Qui dit contrôle ne veux pas forcément dire redressement… le contrôle URSSAF est une procédure administrative souvent mal vécue par les entrepreneurs, mais qui fait pourtant partie de la vie de toutes les entreprises. Une meilleure connaissance de son objet et de son déroulement permet de diminuer l’inquiétude engendrée et les risques de contentieux.
Qu’est-ce que l’URSAFF et à quoi servent les cotisations et contributions sociales collectées ?
Depuis 1945, les Français ont fait le choix d’une Sécurité sociale solidaire, protégeant l’ensemble de la population sans considération de l’âge, de la santé ou des ressources des assurés sociaux.
L’affiliation à ce système est obligatoire, et le réseau des URSSAF (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales) en constitue la clé de voûte.
En effet, L’URSSAF est chargée par l’État de collecter les cotisations et contributions sociales des entreprises, puis de les redistribuer
pour garantir le financement de la protection sociale : retraites, remboursements maladie et frais d'hospitalisation, accidents du travail, allocations liées à la famille ou au chômage…
Qui peut être contrôlé ?
Toutes les structures sont concernées :
- Les micro-entreprises et les travailleurs indépendants ;
- Les petites et moyennes entreprises quelle que soit leur forme (SASU, EURL, SARL, SAS) ;
- Les associations et les sociétés civiles ;
- Les particuliers employeurs ;
- Les syndicats ;
- Les grandes entreprises avec de nombreux salariés…
Qu’est-ce qu’un contrôle URSSAF ?
Il faut bien différencier un contrôle URSSAF d’un contrôle fiscal.
Le contrôle fiscal va être effectué par l’administration fiscale. Il aura pour but de vérifier les impôts et les taxes qui ont été payés par l’entreprise. Le contrôle URSSAF a pour but de vérifier la bonne application par les entreprises de la réglementation en matière de cotisations et contributions sociales.
En effet, les cotisations et contributions sociales sont calculées, déclarées et versées par les entreprises elles-mêmes. Ce système déclaratif repose sur la confiance.
Le caractère déclaratif du calcul et du versement des cotisations rend donc nécessaires des contrôles a posteriori, pour vérifier l'exactitude des déclarations faites par les entreprises.
L’assiette, le taux et le calcul des cotisations et contributions de sécurité sociale et assurance chômage seront passés à la loupe.
En cas d'anomalies, le contrôle Urssaf a pour but de rectifier les erreurs de paiement de cotisations dues. À travers ce contrôle, l'Urssaf garantit non seulement le respect des droits des salariés (les droits à retraite par exemple), mais permet également de garantir une saine concurrence entre les entreprises.
Comment se déroule un contrôle URSSAF ?
L’avis de contrôle
Avant tout contrôle, l’URSSAF envoie un avis de passage, souvent en courrier recommandé avec accusé de réception. Cet avis doit arriver au minimum trente jours avant le passage du contrôleur.
Vous trouverez notamment sur cet avis de passage :
- La date et l’heure de début des investigations ;
- La liste des documents et supports à communiquer au contrôleur ;
- Les années sur lesquelles va porter la vérification ;
- L’information sur la possibilité de se faire assister d’un conseil de son choix pendant le contrôle.
Notons que dans le cas où le cotisant refuserait d’aller chercher son avis de contrôle ; l’URSSAF n’enverra pas de nouvel avis. Cette attitude (qui est à déconseiller fortement), ne suspendra pas le déroulement du contrôle, qui se poursuivra.
Attention : dans le cadre d’une suspicion de travail dissimulé, le contrôleur URSSAF peut venir à l’improviste au sein de l’entreprise, sans envoyer d’avis de contrôle.
Les bonnes pratiques :
Dès la réception de l’avis de contrôle, vérifiez votre disponibilité à la date fixée et vérifiez le lieu du contrôle. Il ne faut pas hésiter à contacter le contrôleur URSSAF en cas d’indisponibilité ou d’erreur dans l’adresse indiquée.
Par ailleurs, pensez à anticiper la préparation des documents demandés car le contrôle porte sur les 3 dernières années civiles plus l’année en cours (5 ans en cas de travail dissimulé), et certaines données peuvent être archivées ou classées chez un tiers.
La procédure de contrôle
Plusieurs types de contrôles sont envisageables :
- Le contrôle sur pièces (possible uniquement dans les entreprises de moins de 11 salariés et chez les travailleurs indépendants) : le contrôle sur pièces est réalisé dans les locaux de l’URSSAF, à partir des éléments dont elle dispose et de ceux qu’elle demande à l’employeur pour les besoins du contrôle.
- Le contrôle sur place : dans ce cas, le contrôleur se rend dans les locaux de l’entreprise (ou ceux de votre cabinet comptable, si vous en faites la demande).
Lors du contrôle, le ou les agents vont vérifier minutieusement chaque document que vous leur avez fourni (bulletins de paie, registre du personnel, contrats de travail, déclaration annuelle des données sociales (DADS), justificatifs des remboursements de frais, contrats de prévoyance, bilan, liasse fiscale, statuts de la société…).
Ils sont également en droit de rencontrer tout salarié pour les auditionner s’ils souhaitent éclaircir un point en particulier.
Il est fréquent que les agents de contrôle s’attardent sur les sujets suivants :
- Les frais professionnels ;
- Les avantages en nature ;
- La prévoyance et les frais de santé ;
- Les exonérations et les allègements de cotisations.
S’agissant de la durée du contrôle dans les entreprises de moins de 10 salariés ou pour les travailleurs indépendants, celui-ci ne peut s’étendre sur une période supérieure à 3 mois, comprise entre le début effectif du contrôle et l’envoi de la lettre d’observations. Cette période de 3 mois peut être prorogée une fois à la demande expresse de l’employeur contrôlé ou de l’URSSAF.
Les bonnes pratiques :
En tant qu’employeur, dans le cadre d’un contrôle sur place, il est préférable que vous soyez présent pour accueillir le contrôleur URSSAF. Il est essentiel de bien le recevoir et de ne pas faire obstacle à son contrôle (refuser de communiquer une information, ne pas répondre ou apporter une réponse fausse, incomplète ou abusivement tardive…), car cette attitude est lourdement sanctionnée par le paiement d’une amende.
Pour faciliter le travail du contrôleur, il est pertinent et « bien vu » de préparer en amont tous les documents figurant sur l’avis de contrôle.
L’entretien de restitution
Depuis le 1er mai 2023, l’agent de contrôle a l’obligation de proposer un entretien au cotisant avant d’envoyer la lettre d’observations. Cet entretien peut être téléphonique.
Lors de cet entretien, le contrôleur présentera les constats établis susceptibles de faire l’objet d’une observation ou d’un redressement.
Attention, cet entretien n’aura pas lieu en cas de constat de travail dissimulé ou d’obstacle à contrôle.
La lettre d’observations et l’ouverture de la période contradictoire
La lettre d’observation contient toutes les observations du contrôleur URSSAF. Ce document contient notamment : la liste des documents consultés, la période vérifiée, la date de la fin du contrôle, les éventuelles voies de recours (si redressement il y a), la nature, le mode de calcul et le montant des redressements envisagés le cas échéant etc.
Une lettre d’observations doit vous être notifiée, y compris lorsqu’aucune infraction n’a été relevée.
Si vous n’êtes pas d’accord avec un élément de la lettre d’observation, vous avez la possibilité de contester un des motifs dans un délai de 30 jours (60 jours si vous avez demandé une prolongation).
L’agent chargé du contrôle sera alors dans l’obligation de vous répondre avec deux options possibles :
- Il annulera totalement ou partiellement ses conclusions ;
ou
- Il maintiendra ses positions.
Les bonnes pratiques :
Au moment de la réception de la lettre d’observations, si celle-ci conduit à des redressements, il est essentiel de la communiquer à un juriste afin qu’il vérifie si le formalisme est respecté. Il est parfois possible de contester des lettres d’observations qui ne sont pas assez détaillées (par exemple s’agissant du mode de calcul des cotisations), ou dans lesquelles il manque une mention obligatoire. Dans certains cas, cela peut conduire à l’annulation du redressement.
Le rapport de contrôle
À la fin de la période contradictoire de 30 jours, et selon la situation, l’URSSAF notifie dans son rapport de contrôle :
Un avis de crédit, en cas de régularisation en votre faveur ;
Un redressement avec mise en demeure de payer les sommes dues, en cas de régularisation en faveur de l’URSSAF (le cas échéant, assorti de pénalités ou de majorations de retard) ;
Des observations pour l’avenir, sans régularisations.
À compter de la réception de la mise en demeure, vous disposez d’un mois pour régler les sommes sollicitées. Si vous estimez ne pas être redevable des sommes réclamées, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission de Recours Amiable de l’URSSAF dans un délai de 2 mois à compter de la réception de la mise en demeure.
À retenir :
Le contrôle URSSAF fait partie de la vie de toute entreprise et ne doit pas être vécu comme un affrontement.
Rappelez-vous qu’il est essentiel au quotidien d’anticiper un éventuel contrôle en classant et en centralisant les documents et justificatifs qui peuvent être sollicités par un contrôleur URSSAF.
Enfin, en cas de contrôle, il est essentiel de collaborer et de ne pas faire obstacle aux opérations de contrôle sous peine de se voir lourdement sanctionné.
