L'organisation des congés payés peut parfois être source de confusion, notamment lorsque celle-ci n'est pas régie par un accord d'entreprise ou par une convention collective applicable au sein de l’entreprise.
En l’absence de dispositions collectives, l'employeur reste seul décisionnaire de l'organisation des départs en congés, tout en devant respecter les règles légales. Cet article a pour objectif de vous offrir une vue d'ensemble sur les règles à suivre, tant sur l'acquisition des congés payés que sur l’organisation, tout en prenant en compte les obligations de l'employeur et des salariés.
I - L'acquisition des congés payés
Qui a le droit à des congés payés ?
Tous les salariés ont droit à un congé annuel payé par l’employeur (article L. 3141-1 du Code du travail). Peu importe la nature de leur contrat (contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée, contrat de professionnalisation, contrat d’apprentissage etc.) ou leur durée de travail (temps plein ou temps partiel, forfait jours etc.), ou encore leur classification professionnelle (cadre/non cadre).
L’article L.3141-12 du Code du travail pose le principe selon lequel l’ouverture du droit à congé est effective dès le premier jour de travail. Votre salarié acquiert donc des congés payés lorsqu’il est en période d’essai.
Combien de jours de congés sont acquis par les salariés ?
Le principe
Sur le principe, l’acquisition de congés payés est la contrepartie du travail effectif du salarié.
Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congé par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de 30 jours ouvrables pour une année complète de travail (une semaine étant constituée de 6 jours ouvrables, quel que soit le nombre de jours ouvrés, la durée du congé payé légal pour un salarié ayant travaillé pendant toute la période de référence est donc de 5 semaines/an).
Les exceptions et la réforme des congés payés issue de la loi du 22 avril 2024.
Certaines périodes d’absence sont considérées par le Code du travail comme du temps de travail effectif pour l’acquisition des congés payés. C’est le cas notamment des absences pour :
- Maladie professionnelle,
- Accident du travail,
- Accident de trajet,
- Congé maternité, paternité ou d’adoption,
- Congés pour événements familiaux.
Lorsqu’un salarié est absent pour l’une de ces raisons, il continue donc d’acquérir 2,5 jours de congés payés par mois.
Depuis une loi du 24 avril 2024, un salarié acquiert également des congés payés lorsqu’il est en arrêt pour maladie ou accident non professionnel. Dans ce cas de figure, le salarié acquiert des congés payés à hauteur de 2 jours ouvrables par mois d’absence maladie, dans la limite de 24 jours (4 semaines).
Lorsqu’un salarié se trouve dans l’impossibilité de prendre ses congés payés en raison d’une maladie ou d’un accident, il bénéficie en outre d’une période de report de 15 mois afin de pouvoir les utiliser.
ATTENTION :
Lors du retour dans l’entreprise du salarié qui était en arrêt maladie, l’employeur doit impérativement l’informer par écrit, dans le mois qui suit son retour :
- Du nombre de jours de congés payés dont il dispose,
- De la date jusqu’à laquelle ces jours peuvent être pris.
Quelle est la période d’acquisition des congés payés ?
Les congés payés s’acquièrent sur une période de référence dite « période d’acquisition ».
La période légale d’acquisition des congés payés court du 1er juin au 31 mai de l’année suivante.
Ainsi, la durée des droits à congés payés dépend du temps de travail effectif totalisé par le salarié pendant cette période de référence allant du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1.
Une convention collective ou accord d’entreprise peut fixer une période d’acquisition différente de la période légale (par exemple, du 1er janvier au 31 décembre).
Lorsque votre salarié intègre l’entreprise en cours d’année, sa période de référence débute à compter de sa date d’arrivée dans l’entreprise.
Dans le cas d’un départ en cours d’année, la période de référence prend fin à l’expiration du préavis.
2 - La prise des congés payés
Quelle est la période de prise des congés payés ?
Période minimale légale
Une fois acquis, les congés se prennent ensuite pendant la période dite de « prise des congés payés ». La période légale de prise des congés payés s’ouvre au 1er mai de l’année N et se termine le 30 avril de l’année N + 1.
Un accord collectif ou une décision unilatérale de l’employeur peut prévoir une période de prise des congés différente de la période légale.
ATTENTION :
Si l’employeur décide de fixer une période de prise des congés différente de la période légale, cette période doit obligatoirement englober la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année, dite période des congés d’été.
Il s’agit d’une règle d’ordre public, à laquelle ni un accord collectif ni l’employeur ne peuvent déroger.
Prise d’au moins 12 jours ouvrables en continu
Le droit complet à congés payés de 30 jours ouvrables se décompose en deux périodes :
- Un congé principal (minimum 12 jours continus (2 semaines) - maximum 4 semaines) qui doit obligatoirement être pris sur la période légale du 1er mai au 31 octobre ;
- Une 5e semaine, qui peut être prise sur la période légale ou en dehors/ de manière continue ou fractionnée.
Les congés doivent donc obligatoirement être pris en au moins en deux fois.
Information des salariés sur la période de prise des congés
L’employeur doit informer les salariés de la période de prise des congés payés au moins 2 mois avant le début de cette période.
Exemple : si la période de prise débute le 1er mai, l’employeur doit en informer les salariés le 1er mars au plus tard.
L’employeur qui ne respecte pas cette obligation est passible d’une amende pénale prononcée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
LES BONNES PRATIQUES :
Informer l’ensemble des salariés de la période de prise des congés payés par note de service sur le panneau d’affichage de l’entreprise. Ne pas oublier de faire émarger chaque salarié.
Qui organise le départ en congés payés ?
L’organisation des congés payés dans l’entreprise relève d’une prérogative de l’employeur, sous réserve de respecter les limites de la période légale obligatoire. Il appartient en conséquence à l’employeur de décider, voire d’imposer, la prise de congés payés aux salariés selon les nécessités de l’entreprise.
ATTENTION :
L’employeur a l’obligation de faire prendre leurs congés payés à ses salariés.
Sauf cas particuliers (notamment en cas de rupture de contrat de travail), l’employeur ne peut pas remplacer l’exercice du congé par le paiement d’une indemnité, et ce même si le salarié le souhaite ou donne son accord.
C’est donc l’employeur qui doit veiller à la prise effective des congés payés de ses salariés en fixant dans les délais impartis la période de congés et l’ordre des départs.
Si le salarié ne prend pas ses congés et que l’on arrive en fin de période de prise, l’employeur doit les lui imposer.
En dehors d’événements spécifiques pouvant entraîner le report de la prise des congés (maladie,maternité, accident du travail etc.), le salarié doit avoir pris effectivement son droit à repos pendant la période de prise des congés.
LES BONNES PRATIQUES :
Tenir à jour un document sur l’évolution des congés pris par chaque salarié.
Au besoin, imposer des congés à ses salariés.
Pour éviter toute contestation, un document peut être signé par le salarié à chaque fois que celui-ci prend des congés.
Congés accordés par roulement
Lorsque les congés payés sont accordés par roulement, c’est l’employeur qui doit définir l’ordre des départs.
Pour cela, il doit tenir compte des critères légaux suivants :
- La situation de famille de ses salariés, notamment les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité, ainsi que la présence au sein du foyer, d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
- L’ancienneté du salarié dans l’entreprise,
- Un éventuel cumul d’emploi du salarié.
Aucun de ces critères, fixés par la loi à défaut d’accord collectif applicable, n’est prioritaire.
D’autres critères peuvent également être pris en compte : charges de famille, dates des vacances scolaires pour les salariés ayant des enfants scolarisés, dates de droits de garde pour les salariés divorcés...
L’employeur doit communiquer à chacun de ses salariés leurs dates de départ en congés payés au minimum 1 mois avant leur départ.
Une fois fixées, les dates de congés payés s’imposent au salarié, qui est passible d’une sanction disciplinaire s’il ne les respecte pas.
ATTENTION :
Les dates de congés payés régulièrement fixées par l’employeur s’imposent au salarié, mais aussi à l’employeur qui ne peut ensuite plus les modifier sans respecter un délai de prévenance d’un mois.
Fermeture de l’entreprise
S’il en informe les salariés au minimum un mois avant la date de fermeture, l’employeur peut décider de fermer l’entreprise durant les congés payés. Les salariés seront alors obligés de prendre leurs congés simultanément.
À retenir
- Un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congé par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de 30 jours ouvrables pour une année complète de travail.
- Certaines périodes d’absence sont considérées comme du travail effectif pour l’acquisition des congés payés.
- Quand un salarié est en arrêt de travail pour maladie ou accident non professionnel, il acquiert des congés payés à hauteur de 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours.
- La période de prise de congé comprend obligatoirement la période allant du 1er mai au 31 octobre de chaque année.
- L’employeur a l’obligation d’informer ses salariés sur la période de prise des congés payés et d’organiser effectivement cette prise.
- Un salarié peut se trouver dans l’impossibilité de prendre ses congés dans différentes situations. Si c’est une maladie ou un accident qui l’en a empêché, il bénéficie d’une période de report de 15 mois afin de pouvoir les utiliser.
