Vous êtes intéressé(e) par la société multi-offices ? Nos experts répondent à vos questions et vous accompagnent dans cette aventure entrepreneuriale !
I - Rappel de la réglementation et des obligations – 1min50
Qu’est-ce qu'une société multi-offices ?
Depuis la loi "Croissance" du 6 aout 2015 la possibilité est offerte aux sociétés de notaires d'être titulaire d'un ou plusieurs offices.
En effet, bien que le notaire ne puisse être titulaire que d'un seul office où il exerce sa profession, une société notariale peut quant à elle, être nommée titulaire de plusieurs offices. On parle alors de sociétés multi-offices. En réponse à cette nouvelle loi, les décrets concernant les SCP, les SEL et les sociétés de droit commun ont été adaptés.
Quelles sont les sociétés concernées ?
Toutes les typologies de sociétés peuvent se mettre sous forme de multi-offices :
- Les SCP (sociétés civiles professionnelles),
- les SEL (sociétés d'exercice libéral),
- ou encore les sociétés de droit commun.
Il n'est pas nécessaire de changer de structure pour cela.
Concrètement comment cela s’illustre-t-il ?
Ci-dessus l'illustration du passage de la société notariale X en multi-offices.
La société notariale X titulaire d'un office à Paris est gérée par 3 notaires associés : Maître Pierre, Maître Paul et Maître Jacques.
Pour constituer une société multi-offices, la société X va devenir titulaire d'une autre étude basée à Bordeaux, dans laquelle Maître Jacques prendra ses fonctions. Il y aura donc une seule et même société notariale X mais avec deux lieux distincts de réception accessibles aux clients. La société sera gérée par les trois associés. Maîtres Pierre et Paul basés dans l'office de Paris seront notaires titulaires à Paris, tandis que Maître Jacques affecté à l'office de Bordeaux sera notaire titulaire à Bordeaux.
Pour une meilleure compréhension de ce schéma, visionnez la vidéo à partir de 03:53 min.
Quelles sont les obligations d'une société multi-offices ?
Les textes précisent qu’il faut qu’il y ait au moins un notaire associé par office.
Pour reprendre l’exemple précédent, l’office ouvert à Bordeaux ne pouvait pas être administré par un notaire salarié. Un notaire associé devait obligatoirement y être affecté. Maître Jacques est donc passé de titulaire de l’office parisien à titulaire de l’office bordelais.
Il est également obligatoire d’avoir une comptabilité distincte par office. Bien qu'il y ait une seule société et donc une base comptable unique, le fait de disposer de plusieurs offices implique une gestion comptable par office.
Peut-on comparer une société multi-offices à un bureau annexe ?
Non, une société multi-office n'est pas un bureau annexe.
Quand un office détient un ou plusieurs bureaux annexes cela suppose que l'ensemble des notaires de l'office peuvent aller instrumenter dans ces annexes, qu'ils soient notaires associés ou salariés.
Pour une société multi-offices c'est différent ; il y a obligatoirement un ou plusieurs notaires titulaires par office, seuls à pouvoir instrumenter dans ladite étude.
Il n'y a pas de distinction entre les différents offices de la société. Toutes les études ont les mêmes contraintes et les mêmes obligations. Par exemple, un notaire ne peut pas être nommé dans plusieurs offices. Il en est de même pour un notaire salarié qui est rattaché à un seul office et ne peut donc pas exercer dans les différentes études de la SMO. Ainsi, lors de la parution de l'arrêté de nomination au Journal Officiel, quand Maître Jacques, notaire de la société X a été nommé titulaire de l'office de Bordeaux, il est démis de ses fonctions de notaire à Paris et doit aller instrumenter à Bordeaux.
À noter : Les instances ont déjà prononcé des rappels à l’ordre à l’encontre de notaires qui s’étaient implantés dans une seconde ville mais qui n'y exerçaient que très peu. Pour reprendre l’exemple précédent, une fois que Maître Jacques est nommé à Bordeaux, celui-ci doit y exercer de manière régulière et l’office ne doit pas être transformé en bureau annexe. Un véritable exercice efficace et efficient doit y être mené. Il ne faut pas non plus que le notaire de Paris aille recevoir la clientèle en l’office de Bordeaux. Il ne peut au gré de son besoin et de ses clients, choisir entre Paris et Bordeaux le lieu qui lui convient le mieux pour exercer son activité.
II. Stratégie à adopter et schémas juridiques possibles – 11min14
Pourquoi faire le choix d'une SMO ?
Lorsque le choix est fait de créer une société multi-offices, la démarche stratégique est extrêmement importante. Il est nécessaire d’avoir une stratégie collective écrite et identifiée. Celle-ci est indispensable car elle permet de créer le lien entre les différents offices, leurs associés mais également, avec les différents collaborateurs. Cette vision collective entraîne une dynamique commune.
Il faut pouvoir répondre aux nouvelles attentes des clients, des collaborateurs et des partenaires. La Société évolue et le notaire chef d'entreprise doit mettre en place une stratégie qui va embarquer et satisfaire l'ensemble des parties prenantes.
Quelle stratégie destinée à répondre à quelle problématique ?
Il ne faut pas créer une SMO dans l’idée de faire comme les autres. Sa conception doit être motivée par un objectif précis et défini en amont. Atteindre cet objectif passe par la mise en place d'une stratégie claire et connue de tous. Fédérer ainsi l’ensemble de l'équipe autour d'un même objectif facilitera la réussite de ce projet.
Quelles sont les valeurs communes ?
Il est essentiel de prendre le temps de se réunir, de réfléchir aux valeurs portées par la société, les écrire et enfin les mettre en œuvre au quotidien.
Écrire, argumenter et véhiculer les valeurs communes vers l’interne et vers l’externe.
Comment constituer une société multi-offices ?
Il existe plusieurs moyens de créer une société multi-offices :
- La création : les premiers multi-offices sont nés du fait des créations issues de la loi croissance. Les SCP ou les SEL se sont horodatées et se sont vus attribuer un deuxième office. Cependant sans projet d’entreprise et de stratégie solides, de nombreuses SCP ne sont pas allées au bout de leur projet.
- L'apport : prenons l’exemple de deux études individuelles qui veulent s’associer en multi-offices. Chaque notaire individuel après valorisation va apporter son droit de présentation à une société nouvellement constituée ; la SMO est née. Le même scénario est envisageable entre un notaire individuel et une société déjà existante. Le notaire individuel apporte son droit de présentation et des parts lui sont attribuées.
- La cession : comme étudié précédemment, deux études individuelles peuvent décider de créer une société multi-offices. Les deux notaires vont vendre leur droit de présentation à une société qu’ils auront constituée. De la même manière entre un notaire individuel et une société déjà existante ; les deux vont vendre leur droit de présentation à une nouvelle entité créé
- La fusion : imaginons deux SCP, deux sociétés commerciales ou une SCP et une société commerciale qui souhaitent créer une SMO. Les deux entités décident de fusionner en une seule et unique société. La fusion est donc différente de l’apport et de la cession.
Avant de se lancer dans le projet, il faut valoriser l'étude afin de savoir si les différents associés sont à égalité ou non. Si ce n’est pas le cas, un moment de réflexion devra être pris. Certains associés souhaitent-ils vendre leurs parts pour rééquilibrer cela ? Comment souhaitent-ils se répartir les parts de l'office ? Plusieurs questionnements qu'il convient d'éclaircir afin d'établir une stratégie chiffrée pour prévenir d'éventuelles déconvenues.
III. Avantages et enjeux du multi-offices – 23min14
La société multi-offices procure de nombreux avantages tout comme elle implique de nombreux enjeux :
- Répondre à une stratégie de développement qui implique nécessairement la mise en place d'une stratégie réfléchie qu'il conviendra de suivre et de faire évoluer.
- Mutualisation des compétences.
- Possible réduction de certains coûts en identifiant ce qui mutualisable de ce qui ne l'est pas. Le but étant de préserver la fluidité de l’organisation et du fonctionnement de l’étude.
- Spécialisation : le rapprochement d'offices disposant de spécialisations différentes peut être un axe stratégique intéressant afin d'élaborer une offre complète et différenciante.
- Création d'une marque notariale afin de véhiculer une véritable image de marque autour de cette société multi-offices.
À noter : Ces avantages pris indépendamment les uns des autres ne suffisent pas à justifier la création d'une société multi-offices. Par exemple, la réduction des coûts ne peut être l'unique motif de la mise en place d'un tel projet. Ils doivent être vus comme des conséquences bénéfiques du multi-offices et non pas comme de simples prétextes de création.
Concrètement dans l’étude, comment cela se matérialise-t-il ?
La gestion d'une société multi-offices diffère de celle d'une simple étude notariale. Son organisation est soumise à quelques éléments clés qu'il convient d'avoir en tête :
- Comptabilité : qu'importe le nombre d'offices au sein de la SMO, la présence d'une seule société implique une base comptable unique. Il n’y a pas d’obligation d'avoir un comptable par office, celui-ci peut tout à fait s'occuper de toutes les études de la société. Avec un logiciel de comptabilité commun, le comptable peut saisir les écritures de chaque office. Une souplesse non négligeable qui permet une ventilation simple et rapide des charges et produits entre les différentes études ; une base unique avec une comptabilité distincte par étude.
- Répertoire : il est nécessaire d’avoir un répertoire par office.
- Contrats de travail : tous les collaborateurs sont employés par la société notariale. Le contrat est donc conclu entre la société et le salarié (et non pas avec l'office d'affectation). En reprenant l'exemple cité plus haut, qu'il s'agisse du clerc de l'office de Paris ou de celui de Bordeaux, ils ont tous deux le même employeur : la société multi-offices X.
- Les signatures d'actes : le notaire (associé ou salarié) doit instrumenter exclusivement dans la résidence énoncée à l’arrété de nomination publié au Journal Officiel. Les études composant une société multi-offices ne constituent pas des bureaux annexes entre elles, il est donc impossible d’aller utiliser une clé Real dans un office de la SMO auquel le notaire n’est pas rattaché.
À noter : Il existe une tolérance pour seconder son associé en cas d’absence dans la mesure où cet événement est ponctuel (vacances ou indisponibilité avérée comme maladie par exemple). Ce ne doit pas être un moyen de fonctionnement mais seulement un moyen de dépannage.
IV. Choix des outils de production adaptés – 38min40
Il faut favoriser une solution SAAS (software as a service) qui va permettre un travail distant facilité et un échange fluide.
Est-ce qu’on est obligé d’avoir la même solution informatique au sein de chaque office ?
Théoriquement non. Toutes les solutions sont inter-opérables. Il est donc tout à fait possible d’avoir des solutions distinctes entre les différents offices de la SMO. Il faut toutefois vérifier que la solution choisie est agréée pour une structure de type SMO. Il est essentiel que cette solution permette l'obtention d'états, d'extraits et de statistiques afin d’assurer un pilotage optimal de la société.
Ces outils permettront, d'une part de piloter individuellement chaque office, mais également d'avoir une vision globale de la SMO. Ils doivent être au service de la stratégie mise en place et permettre une supervision rapide et facile des chiffres de l’entreprise. Car cette notion budgétaire et financière est incontournable. Définir un budget, piloter les chiffres et mettre en place des actions tout au long de l’année est essentiel pour se situer. Le chiffre d’affaires et le nombre d’actes signés ne sont plus suffisants. Il est nécessaire d'analyser des indicateurs plus fins et performants.
FIDUCIAL vous accompagne dans votre projet de société multi-offices grâce à une offre dédiée répondant à vos différents besoins. Nos experts sont à votre service pour valoriser votre office et appréhender les conséquences fiscales, sociales et financières du rapprochement. Vous pourrez ensuite décider de la structure juridique la mieux adaptée à votre projet.
Avec FIDUCIAL et sa gamme de logiciels de rédaction d'actes Signature, vous pouvez travailler pleinement pour chacune des études de la structure ; Fiducial Notaires Comptabilité vous aide à disposer d'une base unique avec une comptabilité distincte pour chaque office.
Intervenants :
Nicolas Nicolaïdes – Directeur Professions Juridiques et Notariales FIDUCIAL
Philippe Jaillet – Responsable du Département Notaires de FIDUCIAL Expertise
Maître Jean-Michel Audibert – Notaire à Chatelaillon Plage (17)