Épidémie, incendie, inondation, cyberattaque, absence soudaine d'un associé… Personne n'est à l'abri d'un imprévu, et la crise de la COVID-19 a montré à quel point il faut s'y préparer. Pour un office notarial, chaque jour d'arrêt pèse sur les dossiers en cours, les clients et l'équipe. Anticiper, c'est pouvoir réagir vite et garder une activité aussi normale que possible, quelle que soit la situation.
Ce guide pratique vous servira de support pour regrouper dans un seul et même document, à destination de toute votre équipe, la liste des personnes à contacter ou encore les procédures à mettre en œuvre en cas d’imprévus. Le but étant de maintenir au maximum une activité normale en cas de crise. Retrouvez :
- Les contacts à réunir pour joindre rapidement les bonnes personnes en cas de crise.
- Les procédures à prévoir face aux sinistres, aux coupures d'électricité et aux incidents informatiques.
- L'organisation du travail et le suivi de vos collaborateurs, sur site comme en télétravail.
Au sommaire
- Qu'est-ce qu'un plan de continuité ?
- Liste des personnes pouvant ou devant être contactées en cas de crise
- Services d'urgences
- Associés
- Instances professionnelles
- Professionnels à contacter en fonction de la nécessité
- Plan de continuité général
- Plan de continuité informatique
- Recommandations préalables
- Procédure
- Sauvegardes des serveurs
- Sécurité des postes de travail
- CNIL - RGPD
- Plan de continuité relationnel
Qu'est-ce qu'un plan de continuité ?
Le plan de continuité a un objectif clair : permettre à votre étude de poursuivre son activité en toute situation. Quels risques envisager ? Qui prévenir en premier ? Quelles solutions préparer à l'avance ? Découvrez les bases d'une démarche qui peut tout changer le jour où l'imprévu arrive.
Liste des personnes pouvant ou devant être contactées en cas de crise
En pleine crise, avoir sous la main un document unique avec tous les contacts utiles évite de perdre un temps précieux. Voici les interlocuteurs à recenser :
Services d'urgences
Les premiers réflexes à avoir face à un sinistre ou une situation de danger, avec les numéros à garder à portée de main par toute l'équipe.
Associés
Comment réunir rapidement les associés pour former une cellule de décision, même en dehors des heures d'ouverture ? Découvrez l'organisation à prévoir.
Instances professionnelles
Certaines instances de la profession notariale doivent être prévenues sans attendre. Découvrez lesquelles et à quel moment.
Professionnels à contacter en fonction de la nécessité
Informaticien, électricien, fournisseur d'accès à internet… Identifiez dès maintenant les prestataires qui vous aideront à reprendre l'activité au plus vite.
Plan de continuité général
Cette partie vous permet d’anticiper et mettre en place des procédures en cas de sinistres incendies, inondations, coupures d’électricité ou tout autre imprévu.
Plan de continuité informatique
Vos données et vos outils sont au cœur de l'activité de l'étude. Sécuriser votre réseau et anticiper les incidents vous permet de poursuivre le travail en cours sans interruption majeure.
Recommandations préalables
Clés USB, téléchargements, logiciels non approuvés, charte informatique… Découvrez les bonnes pratiques à adopter au quotidien pour limiter les risques.
Procédure
Un poste semble infecté ? Les bons gestes, faits dans le bon ordre, peuvent éviter une contamination de tout le réseau. Découvrez aussi les documents que chaque poste doit garder en local.
Sauvegardes des serveurs
À quelle fréquence sauvegarder ? Sur quels supports ? Qui en est responsable ? Découvrez comment organiser vos sauvegardes pour pouvoir reprendre l'activité rapidement, même en cas de destruction du matériel.
Sécurité des postes de travail
L'accès à chaque poste doit être protégé. Découvrez les règles simples à mettre en place pour renforcer la sécurité de votre étude.
CNIL - RGPD
Protéger les données de vos clients est à la fois une obligation légale et une question de confiance. Découvrez les points de vigilance à intégrer à votre plan de continuité.
Plan de continuité relationnel
Une crise met aussi l'équipe à l'épreuve. Peut-on reprendre le travail sur site ? Qui travaillera depuis des bureaux temporaires ou en télétravail ? Comment garder le lien avec chaque collaborateur et veiller à sa motivation ? Découvrez comment organiser le travail et accompagner votre équipe pendant toute la période de crise.
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