Le format structuré est obligatoire
Contrairement à un PDF ou à un document Word (considéré comme un format numérique non structuré), une facture électronique doit obligatoirement être échangée et archivée dans un format qui comporte des données structurées et lisibles par les systèmes de gestion et de comptabilité (comme Factur-X, UBL ou CII).
Cette structure est essentielle pour l'automatisation de son traitement et le contrôle de sa conformité par les Plateformes Agréées (PA). Si votre facture est créée sous format numérique non structuré (par exemple un PDF), votre PA se chargera de la conversion dans le format requis avant la transmission.
Le passage par les Plateformes Agréées est imposé
La transmission de la facture n'est jamais directe. La réforme de la facturation électronique repose sur le principe de l'intermédiation :
- Chaque entité assujettie à la TVA française doit obligatoirement choisir une Plateforme Agréée (PA) pour émettre et recevoir ses factures B2B (entre professionnels).
- Pour envoyer une facture, la Plateforme Agréée (PA) de l’émetteur interroge l’Annuaire Central du Portail Public de Facturation (PPF). L’Annuaire identifie la plateforme de réception du client et permet le routage automatique et sécurisé de la facture.
- Ce mécanisme garantit le contrôle des données avant qu'elles ne parviennent à l'acheteur ainsi que l'envoi des informations fiscales à la DGFiP.
Consultez le détail précis des étapes de transmission et du rôle exact de l'Annuaire dans notre FAQ “Comment arrive une facture électronique chez le client ?”.
Le dispositif se divise en deux flux légaux
Le dispositif couvre l’intégralité de vos opérations via deux flux de données qui transitent obligatoirement par le système des plateformes agréées (PA), en s’appuyant sur l’annuaire central de l'administration :
- L’e-invoicing (facture électronique) : il s’agit du flux de la facture elle-même. Il est obligatoire pour les opérations réalisées entre entités assujetties à la TVA et établies en France (B2B domestique). Les factures sont émises, transmises et reçues par l’intermédiaire d’une plateforme agréée, qui extrait et transmet les données requises à l’administration fiscale.
- L’e-reporting (transmission de données) : il correspond à la transmission à l’administration fiscale des données relatives à certaines opérations. Il concerne, d’une part, les opérations non couvertes par l’e-invoicing, notamment les ventes à des particuliers (B2C), les opérations internationales (exportations, importations, livraisons et acquisitions intra-communautaires) ainsi que les opérations réalisées avec des personnes non assujetties.
Il comprend, d’autre part, la transmission des données d’encaissement pour les opérations dont la TVA est exigible à l’encaissement (notamment les prestations de services, sauf option pour les débits), qu'elles aient fait ou non l'objet d'une facture électronique.
Ce schéma en Y est le modèle d'échange de la facture électronique et s'applique aux deux obligations. Il garantit que les informations transitent entre les Plateformes Agréées (PA) et que les données fiscales (e-invoicing et e-reporting) remontent de manière sécurisée vers la DGFiP via le PPF.
Pour savoir si vous êtes concerné, consultez notre article Qui doit utiliser une plateforme agréée pour la réception des factures électroniques ?
