les mentions obligatoires ;
    
4. Organiser la reprise de vos factures antérieures dans le nouveau système pour garantir la continuité de la numérotation et des archives ;
    
5. Définir vos numérotations de factures ;
    
6. Préparer la connexion avec votre plateforme agréée et vérifier votre immatriculation dans l’annuaire public des assujettis, indispensable pour permettre le bon routage des factures.

Anticiper ces étapes permettra une transition fluide et sans impact sur votre activité.