Facturation de services à un particulier : la note

Règles générales

Une note doit être délivrée pour toute prestation de services fournie par un professionnel à un particulier d'un montant supérieur ou égal à 25 € TTC (arrêté n° 83-50/A du 03.10.1983, modifié par l'arrêté du 15 juillet 2010). Cette délivrance doit intervenir dès que la prestation a été rendue, et en tout état de cause, avant le paiement du prix.

Pour les prestations inférieures à 25 € TTC, la note est facultative, mais si le client la réclame, elle doit lui être remise.

Elle doit comporter (au minimum) :

  • la date de sa rédaction ;
  • le nom et l’adresse de l’entreprise ;
  • et son  numéro SIREN suivi, en cas d'immatriculation au RCS, de la mention RCS et du nom de la ville d'immatriculation (ou en cas d'immatriculation au répertoire des métiers, de la mention RM et des chiffres désignant la chambre des métiers concernée) ;
  • le nom du client, sauf opposition de celui-ci ;
  • la date et le lieu d’exécution de la prestation ;
  • le décompte détaillé, en quantité et prix, de chaque prestation et produit fourni ou vendu, c'est-à-dire : dénomination, prix unitaire, désignation de l’unité et quantité fournie ; toutefois, le décompte détaillé est facultatif en cas de devis descriptif détaillé, accepté par le client et conforme aux travaux exécutés ;
  • la somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises.

En l’absence de l’une des mentions, le prestataire de service s’expose à des sanctions.

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client et le double conservé (et classé par ordre de rédaction) par le prestataire de service pendant deux ans.

Conseil: il est préconisé de conserver les notes pendant le même délai que les factures si les notes sont des pièces justifiant le détail des recettes.

Règles particulières concernant certains services

Pour certains secteurs d'activité, il existe des règles particulières en matière de délivrance et de contenu des notes qui complètent ou remplacent les règles générales.

Travaux immobiliers effectués pour des particuliers

Selon la réglementation fiscale (CGI, art 290 quinquies), les prestations de services, assorties ou non de ventes, comportant l'exécution de travaux immobiliers, fournies par un commerçant ou un artisan pour le compte de particuliers, doivent faire l'objet d'une note (à remettre aux clients) ayant valeur de facture qui doit comporter certaines mentions obligatoires, sous peine de sanctions.

Les mentions obligatoires sont : le nom et l'adresse des parties (autrement dit, du prestataire et du client), la nature et la date de l'opération, le montant du prix et le montant de la TVA.

Par travaux immobiliers, il faut entendre :

  • les travaux de construction de bâtiment et autres ouvrages immobiliers ;
  • les travaux d'équipement des immeubles ayant pour effet d'incorporer à titre définitif aux constructions les appareils ou matériaux installés ;
  • les travaux de réfection et de réparation des immeubles et installations de caractère immobilier.

Pour l'établissement de la note, les entreprises peuvent utiliser les documents commerciaux dont elles se servent habituellement pour leurs factures, à condition que toutes les mentions obligatoires exigées par les différentes réglementations y figurent.

L'original de cette note doit être remis au client, au plus tard lors du paiement du solde du prix.

Le double est conservé par l'entreprise pendant toute la durée de la prescription fiscale, c'est-à-dire jusqu'à la fin de la troisième année qui suit celle de l'exigibilité de la TVA due au titre de l'opération concernée.

Sanctions - Le retard ou le défaut de délivrance ou de conservation de la note sont sanctionnés par une amende fiscale égale à 50 % du montant TTC des travaux. Les omissions ou inexactitudes concernant l'une des mentions obligatoires de la note sont sanctionnées par un amende de 15 € par omission ou inexactitude.

Remarques - Lorsque les travaux peuvent ouvrir droit au bénéfice du crédit d'impôt pour la transition énergétique (CITE), il convient d'ajouter sur la facture certaines mentions énumérées par l'article 200 quater du CGI, dont notamment le lieu de réalisation des travaux, les caractéristiques et critères de performances  des équipements et matériaux, le cas échéant, la qualification RGE de l'entreprise...

En cas de prestations de dépannage, entretien et réparation dans les locaux d'habitation, il doit être délivré aux particuliers, avant paiement du prix, une note conforme aux règles générales de délivrance de notes aux particuliers (voir ci-après). Cette note doit notamment comporter un décompte détaillé en quantité et prix de chaque prestation et chaque produit fourni ou vendu (sauf devis descriptif détaillé accepté par le client).

Il faut veiller, si l'entreprise utilise un modèle unique de facture de travaux immobiliers, à faire figurer sur la facture toutes les mentions prescrites par les différentes réglementations.

Bâtiment et équipement de la maison

Les prestations de dépannage, de réparation et d’entretien effectuées dans les locaux d'habitation pour les travaux suivants doivent donner lieu à la délivrance d’une note (article 5 de l'arrêté du 24 janvier 2017) dès qu'elles sont exécutées et avant paiement du prix :

  • maçonnerie ;
  • fumisterie et génie climatique, y compris les énergies renouvelables ;
  • ramonage ;
  • isolation ;
  • menuiserie (y compris entretien des portes de garage, portes de garage automatiques et portails électriques ;
  • serrurerie (y compris remplacement de ferme-porte) ;
  • couverture, toiture (y compris application d'hydrofuge et démoussage) ;
  • plomberie, sanitaires ;
  • plâtrerie ;
  • peinture, vitrerie, miroiterie ;
  • revêtements de sols et murs en tous matériaux ;
  • évacuation des eaux pluviales, curage des eaux usées, nettoyage et débouchage des canalisations ;
  • entretien et réparation des systèmes d'alarmes et de télésurveillance ;
  • entretien et réparation des plates-formes élévatrices privatives ;
  • prestations de dératisation et désinsectisation ;
  • entretien et désinfection des vide-ordures ;
  • entretien des extincteurs.

Il en est de même pour :

  • les opérations de remplacement ou d’adjonction de pièces, d’éléments ou d’appareils consécutives aux prestations ci-dessus ;
  • les prestations couvertes par des paiements forfaitaires effectués lors de la conclusion ou du renouvellement de contrats incluant à titre accessoire la mise en service ou le raccordement du bien, de contrats d'entretien, de contrats de garantie, ou de services après-vente.

La note doit être établie en double exemplaire, et elle doit comporter les mentions obligatoires exigées pour les notes délivrées aux particuliers. De plus, elle doit être conforme à la règlementation fiscale relative aux travaux immobiliers effectués pour des particuliers.

L’original doit être remis au client dès l’exécution des travaux et avant le paiement du prix. Le double doit être classé par ordre de date de rédaction.

Précisions - Avant l'exécution de toute prestation conclue en établissement commercial, le professionnel doit remettre au client un devis détaillé comportant des mentions obligatoires (article 4 de l'arrêté du 24 janvier 2017). Si la prestation est conclue hors établissement, le devis doit prendre la forme d'un contrat contenant certaines mentions obligatoires (article 5 de l'arrêté du 24 janvier 2017).

Hôtels

Les exploitants des hôtels sont tenus de délivrer une note à leurs clients pour toute location de chambre (article 1er de l’arrêté du 8 juin 1967).

La note doit comporter les mentions suivantes :

  • la date ;
  • la raison sociale et l’adresse de l’établissement ;
  • la catégorie de classement officiel de l’établissement ou de la chambre louée si le classement est différent, ainsi que le numéro de celle-ci ;
  • la durée de la location.

La note doit comporter, au fur et à mesure de leur échéance :

  • les dépenses à la charge du client, les prix, taxes et services compris de chaque prestation devant apparaître séparément et par ordre chronologique ;
  • le total des sommes TTC dues par le client.

Les prix portés sur la note peuvent être décomposés afin de faire apparaître distinctement les taxes et le montant du service.

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client au moment du paiement et le double est classé par ordre chronologique et conservé par l’exploitant pendant deux ans.

Lorsque des prestations de restauration ont été fournies, une note distincte doit être remise au client . Cette note doit être établie selon les modalités prescrites pour les notes délivrées par les restaurants. Toutefois, une mention concernant le montant de la note de restauration peut figurer sur la note de l’hôtel, lorsque le règlement des deux notes a lieu simultanément.

Restaurants : prestations fournies à des particuliers

Les exploitants des restaurants, classés ou non « tourisme », sont tenus de délivrer une note à leurs clients (article 2 de l’arrêté du 8 juin 1967), quel que soit le montant de la prestation.

L'obligation de délivrer une note aux clients est également applicable pour les restaurants faisant partie d’un hôtel, pour les établissements de restauration rapide, les cafétérias... Les établissements qui exercent à la fois l’activité de restaurant et celle de débit de boissons sont soumis à l’une et l’autre des réglementations relatives à ces activités.

La note doit comporter les mentions suivantes :

  • la date ;
  • la raison sociale et l’adresse de l’établissement ;
  • la catégorie officielle dans laquelle il est classé s’il s’agit d’un restaurant classé «tourisme».

La note doit faire apparaître séparément :

  • les prix, taxes comprises, de chaque prestation fournie ;
  • le total des sommes dues par le client ;
  • dans les établissements où il est perçu un service, la mention « service compris ».

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client au moment du paiement et le double est classé par ordre chronologique et conservé par l’exploitant pendant deux ans.

Garages

Les entreprises qui effectuent une ou plusieurs des prestations suivantes sont soumises à l’obligation de délivrance d’une note (article 5 de l’arrêté du 27 mars 1987) :

  • entretien ou réparation, contrôle technique, dépannage ou remorquage de véhicules ;
  • location d’emplacement de garage.

La note, outre les mentions générales applicables à l'ensemble des services, doit préciser :

  • pour les prestations dont le prix est déterminé sur la base d’un ou plusieurs taux horaires : le mode de calcul du taux horaire (référence au temps passé ou au barème de temps) ;
  • pour les prestations forfaitaires : la liste détaillée des opérations comprises dans le forfait, ainsi que les pièces et fournitures éventuellement incluses. Il n’est pas nécessaire de mentionner le prix correspondant à chaque opération, pièce ou fourniture. Attention : les petites fournitures ne peuvent pas être facturées forfaitairement par application d'un pourcentage ;
  • le kilométrage du véhicule figurant au compteur (décret n° 80-709 du 5 septembre 1980) ;
  • le numéro d'immatriculation du véhicule ;
  • en cas d'échange standard, la mention "échange standard".

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client. Le double doit être conservé par le prestataire de services pendant deux ans et classé par ordre de date de rédaction.

Entreprises de déménagement

Les entreprises qui effectuent une ou plusieurs prestations sont soumises à l’obligation de délivrance d'un devis et d’une note.

Si le montant de la note est différent de celui du devis, la note doit comporter de façon précise et explicite des justifications de cette différence (article 4 de l’arrêté 27 avril 2010).

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client. Le double doit être conservé par le prestataire de services pendant deux ans et classé par ordre de date de rédaction.

Auto-écoles

Les établissements d’enseignement de la conduite des véhicules sont soumis à l’obligation de délivrance d’une note (article 5 al 1 de l’arrêté du 19 juin 1987).

Pour les prestations forfaitaires, la note doit comporter la liste détaillée des prestations comprises dans le forfait, sans qu’il soit nécessaire de mentionner le prix correspondant à chacune de ces prestations.

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client. Le double doit être conservé par le prestataire de services pendant deux ans et classé par ordre de date de rédaction.

Transports sanitaires terrestres

Deux arrêtés interministériels du 13 avril 1988 fixent des règles particulières d’information sur les tarifs des transports effectués par des véhicules sanitaires terrestres privés agréés et en ambulances automobiles par des entreprises privées non agréées.

Ces textes prévoient l’obligation de délivrance d’une note dûment datée comportant :

  • le nom et l'adresse de l'entreprise ;
  • si l'entreprise est agréée, le numéro et la date de l'agrément ;
  • le nom du ou des membres de l'équipage ;
  • le nom et l'adresse du client ;
  • les lieux et heures de prise en charge et d’arrivée à destination ;
  • le nombre de kilomètres parcourus servant au calcul du prix ;
  • le décompte détaillé du prix reçu.

La note doit être établie en double exemplaire. L’original doit être remis au client. Le double doit être conservé par le prestataire de services pendant deux ans et classé par ordre de date de rédaction.

Sanctions

Toute infraction à la réglementation sur les mentions obligatoires de la note, sur ses conditions de délivrance et de conservation est punie d'une amende administrative d’un montant maximal de 3 000 € pour les personnes physiques et 15 000 € pour les sociétés (article L. 131-5 du Code de la consommation.

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