D’abord, penser à consulter votre plateforme agréée de réception
C’est une nouveauté. Et pourtant, il ne faut pas oublier de la consulter régulièrement pour s’assurer que vos factures correspondent effectivement à vos commandes ou vos achats, et bien sûr les payer en temps et en heure. Certains rétorqueront qu’une consultation n’est pas nécessairement utile dès lors que ces fournisseurs sont réglés par prélèvement. Certes, mais la facture électronique n’empêche pas les erreurs de facturation, et toutes les factures électroniques ne sont pas payées par prélèvement. Et progressivement, tout au long de la première année, jusqu’au 1er septembre 2027, leur nombre ira croissant, puisque de nombreuses TPE et PME commenceront à émettre des factures électroniques avant la date obligatoire.
C’est une habitude à prendre, afin notamment d’anticiper les sorties d’argent.
Ensuite, valider ou refuser les factures électroniques
Seul le refus d’une facture électronique est une obligation posée par la loi régissant la facturation électronique. En effet, si vous refusez une facture électronique, vous devez le faire savoir à votre plateforme agréée de réception. Les motifs sont multiples : fournisseur inconnu, double facturation, facture non conforme à la commande, livraison incomplète, montant erroné… Il vous suffit d’indiquer le bon motif dans l’outil de gestion des factures électroniques intégré ou interconnecté à votre plateforme agréée de réception. Votre fournisseur en est alors informé par le même canal que celui qui a servi à vous envoyer la facture.
Certains se diront : « encore une tâche administrative en plus... ». En réalité ce n’est pas vrai, vous matérialiserez seulement ce que vous faites déjà aujourd’hui. Vous examinez bien le contenu de vos factures pour savoir si vous devez ou non la payer : envoi au bon destinataire, rapprochement à la commande, examen des tarifs appliqués… Et en fonction du résultat de votre contrôle, vous la refuserez, ou plus certainement la validerez. Et même si la validation n’est pas obligatoire en vertu de la loi, elle a un réel intérêt, car sur le plan informatique, nous sommes dans un workflow (c’est-à-dire une chaîne de traitements) où il faut formaliser une action pour passer à l’étape suivante : en l’occurrence, si vous validez la facture, elle passe en traitement comptable et à sa mise en paiement.
Dans une petite entreprise, nous conseillons que cette tâche, comme d’ailleurs celle du paiement, soit réservée exclusivement au dirigeant, et non pas confiée à un salarié ou un tiers. C’est le meilleur moyen d’éviter la fraude et le détournement de fonds.
Pour y voir clair, adoptez un outil capable de gérer aussi les factures non électroniques
En recevant d’un côté des factures électroniques, d’un autre des factures papier ou PDF, d’un autre encore des tickets ou notes de restaurant, vous risquez de vous perdre dans une organisation multiple :
- que dois-je payer à quelle date ?
- où trouver telle facture ?
- est-elle payée ?
- est-elle envoyée à la comptabilité ou à mon expert-comptable ?...
Le plus simple est de tout gérer de façon dématérialisée. Comment ? Premièrement, en choisissant une plateforme agréée de réception dont l’outil de gestion des factures électroniques est en capacité de traiter également les factures papier, les PDF, les tickets et notes diverses. Deuxièmement, en « scannant » les documents papiers à l’aide d’un scanner ou d’un smartphone pour les télécharger ensuite, avec les factures reçues au format PDF par e-mail, dans votre outil de gestion des factures électroniques. Il vous suffit enfin de ranger ces pièces « scannées » dans une boîte ou un classeur, sans autre forme de classement.
Contrairement aux factures électroniques où la reconnaissance de leur contenu est totale et absolue, la validation de ces documents « scannés » ou PDF nécessite préalablement de renseigner quelques informations : nom du fournisseurs, date, montant TTC, date d’échéance. Toutefois, si l’outil de gestion est performant, il reconnait automatiquement la plupart de ces données, limitant d’autant la contrainte de saisie.
Non seulement quelle que soit la forme de la facture (électronique, papier, PDF...), vous aurez tout au même endroit dans l’outil de gestion des factures électroniques, mais en plus, cette approche sera beaucoup moins exigeante en termes de rigueur administrative que votre organisation actuelle. En effet, avec un outil informatique, tout est classé automatiquement.
Une fois validées, toutes ces factures, électroniques ou non, et ces autres pièces justificatives « scannées » sont automatiquement :
- envoyées à votre service comptable ou à votre comptable ;
- déposées dans un échéancier qui vous permet de voir à chaque instant ce que vous devez à chaque échéance ;
- archivées dès leur paiement, paiement que vous pouvez opérer en ligne en quelques clics (plus de données à saisir sur le site de votre banque pour effectuer un virement, plus de chèques à rédiger et à déposer au bureau de Poste…). Vous pouvez voir toutes les factures d’un même fournisseur, sans aucun traitement ou classement particulier.
Ce serait dommage de réserver ces avantages seulement aux factures électroniques.
Progressivement, les factures papier ou PDF disparaîtront au profit des factures électroniques, et ce sans que cette mutation ait le moindre impact sur votre organisation administrative.
En synthèse
Le passage à la facture électronique sera indolore si vous choisissez le bon couple (plateforme agréée et outil de gestion de vos factures électroniques) d’une part, et si vous acceptez de tout gérer de façon dématérialisée d’autre part. Un seul univers sera plus facile à appréhender que deux univers en évolution. De toute manière, l’univers dématérialisé s’impose à vous par la loi. Vous ne pourrez pas y échapper et il ira croissant avec de plus en plus de factures électroniques.
Autant donc l’adopter le plus rapidement possible, vous y gagnerez en temps et en contraintes.
Au prochain numéro : Pourquoi et comment me préparer dès maintenant ?
