La création d’un office notarial s’inscrit dans un processus long, exigeant volonté, patience et accompagnement. Maître Delphine De Leersnyder y partage son expérience et éclaire les étapes essentielles de cette phase déterminante de la vie professionnelle du notaire créateur.
Quelle-sont les principales étapes du parcours de création d’une Etude notariale ?
Le tirage au sort
Élément clé du parcours d’installation du Notaire créateur, le tirage au sort permet de considérer la création de l’Etude, non plus comme une éventualité encore abstraite, mais comme une réalité bien présente. Nombreux notaires se sont horodatés avec l’envie d’ouvrir leur propre Etude. Cependant, l’inquiétude naturelle apportée par la réalité du tirage au sort, a incité certains d’entre eux à renoncer.
La recherche de locaux
Ne pouvant pas réellement être anticipée, la recherche de locaux est un élément crucial qui doit rapidement être mené dès la date de tirage au sort. Nécessairement, il faut que le local choisi soit situé dans la commune où le notaire est tiré au sort. Cependant, faute de disponibilité, il est possible de se tourner vers des communes à proximité, tout en gardant en tête l’emplacement géographique initial de son projet.
- L’éligibilité des locaux à la connexion de la clé REAL.
- La qualité du réseau internet.
La budgétisation des travaux à réaliser au sein des locaux sont à intégrer au budget prévisionnel en vue d’obtention du prêt. Ces travaux sont importants puisque la qualité et le confort de l’établissement ont un impact considérable sur l’image que véhicule ce nouveau Notaire, auprès de ses clients mais également auprès de ses confrères et des collectivités.
Le choix des locaux n’est pas anodin, quelques critères majeurs sont à considérer : l’accès des personnes handicapées ou à mobilité réduite.
Aller à la rencontre des instances et des autres métiers réglementés
À la suite de son tirage au sort, il est également important de prendre contact avec les instances concernées : Chambre, Conseil Régional, qui peuvent mettre à la disposition des notaires créateurs, des tuteurs qui les accompagnent durant leur installation.
Il est indispensable de rencontrer des professionnels compétents qui vont pouvoir guider des notaires jusque-ici salariés, et donc peu enclin à la gestion entrepreneuriale.
Rencontrer un expert-comptable
Le projet de création doit être chiffré mais également stratégique. C’est pourquoi, la rencontre d’un expert-comptable est vivement conseillé, voir quasi obligatoire. Ce professionnel va pouvoir guider le Notaire en mettant en lien son projet actuel avec la vision future qu’il espère de son Etude. Cet aspect financier, essentiel de la création, est très apprécié des instances.
Choisir des solutions informatiques
Le choix reste limité pour le métier du Notariat. Qu’il s’agisse de rédaction d’actes ou de comptabilité, l’utilisation de logiciels métier est largement recommandé. Ces logiciels permettent au Notaire de gagner en productivité en automatisant certaines tâches et en lui permettant de se concentrer sur le conseil client, point crucial de son métier
Quels-sont les facteurs clés de succès d’une installation réussie ?
Ne pas paniquer
Les problématiques entrepreneuriales ne doivent pas inquiéter le Notaire créateur. De nombreux partenaires sont présents pour les accompagner dans cette aventure nouvelle.
Bien s’organiser
Une organisation réfléchie et planifiée aidera le Notaire dans la mise en place de son Etude.
L’humilité
Le Notaire créateur doit avoir conscience de ne pas pouvoir gérer seul la création de son entreprise. Il doit pouvoir déléguer et se tourner vers des professionnels qui l’aideront et sécuriseront sa démarche d’installation.
Accéder à la formation
Qu’il s’agisse de formation à la comptabilité ou aux formalités postérieures à la signature de l’acte, toutes sont importantes et concourent à la bonne gestion de son étude.
Rompre la peur de l’isolement
La création d’une nouvelle Etude peut déconcerter. Le Notaire passe d’un environnement collectif à un environnement individuel. Cependant, il peut compter sur de nombreux acteurs présents pour l’aider : la communauté des Notaires créateurs, les Notaires déjà installés, les anciens confrères, les institutions…
Se référer au Règlement national et intercours
Ce document permet de répondre à de nombreuses questions que les Notaires créateurs peuvent se poser. En refonte constante, il permet aux Notaires d’accéder à une information précise, mise à jour régulièrement, leur permettant de satisfaire au mieux les besoins de leurs clients.
Recruter des collaborateurs polyvalents
Avec la même vision entrepreneuriale que celle du Notaire créateur.
Quels-sont les pièges à éviter ?
La publicité
Les Notaires créateurs doivent être particulièrement vigilants concernant leur manière de communiquer. Certes, ils sont maintenant chef d’entreprise, mais leur statut d’Officier public leur impose de mettre en accord leur communication avec leur déontologie. Ainsi, par exemple, les notaires créateurs peuvent disposer de trois insertions presse dans des journaux locaux.
Les nouvelles obligations comptables
Le Notaire créateur doit penser à réaliser des opérations comptables qu’il n’opérait pas en tant que salarié. Par exemple : les rapprochements bancaires, l’envoi de tableaux de bord aux différentes instances, la déclaration de TVA…
Quel-est le quotidien du Notaire créateur ?
Le Notaire créateur est maintenant chef d’entreprise, il ne suffit plus de se baser sur le nombre d’actes et le chiffre d’affaires réalisé. Il lui faut également aborder de nouvelles problématiques :
La comptabilité
L’étude disposant de deux comptabilités différentes (comptabilité de l’étude et comptabilité clients), il est indispensable au Notaire créateur de réaliser quotidiennement sa vérification comptable.
Gérer son standard téléphonique
- Faire appel à un standard externalisé.
- Penser à se faire référencer sur des sites dédiés : les Pages jaunes, les Chambres de Notaires, Google my Business...
- Transférer les appels sur un téléphone portable dédié lors de déplacement. Le fait de donner à ses clients un numéro de portable est vraiment apprécié.
- La rédaction d'actes : moins importante en termes de temps, il faut cependant un certain délai pour que les procédures de signature se mettent en place. La mobilité est primordiale pour pouvoir signer à tout moment et dans n'importe quelle situation.
Gérer sa relation Client
- Être capable de dire « non ».
- Avoir un site internet est incontournable, il doit cependant respecter la déontologie professionnelle.
Les incontournables de la documentation:
- Commentaire du tarif des Notaires en deux modules.
- Livre de taxe.
- Memento Lacroix pour la partie fiscalité.
En résumé, les recommandations pour le Notaire créateur :
- Garder confiance en soi.
- Être entouré professionnellement et personnellement.
- S'appuyer sur son expérience passé.
- Rester humble.
- Être proche des institutions de la profession, ne pas hésiter à leur poser directement toutes vos questions.
