Une facture électronique ne peut pas être envoyée par simple e-mail : pour répondre aux obligations légales, elle doit être transmise via une Plateforme Agréée (PA) ou une Solution Compatible, raccordée à celle-ci. Ce cheminement indirect est essentiel. Il sécurise la circulation des informations et garantit que les éléments requis par l’administration fiscale sont correctement transmis, conformément au dispositif piloté par le Portail Public de Facturation (PPF).
Ce processus d'acheminement de la facture électronique se déroule en plusieurs étapes essentielles, gérées par des systèmes interconnectés :
L’émission et la préparation de la facture électronique
Deux situations peuvent se présenter.
Vous utilisez un logiciel compatible avec la facturation électronique
Dans ce cas, vous créez la facture comme d’habitude. Si votre logiciel génère déjà un format structuré conforme (Factur-X, UBL ou CII), il transmet la facture directement à votre Plateforme Agréée (PA). S’il ne produit pas encore ce format, il envoie automatiquement la facture à la PA, qui se charge alors de la convertir avant transmission au destinataire.
Vous n’utilisez pas de logiciel ou pas un logiciel adapté
Vous devez alors transmettre la facture vous-même à votre PA, soit :
- en déposant un document lisible (PDF),
- soit en saisissant les informations directement sur l’interface de votre PA.
La PA crée ensuite le format structuré requis et gère l’envoi vers la plateforme de votre client.
Le routage de la facture électronique via l'annuaire central
Une fois le document structuré déposé, votre Plateforme Agréée interroge l'Annuaire central national. Cet annuaire est géré par le Portail Public de Facturation (PPF) et a pour rôle essentiel d'identifier avec certitude la plateforme choisie par votre client pour la réception des factures (une autre Plateforme Agréée ou le PPF lui-même). L'annuaire est donc en quelque sorte le GPS du circuit de facturation électronique.
Le contrôle et la transmission de la facture par votre PA
La facture électronique est ensuite transmise par votre PA à la PA de réception de votre client. La PA réalise les vérifications prévues par la réglementation afin de s’assurer que la facture respecte les exigences techniques avant d’être transmise. Si un manquement est détecté, la facture est immédiatement rejetée.
L'arrivée de la facture pour traitement
Ce n'est qu'après avoir validé la facture (sans rejet technique) que la PA de votre client génère le statut « Mise à disposition » et qu’elle rend la facture accessible sur son interface. Votre client peut alors consulter la facture et l’intégrer dans son propre circuit de traitement afin de l’accepter ou de la refuser dans sa PA, puis de payer son fournisseur.
Ce fonctionnement assure que seules des factures techniquement conformes circulent entre les plateformes, ce qui fiabilise l’ensemble de votre processus de facturation.
Vous en savez pas si vous êtes concerné ? Consultez nos articles expliquant qui doit utiliser une plateforme agréée et les impacts de la facturation électronique pour votre entreprise.
