Délais de conservation des factures

Le délai de conservation des factures varie suivant la réglementation applicable :

Réglementation commerciale

Les commerçants sont tenus de conserver les documents comptables et les pièces justificatives des opérations qu’ils effectuent pendant 10 ans (article L. 123-22 al 2 du Code de commerce).

Réglementation économique

Les factures doivent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de la vente ou de la prestation de services (article R. 441-3 du Code de commerce). La non présentation, durant cette période, à la première demande des agents de contrôle ne constitue plus une infraction spécifique. Mais un refus non motivé donnera lieu à l’établissement d’un procès-verbal pour opposition à fonction.

Réglementation fiscale

L’article L. 102 B du Livre des procédures fiscales impose de conserver les factures (pièces comptables sur lesquelles peut s’exercer le droit de communication de l’Administration fiscale) pendant un délai de six ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies.

En cas de différé de facturation, les documents intermédiaires doivent être conservés pendant la même durée que les documents définitifs qui ont régularisé l’opération.

Selon la jurisprudence, un délai de conservation spécifique est imposé dans certains cas : factures d'immobilisations amortissables, entreprises faisant partie d'un groupe intégré fiscalement, entreprises ayant des reports déficitaires.

En pratique

Il convient de conserver les factures pendant 10 ans (sauf cas particuliers évoqués plus haut).

Factures d'immobilisations amortissables

Pour l'acquéreur d’immobilisations amortissables, le délai de conservation de la facture d'acquisition est indépendant de la date d’acquisition.

La conservation de ces factures est nécessaire aussi longtemps que les exercices de déduction des amortissements sont encore vérifiables (en général, 3 ans après l’achèvement de la période d’amortissement : CE 12 octobre 1992) ;

Entreprises faisant partie d'un groupe intégré fiscalement

En cas d’Intégration fiscale, la durée de conservation des documents de la société intégrée dépend du résultat d’ensemble du groupe.

En effet, la réglementation fiscale (loi de finances de 1994, article 82) prévoit la possibilité de vérifier le résultat d’une société intégrée réalisé durant une année prescrite lorsque ce résultat a, du fait de l’intégration, contribué à la réalisation d’un déficit d’ensemble imputé sur un bénéfice d’ensemble de la période non prescrite.

Par conséquent, la société tête de groupe doit indiquer à toutes les sociétés intégrées le résultat d'ensemble déficitaire non encore imputé, pour que celles-ci puissent conserver leurs documents sur une durée plus longue que le délai habituel, indépendamment de leur propre situation fiscale.

Entreprises ayant des reports déficitaires

Les pièces justificatives d'un exercice déficitaire doivent être conservées jusqu'à la fin de la troisième année civile suivant l'exercice au cours duquel le déficit a été imputé.

A titre pratique ce délai de trois ans est décompté à partir de :

• l'exercice sur le bénéfice duquel ledit déficit a été imputé, en cas de report en avant ;
• l'exercice d'extinction de la créance de carry-back, par remboursement ou imputation sur l'IS dû, en cas de report en arrière.