La déclaration sociale nominative (DSN)

La déclaration sociale nominative

Cet article n'est plus à jour et décrit les conditions de mise en place de la DSN dans les entreprises à compter du 1er janvier 2016

La déclaration sociale nominative remplace et simplifie la majorité de vos déclarations sociales en automatisant leur transmission à partir des données de paie.
Elle est obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 1er janvier 2016. 

Quelles sont les conséquences directes de la DSN sur les pratiques de paie ?

Il faut retenir qu’en raison de la DSN “mensuelle” et des “signalements”, les opérations d’établissement des bulletins de paie deviennent centrales pour la gestion des données sociales des entreprises et la gestion des droits des salariés.

C’est pourquoi la DSN nécessite des informations à la fois plus nombreuses et plus précises que celles actuellement nécessaires à l’établissement d’un bulletin de paie.

Avec le passage à la DSN, les entreprises devront faire preuve de :

Précision

  • en l’absence des informations indispensables à l’établissement d’une DSN (n° de sécurité sociale du salarié, identité complète…), la DSN sera rejetée.

Il est donc indispensable d’avoir toutes les informations dès l’embauche.

  • pour chaque prime versée aux salariés, il faut clairement indiquer si elle revêt un caractère exceptionnel ou non, si elle est mensuelle ou couvre une période plus importante (semestrielle, annuelle…) et fixer dans ce dernier cas la période de rattachement de la prime.

Le traitement des éléments variables de paie nécessite l’indication précise de la nature des rémunérations versées à chaque salarié. Ces éléments vont fixer le calcul des droits des salariés.

Vigilance

  • en présence d’une erreur de paie, d’une omission, il est impossible, passé l’échéance déclarative du 5 ou du 15 du mois M+1, de refaire une paie. Toutes les modifications seront portées sur la paie suivante.

Le contrôle des éléments variables de paie et la validation des bulletins de paie produits sur cette base sont indispensables bien en amont de la date d’échéance de la DSN.

Réactivité

  • le déclenchement du calcul des droits d’un salarié est conditionné à la réalisation d’un “signalement” par l’entreprise. À défaut, aucun droit ne lui sera calculé.

La survenance d’un événement affectant la présence d’un salarié doit conduire à la communication immédiate de cette information auprès de la personne en charge des paies.

Pourquoi anticiper la DSN ?

Pour satisfaire l'ensemble des impératifs qu'impose la DSN aux entreprises :

  • les outils Paie doivent être adaptés aux évolutions requises par la DSN ;
  • l'ensemble des collaborateurs doivent être formés et préparés à ce bouleversement des pratiques en terme de Paie.

Ces impératifs sont tout autant liés à la technique paie qu’à la qualité des informations transmises par les entreprises en vue d’établir les bulletins de paie.

Anticiper, c’est aussi le moyen de garantir l'entreprise contre tout risque de conflits avec ses salariés. En effet, à partir de la mise en place de la DSN, il est acquis que de nombreux droits des salariés ne pourront être assurés qu’au moyen des informations transmises par la DSN.

Anticiper, c'est également l'unique moyen de constituer l'historique DSN nécessaire pour être libéré de toutes les procédures administratives (3 DSN pour être libéré de l'obligation d'établir une attestation de salaire, 12 DSN pour être libéré de l'obligation d'établir une attestation "Pôle Emploi").

Des pratiques de paie à changer

Actuellement, les entreprises réalisent chaque mois des bulletins de paie qu’elles remettent à leurs salariés. Selon leur taille, elles réalisent, chaque mois ou trimestre, les déclarations de charges et leur paiement auprès des différents organismes sociaux (URSSAF, Pôle emploi, retraite, prévoyance…). 

Une fois par an, ces mêmes entreprises transmettent aux administrations et aux organismes de protection sociale les données relatives à l’emploi salarié de leur entreprise (DADSU). Enfin, en cours d’année, des attestations de salaires sont établies pour le compte des salariés en cas de maladie ou à destination du Pôle emploi en cas de rupture du contrat de travail. 

Sous couvert de simplifier les démarches des entreprises ainsi que la gestion des droits des salariés, la DSN implique un bouleversement des pratiques de paie en se substituant à l’ensemble de ces processus dès 2016.

Un autre objectif de la DSN ?

Afin de mettre un terme aux fraudes, la DSN regroupe, chaque mois, toutes les données relatives à l’emploi salarié et plus particulièrement celles concernant l’identité des salariés et des rémunérations qui leur sont versées. 

D’annuelle avec la DADSU, la transmission de ces données devient mensuelle avec la DSN.

Comment se compose la DSN ?

La DSN s’appuie sur deux principes déclaratifs.

Les entreprises devront assurer :

  • la transmission mensuelle des informations de paie (DSN “mensuelle”),
  • la transmission ponctuelle des événements affectant la présence des salariés (DSN “signalement” ou “événementielle”).

DSN-composition

En quoi consiste la DSN “mensuelle” ?

La DSN “mensuelle” est le strict reflet et des bulletins de paie établis au sein de l’entreprise. C’est sur cette seule base que seront déterminés, par exemple, les droits des salariés au versement des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS).

La DSN “mensuelle” communique également les cotisations sociales dues par l’entreprise auprès des organismes sociaux. 

Selon la taille de l’entreprise, les dates limites déclaratives sont fixées au 5 ou au 15 du mois qui suit celui de l’établissement des paies. Toutefois la DSN n'a pas d'impact sur les échéances de paiement des cotisations pour les entreprises.

Passé ces délais, outre une éventuelle sanction, il est totalement impossible de modifier un bulletin de paie. Tous les ajustements seront portés sur les informations de paie du mois qui suit et, par voie de conséquence, portés sur la DSN du mois suivant.

Cette centralisation des informations de paie au sein de la DSN “mensuelle” impose donc des rythmes déclaratifs plus soutenus et plus réguliers.

En quoi consistent les “signalements” ?

Afin de déclencher le versement d’une IJSS ou d'allocations de chômage au profit des salariés, la DSN “mensuelle” s’accompagne d’une autre obligation déclarative “au fil de l’eau”.

À chaque absence maladie et accident de travail ou à l’occasion de chaque rupture du contrat de travail, l'entreprise doit réaliser un “signalement” selon le même circuit déclaratif que la DSN “mensuelle”.

Pour ce faire, l’entreprise a 5 jours ouvrés pour procéder au signalement de l'événement (hors dimanche et jours fériés) à compter de la date de survenance. À défaut, l’entreprise s’expose à une sanction.

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