Tenir votre caisse

Tenir votre caisse

Des anomalies graves ou répétées dans la tenue de la caisse peuvent faire perdre sa valeur probante à la comptabilité. La tenue de la caisse exige donc le plus grand soin.

Qu’est-ce que la caisse ?

Au sens comptable, la caisse peut être définie comme l’ensemble des opérations traduisant les encaissements et les paiements effectués en espèces.

Tout commerçant doit d’ailleurs tenir un livre de caisse sur lequel il enregistre jour par jour ses opérations (entrées et sorties) en espèces.

En principe, le livre de caisse ne devrait enregistrer que les opérations en espèces. Cependant, par commodité, dans le commerce de détail, dans les cafés-hôtels restaurants et chez les prestataires de services (coiffeur par exemple), le livre de caisse peut appréhender la totalité des recettes de la journée, quel que soit le mode d’encaissement (espèces, chèques, cartes bancaires...).

Pour autant, le livre de caisse peut n’enregistrer que les dépenses et les retraits en espèces, voire le cas échéant, les remises à la banque (espèces, cartes, chèques...).

Enregistrement des mouvements de caisse

Le livre de caisse, avant d’être comptabilisé, prend souvent la forme d’un agenda de caisse (sur support papier ou informatique) sur lequel les recettes et les dépenses sont transcrites au fur et à mesure de leur réalisation.

Lorsque les mouvements journaliers de ventes sont peu nombreux et lorsque leurs ventilations par nature de vente et par taux de TVA sont simples, le détail des recettes peut être inscrit directement sur l’agenda de caisse.

Lorsque les mouvements journaliers de ventes sont nombreux ou lorsque leurs ventilations par nature et par taux de TVA sont complexes, un support spécifique est utilisé pour justifier le détail des recettes (bande de caisse enregistreuse, brouillard de caisse, main courante). L’agenda de caisse ne mentionne donc, jour par jour, que la récapitulation des recettes (voir ci-après « Justification du détail des recettes »).

Les autres entrées en caisse (apports de fonds de caisse, encaissements d’acomptes ou de créances clients) et toutes les sorties de caisse (dépenses payées en espèces, prélèvements en espèces, remises en banque) sont inscrites de manière détaillée.

L’administration admet que les recettes d’un montant unitaire inférieur à 76 € soient comptabilisées globalement en fin de journée, à condition qu’elles aient fait l’objet d’un paiement en espèces et au comptant et que les justificatifs du détail de ces opérations (brouillard de caisse, notes d’honoraires...) soient conservés.

La fonction essentielle de l’agenda de caisse est de permettre le suivi des espèces en caisse en fin de journée. Le solde sera déterminé chaque jour à partir des données de l’agenda pour être rapproché du solde réel décompté lui aussi chaque jour (obligation fiscale).

Ce rapprochement est fondamental : le solde réel et le solde déterminé à partir de l’agenda sont en principe identiques. En réalité, il pourra subsister de petites différences résultant d’écarts de rendu de monnaie. Tout écart plus significatif nécessitera des recherches pour être justifié (erreurs de saisie, vols...).

En aucun cas le solde calculé à partir des données de l’agenda ne peut être négatif. Il tombe en effet sous le sens qu’il ne peut sortir de la caisse plus d’argent qu’il n’en est rentré. Cette logique primaire se heurte parfois à la contradiction des faits. Il faut alors en rechercher la cause et y remédier.

En cas d’appréhension de la totalité des recettes de la journée, quel que soit le mode d’encaissement, il devra être tiré autant de soldes qu’il existe de moyens d’encaissements (en général, un pour les espèces, un pour les chèques et un pour les cartes bancaires).

Un terminal de ventes informatique peut se substituer avantageusement à un agenda de caisse papier s’il remplit les fonctions suivantes :

  • l’enregistrement et la justification du détail des recettes (comme une caisse enregistreuse),
  • l’enregistrement du détail de tous les autres mouvements de caisse (entrées autres que les recettes et sorties de caisse),
  • la détermination du solde de caisse,
  • l’édition du journal de ces opérations.

Justification du détail des recettes

Le détail des recettes doit pouvoir être justifié. Différents supports permettent de satisfaire cette obligation. Leur tenue doit être complétée par celle d’un agenda de caisse.

Les états de synthèse de terminal de ventes informatique

Certaines solutions logicielles ne permettent pas de remplir la fonction d’agenda de caisse car elles ne satisfont pas aux obligations susvisées. Pour autant, elles sont utiles pour justifier le détail des recettes si les éditions mentionnent la date de la vente, la désignation et le prix de vente des articles ou des prestations.

Les bandes de caisse enregistreuse

L’utilisation d’une caisse enregistreuse et la conservation des bandes retraçant l’ensemble des ventes réalisées, sont un moyen simple pour un commerçant de justifier du détail de ses recettes. Il est toutefois nécessaire que la bande mentionne la date de la vente, la désignation et le prix de vente des articles ou des prestations.

Le brouillard de caisse

Ce document est utilisé par le commerçant pour inscrire de manière manuscrite le détail de ses ventes quotidiennes au fur et à mesure de leur réalisation. Il peut être assimilé à une bande de caisse enregistreuse et doit mentionner les mêmes informations.

La main courante

Dans certaines activités (hôtellerie, restauration, commerce de détail, stations-service...), le brouillard de caisse prend le nom de main courante. Ce document remplit la même fonction (justification du détail des ventes au comptant de la journée) et permet la ventilation des recettes selon leur nature.

Attention: à compter du 1er janvier 2018, tout entrepreneur (à l'exception de quelques cas prévus par le Code général des impôts qui utilise un logiciel ou un système de caisse informatisé pour enregistrer les règlements de ses clients) doit justifier que cet outil informatique répond aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage définies par l'administration fiscale. A cette fin, l'entrepreneur doit disposer d'un certificat délivré par un organisme accrédité ou d'une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel ou du système de caisse.

S'il ne dispose pas de ce document, il se verra appliquer une amende de 7 500 €.

Modalités particulières pour les professions libérales

Les personnes appartenant aux professions libérales, hormis celles qui ont la qualité de commerçant (pharmaciens) ou sont soumises à une comptabilité d’engagement, doivent tenir un livre-journal servi au jour le jour et présentant le détail de leurs recettes professionnelles (quel qu’en soit le mode d’encaissement) et de leurs dépenses professionnelles.

En matière de recettes, le livre-journal doit obligatoirement comporter, quelle que soit la profession exercée, la mention de l’identité du client, ainsi que le montant, la date et la forme du versement des honoraires. Toutefois, pour les professions astreintes au secret professionnel, l’administration admet que l’identité du client figure sur un autre document que le livre-journal, qui lui sera annexé.

En ce qui concerne les honoraires payés par chèque, les seuls totaux de bordereaux de remise en banque peuvent être comptabilisés, sous réserve que ces bordereaux comportent les mentions imposées par les règles fiscales, l’identité des différents tireurs et soient conservés à l’appui de la comptabilité.

Attention : les professionnels libéraux redevables de la TVA, et dont la clientèle est composée en tout ou partie de particuliers, sont soumis aux mêmes obligations que les entrepreneurs s'ils utilisent un logiciel ou un système de caisse informatisé (voir ci-dessus).

Limitation des paiements en espèces

L’utilisation du chèque, du virement postal ou bancaire est obligatoire pour les opérations suivantes :

  • paiements dépassant la somme de 1 000 € effectués par des particuliers domiciliés en France ou par des professionnels pour les besoins de leur activité ;
  • paiements supérieurs à 15 000 € effectués par des particuliers non domiciliés en France ;
  • paiements des traitements et salaires dépassant 1 500 € pour au moins un mois entier.

Le fractionnement en plusieurs règlements ne permet pas d’échapper aux limites ci-dessus. En cas d’infraction, la sanction est une amende fiscale égale à 5 % des sommes indûment réglées en espèces.

Nos recommandations

  • Vous êtes vivement invité à consulter votre conseiller FIDUCIAL pour arrêter les modalités de fonctionnement et d’organisation de la caisse.
  • Il est impératif de gérer la caisse avec rigueur.
  • Il est obligatoire de tirer un solde de caisse chaque jour et de le comparer avec le solde réel, et ce pour chaque mode d’encaissements utilisé.
  • Il est fortement conseillé d’établir un bordereau de remise de chèques par jour, même si les bordereaux sont remis à la banque une ou deux fois par semaine.
  • Toutes les dépenses professionnelles payées en espèces doivent être fondées sur une pièce justificative.
  • Les sociétés doivent avoir un compte bancaire distinct de celui du dirigeant. Pour les autres entreprises, il n’y a aucune obligation légale à avoir un compte séparé , sauf pour les EIRL et les auto-entrepreneurs ; il est toutefois fortement conseillé d’ouvrir un compte bancaire professionnel distinct du compte bancaire privé. Nous préconisons alors un ou deux virements par mois du premier vers le second. Ainsi vous réglerez vos dépenses personnelles à l’aide de votre compte privé sans que cela vienne perturber la comptabilité de votre entreprise.
  • Vous pouvez malgré tout prélever directement des espèces en caisse pour vos dépenses personnelles plutôt que de les retirer sur votre compte privé. Il suffira alors de le préciser sur votre agenda de caisse.
  • L’origine de tout apport significatif en espèces doit pouvoir être justifié en cas de demande de l’Administration fiscale.

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