Gestion comptable : lutter contre la phobie administrative

Gestion comptable : lutter contre la phobie administrative

Bien que peu courante, la phobie administrative existe dans la profession, incitant les experts-comptables à prévenir les risques liés à une mauvaise organisation des flux administratifs à l'officine. À ces pharmaciens pour lesquels « la paperasse est un cauchemar », les cabinets comptables proposent une définition claire et un mode de communication rigoureux des pièces à produire. Voire une délégation de ces tâches à un collaborateur.

Le Quotidien du pharmacien.- Êtes-vous amené à organiser administrativement les flux de documents de l’officine ?

Philippe Becker.- Le cabinet comptable, l’expert-comptable au sens large, est perçu comme le délivreur de comptes et de déclarations fiscales et sociales, sur ce plan il n’y a pas d’ambiguïté. L’organisation comptable de nos clients est d’ailleurs l’une des missions inscrites dans l’ordonnance qui régit notre profession. Dans la mesure où la comptabilité est un système d’information, il convient donc de l’organiser.

Force est de constater qu’une bonne organisation facilite grandement la relation entre le cabinet comptable et le titulaire. Il faut aussi souligner qu'une organisation humaine ne peut être performante sans procédures, sans documentation, sans archives et sans un minimum de contrôle interne.

En amont, il est donc nécessaire que le pharmacien titulaire mette à disposition des documents classés, une mauvaise organisation pouvant générer une source de complexité. De quelle marge de manœuvre l'expert-comptable dispose-t-il pour éviter ces difficultés ?

Christian Nouvel.- Une mauvaise organisation est, à tout le moins, la source d’un conflit permanent qui se traduit par des pertes de temps, des retards, voire des erreurs dans la production des documents et un mécontentement du pharmacien qui se voit facturer des honoraires supplémentaires. Au-delà de ce constat, notre valeur ajoutée est faible lorsque nous faisons la chasse aux factures et pièces comptables, de toute nature, perdues.

Souvenons-nous qu’il y a quelques années un ex-secrétaire d’État avait déclaré avoir oublié de déclarer ses revenus du fait du syndrome de « phobie administrative » ! Cette situation est peu courante chez les pharmaciens mais elle existe… Et les cabinets comptables font tout pour éviter de proposer leurs services à ce type de profil ! On peut en comprendre les raisons !

Que faire pour éviter ce scénario ?

Philippe Becker.- En pratique il faut agir dès le début de l’activité par une définition claire et précise des tâches administratives qui incombent au titulaire. Le point capital est la mise en place d’un mode de communication, efficace et régulier, entre le pharmacien et le cabinet comptable. Il faut savoir que, très rapidement, en six mois, nous sommes capables de déterminer les aptitudes ou les faiblesses de notre client en la matière grâce au retour d’expérience de nos comptables.

 

Quelques conseils

  • Mettre en place des procédures de classement et d'archivage des documents et procéder à un contrôle interne.
  • Définir les pièces, factures et pièces comptables ainsi que les documents fiscaux et sociaux à communiquer à l'expert-comptable. Déterminer les tâches administratives qui reviennent au titualire, voire à l'un de ses collaborateurs.
  • Convenir avec l'expert-comptable d'un mode de communication clair, rigoureux et régulier de ces pièces.
  • Identifier au besoin un correspondant de l'officine. collaborateur, conjoint, auprès du cabinet comptable. Les tâches administratives courantes lui seront déléguées.
  • Le pharmacien titulaire doit toujours garder la main sur les documents - moyens de paiement et actes juridiques - qui engagent de manière significative l'entreprise.
  • Ne pas hésiter à recourir à la dématérialisation des documents. L'utilisation de l'informatique permet un classement et un archivage plus systématiques et surtout soulage l'officine du poids du "papier".

Rencontrez-vous des profils de titulaires plus « administratifs » que d’autres ?

Christian Nouvel.- Oui, comme il y a des profils « comptoir » Nous ne sommes pas tous motivés par les mêmes choses, heureusement. Souvent les profils « comptoir » qui sont très communicants n’aiment pas l’administratif qui les bride dans leurs ambitions de développement. Il est certain que, généralement, les experts-comptables s'entendent mieux avec le pharmacien de type « administratif ».

Cependant tout est question de mesure car si ce pharmacien oublie de servir ses clients le chiffre d’affaires chutera rapidement ! Nous notons parmi nos clients que les pharmaciens qui réussissent vraiment possèdent les deux facettes. Dans le cas contraire, ils veillent parfaitement à s’entourer de compétences dans les domaines où ils se savent moins performants.

Quelle solution proposez-vous, par conséquent, aux pharmaciens réfractaires à toute tâche administrative ?

Philippe Becker.- Nous recherchons dans l’officine le collaborateur qui aime les papiers, celui qui est très organisé, bref une personne qui s’aperçoit qu’elle aurait pu être comptable, cela existe ! Il peut s'agir d'un préparateur, de l’associé ou du conjoint du titulaire. On explique alors au pharmacien-chef d’entreprise les délégations normales et celles qui ne le sont pas, sachant que le titulaire doit toujours conserver la gestion de tous les moyens de paiements et des actes juridiques qui engagent de manière significative l’entreprise.

Il ne faut pas perdre de vue que la délégation, si elle est donnée dans un domaine administratif particulier, implique un contrôle régulier.

L’arrivée de la dématérialisation représente-t-elle un atout dans la relation entre le cabinet comptable et le pharmacien titulaire ?

Christian Nouvel.- Forcément car les données comptables, fiscales et sociales de la pharmacie sont stockées dans une sorte de coffre-fort à la disposition du pharmacien. Il sait qu’à tout moment de la journée ou de la nuit, il peut y accéder de manière sécurisée et sans avoir à interroger le comptable. Ce que l’on appelle la gestion électronique des données (GED) est en train de s’imposer graduellement.

C’est une étape qui fait suite à la dématérialisation des opérations bancaires qui est déjà ancienne.

L’étape suivante sera la facture électronique. Mais ce sera plus compliqué car il faudra créer un format unique. Ce sera toutefois une évolution qui nous amènera au fameux « zéro papier » et peut-être enfin à la guérison de cette fameuse phobie administrative !

Source : Le Quotidien du Pharmacien n°3513