Gestion des règlements, caisse, renforcement des obligations à compter de 2018

Gestion des règlements, caisse : renforcement des obligations à compter de 2018

Attention, ce dossier n’est plus à jour depuis l’adoption de la dernière loi de finances pour 2018
A compter du 1er janvier 2018, obligation est faite aux professionnels de justifier de la conformité du système d'enregistrement des recettes via une caisse enregistreuse, un système de caisse type terminal de vente ou un logiciel de comptabilité, de gestion et de facturation.

Obligations à compter du 1er janvier 2018

Actualisation
Au début de l’été, le Gouvernement a fait connaître son intention de modifier ce texte, voté fin 2015, et d’en restreindre le champ d’application.
Cette annonce a été suivie, quelques semaines plus tard, d’une longue foire aux questions dans laquelle l’administration a confirmé le recentrage du dispositif.
Ces informations complémentaires figurent dans les encadrés insérés dans ce dossier, dans l’attente d’une modification de la loi en fin d’année

Les logiciels dits « permissifs », qui facilitent la fraude ont toujours été interdits. À plusieurs reprises, l’administration a renforcé son arsenal de sanctions et de contraintes pour obliger les éditeurs de logiciels et leurs clients à respecter la loi.

En dépit de ces textes, et des sanctions importantes qui sont applicables, l’administration constate que ce type de fraude subsiste.

Désormais, après avoir relevé les contraintes pesant sur les éditeurs informatiques, l’administration fiscale va également faire supporter l’obligation de conformité du système d’enregistrement des recettes au client utilisateur.

Ce dernier devra pouvoir justifier de la conformité de son système informatique en produisant auprès de l’administration, sur demande, une attestation ou un certificat de conformité.

Cette nouvelle obligation, votée en décembre 2015, s’appliquera à compter du 1er janvier 2018.

Sont concernés tous les systèmes informatiques qui servent à enregistrer les règlements des clients. Il peut s’agir de :

  • « caisses enregistreuses » ;
  • systèmes de caisse reliés à un système informatisé de type« terminaux de vente » ;
  • logiciels de comptabilité, de gestion et de facturation qui concourent à l’enregistrement des règlements des clients.
     

Actualisation !

L’administration a confirmé son intention de dispenser les logiciels de comptabilité et de gestion de la nouvelle obligation.

Elle indique d’ailleurs, que l’appellation du logiciel importe peu et qu’il convient de se baser sur sa fonction.

Un logiciel qui sert à enregistrer les opérations de ventes ou de prestations de services avec des clients particuliers (non-assujettis), est un logiciel de caisse visé par le dispositif.

Rappels sur l'enregistrement et la comptabilisation des règlements des clients

La tenue de la comptabilité (et celle de la caisse) doit répondre à de multiples obligations issues du code général des impôts, du Code de commerce et du Plan comptable général.

Toutes les recettes doivent être détaillées et justifiées

Comme toutes les opérations, elles doivent être comptabilisées de manière détaillée et être appuyées de toutes les pièces permettant de les justifier (factures, notes, devis…).

Ce principe s’applique quel que soit le mode de règlement de l’opération (espèces, chèques, cartes…).

Une attention particulière doit être portée aux règlements en espèces pour lesquels la fraude est à la fois plus facile et plus répandue.

Le Code de commerce et le Code général des impôts prévoient quelques mesures de simplification. Ces dernières ne dispensent en aucun cas l’entreprise de pouvoir justifier le détail de ses recettes auprès de l’administration.
 

Pour les ventes au détail ou les services rendus aux particuliers, les opérations au comptant peuvent être inscrites globalement en comptabilité à la fin de chaque journée. Cette faculté est réservée aux opérations dont le montant unitaire est inférieur à 76 € TTC.

Renforcement des obligations applicables aux logiciels de gestion des règlements à compter de 2018

Lorsque les règlements des clients sont enregistrés au moyen d’un logiciel ou d’un système informatique ou électronique, ce dernier doit déjà satisfaire à des règles de conformité strictes.
Désormais, l’entreprise utilisatrice devra également pouvoir justifier de cette conformité auprès de l’administration fiscale.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Tous les assujettis à la TVA sont visés, les entreprises individuelles comme les sociétés. Cela signifie également qu’une entreprise exonérée de TVA qui enregistre les règlements des clients avec un système informatique ou électronique devra respecter les nouvelles obligations au même titre qu’une entreprise qui paie la TVA.

Sans être exhaustif, ce sera le cas notamment pour les entreprises qui bénéficient de la franchise en base de TVA (article 293 B du Code général des impôts), mais aussi pour les professions de santé exonérées, les opérations d’assurance obligatoirement exonérées de TVA et les activités d’enseignement lorsqu’elles échappent à la taxe.

Actualisation !

En définitive, l’administration prévoit de dispenser de la nouvelle obligation les entreprises exonérées de TVA et celles qui bénéficient de la franchise en base.

Néanmoins, une entreprise qui réalise à la fois des opérations exonérées et des opérations taxables, et qui utilise le même logiciel pour l’ensemble de ses transactions, ne bénéficiera pas de cette dispense.

En outre, l’administration prévoit de limiter la nouvelle obligation à l’enregistrement des opérations conclues avec des clients particuliers (non-assujettis).

Les opérations entre professionnels (assujettis), soumises à l’obligation de facturation, en seraient dispensées.

Cela étant, si le même logiciel ou système de caisse est utilisé à la fois pour enregistrer des opérations avec des particuliers et des opérations entre professionnels, il sera soumis à la nouvelle obligation.

Quels sont les logiciels ou systèmes visés ?

Le nouveau texte n’impose pas aux entreprises d’utiliser un logiciel ou un système de caisse informatisé. D’ailleurs aucun texte ne pose une telle obligation. Dès lors, les entreprises qui tiennent encore un livre de caisse manuscrit, ne sont pas visées.

En revanche, ces nouvelles obligations s’appliquent à toutes les entreprises qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel, d’un système de gestion des règlements ou d’un système de caisse informatisé ou électronique.
Tous les systèmes qui intègrent un ou plusieurs logiciels et qui sont utilisés pour enregistrer les règlements des clients sont concernés.

Sont principalement visés les systèmes de caisse comme les caisses enregistreuses (électroniques ou informatiques) ou les terminaux de vente.
Il peut également s’agir des logiciels de comptabilité, de gestion ou de facturation, dès lors qu’ils concourent ou servent de base à l’enregistrement des règlements des clients.

Actualisation !

Les logiciels de comptabilité et de gestion devraient, au final, échapper à la nouvelle obligation.

L’administration précise également que pour les logiciels multi fonctions  (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement devront être certifiées.

Quelles sont les conditions que ces systèmes ou logiciels doivent respecter ?

Elles sont au nombre de quatre. Les données doivent être :

  • inaltérables : toute donnée enregistrée ne peut pas être modifiée et doit pouvoir être retrouvée ;
  • sécurisées ;
  • conservées par le système lui-même ;
  •  archivées : le système doit permettre de figer les données et de conserver leur intégrité dans le temps.

 

Actualisation !
Les logiciels de comptabilité et de gestion qui ne servent pas à l’enregistrement des opérations de ventes ou de prestations devraient être dispensés de l'obligation de présenter l'attestation ou le certificat de conformité.

Cette dispense de la nouvelle obligation formelle ne doit pas faire oublier qu’une comptabilité tenue de manière informatique  doit de toute manière respecter des obligations similaires à celles exposées ci-dessus.
Une entreprise qui utilise un logiciel « permissif »  peut être lourdement sanctionnée.

Le délai de conservation des documents comptables et pièces justificatives est de 10 ans.

Ces conditions s’appliquent aux données de paiement par le client mais également à toutes les données gérées par le même logiciel ou système et qui participent à la transaction (exemple : émission d’une note, d’un ticket ou d’une facture).

Les systèmes de caisse doivent prévoir une clôture journalière et une clôture mensuelle, en plus de la clôture annuelle.

Quel justificatif l’entreprise devra-t-elle fournir à l’administration fiscale ?

L’entreprise devra, sur demande de l’administration, justifier que le logiciel ou système de caisse utilisé respecte ces normes par la présentation :

  • soit d’une attestation détaillée émanant de l’éditeur ;
  • soit d’un certificat délivré par un organisme accrédité.

Il pourra s’agir d’un document papier ou à télécharger.

Cette obligation de forme imposera à certaines entreprises de réaliser des mises à jour de leur logiciel de gestion et/ou de leur système de caisse. Pour d’autres, il faudra en changer !

À défaut, pas d'attestation, ni de certificat.

Remarque : si plusieurs logiciels ou systèmes de caisse différents sont utilisés, l’entreprise devra disposer d’une attestation ou d’un certificat pour chacun d’eux.

Quand la nouvelle obligation s’applique-t-elle ?

À compter du 1er janvier 2018, tous les logiciels ou systèmes de caisse utilisés devront être attestés ou certifiés. C’est également à compter de cette date que l’administration fiscale pourra demander aux entreprises de présenter leur attestation ou leur certificat.

Contrôle du respect de la nouvelle obligation

À compter du 1er janvier 2018, l’administration fiscale aura la possibilité de vérifier que les entreprises concernées sont bien en possession de l’attestation ou du certificat prévu par les textes.

Ce contrôle formel pourra être effectué de manière classique, dans le cadre d’une vérification de comptabilité par exemple. Il pourra également être réalisé dans le cadre d’une nouvelle procédure spécifique.

Une nouvelle procédure de contrôle spécifique

L’administration fiscale pourra déclencher un contrôle inopiné pour vérifier que l’entreprise détient bien le justificatif requis.

Sans prévenir, les agents de l’administration pourront se présenter dans l’entreprise et s’assurer que celle-ci dispose bien d’un justificatif pour le logiciel ou le système de caisse qu’elle utilise et qu’il correspond bien à la version utilisée.

Cette procédure sera mise en oeuvre de 8 heures à 20 heures, ou en dehors de cet horaire, durant les heures d’activité de l’entreprise.

Les sanctions prévues

La sanction appliquée à une entreprise qui ne détient pas le justificatif requis pour son logiciel ou système de caisse est simple : une amende de 7 500 €.

En outre, la loi prévoit la possibilité pour l’administration, qui a déjà appliqué l’amende, de revenir dans l’entreprise à l’issue d’un délai de 60 jours. Si cette dernière n’a pas régularisé la situation, l’amende est de nouveau applicable.

Il faut également avoir bien conscience que, dans un tel cas, l’administration risque fort de ne pas se limiter à l’application de l’amende. Elle est susceptible de déclencher une vérification de la comptabilité de l’entreprise concernée.

S’il s’avère alors que le logiciel ou système de caisse utilisé ne respecte pas les normes requises et qu’il a été utilisé pour dissimuler des recettes, la sanction sera nettement plus lourde. Elle pourra s’élever jusqu’à 80 % du montant de l’impôt rappelé.

FIDUCIAL Informatique mettra à la disposition de ses clients, avant le 31 décembre 2017, une attestation de conformité pour tous ses logiciels qui le requièrent.

 

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