Vous avez récemment été nommé en tant que notaire et souhaitez être conseillé pour la création de votre étude notariale ? Nos experts vous conseillent et répondent à toutes vos questions pour faire de cette aventure entrepreneuriale un véritable succès !
I. Le notaire chef d’entreprise (7min10)
La notion de « notaire chef d’entreprise » est nouvelle et ne coule pas de source. Plus simplement considéré comme officier public et expert juridique, le rôle de notaire a fortement évolué ces dix dernières années avec l’ajout de la casquette de chef d’entreprise. La Société évolue, de nombreux changements sont en cours et le notaire n’est plus seulement considéré comme un notable, il est également entrepreneur. Oui, l’étude est bel et bien une entreprise à part entière.
En quoi le rôle de notaire chef d’entreprise est-il primordial, notamment en cette période de crise sanitaire ?
La crise de la Covid-19 a exacerbé ce nouveau rôle du notaire. En effet de nombreuses problématiques ont été soulevées : comment organiser le travail de son entreprise avec un télétravail non habituel et des connexions à distance ? Comment servir et rencontrer les clients en respectant les mesures barrières et la distanciation ? Les attentes des collaborateurs, des clients et de ses partenaires sont devenues considérables. Les clients maintenant sont beaucoup mieux informés que par le passé ce qui génère de nombreux questionnements auxquels il faut répondre.
1. Création de l’étude (11min20)
L’environnement dans lequel un entrepreneur évolue est essentiel pour la réussite de son activité. Il se décompose en 3 axes principaux :
1) L’environnement personnel
La création d’une étude, au même titre que celle d’une entreprise, est un bouleversement dans la vie tant professionnelle que personnelle du notaire créateur. Une nouvelle vie se met en place, la stabilité de l’environnement personnel est donc primordiale.
Il faut donc bien réfléchir et préparer les trois points suivants :
- Motivations personnelles
- Motivations familiales
- Maîtrise des conséquences
Pendant a minima 3 ans, l’entreprise prend 100 % du temps de l’entrepreneur. Toutefois, il ne faut pas oublier de conserver du temps pour soi et pour ses proches.
2) L’environnement concurrentiel
Occultée par le passé, la notion de concurrence dans le secteur notarial, démocratisée par la 1ère vague de nomination, est dorénavant omniprésente. Les places se font de plus en plus chères. Il est donc nécessaire d’avoir une vision objective de cette concurrence que ce soit celle de vos confrères mais également des autres professions (avocats, conseillers en gestion de patrimoine, experts comptables, etc). Il faut l’accepter afin de bien la vivre et de l’inclure dans ses prises de décisions.
3) L’environnement relationnel
De nombreux acteurs gravitent autour de l’office. Ils sont à identifier et à prendre en compte.
- les notaires : confrères mais également concurrents ! Une entraide très forte s’est mise en place sur certaines régions notamment chez les notaires créateurs. N’hésitez pas à les contacter pour partager vos expériences respectives.
- Instances
- Agences immobilières
- Collectivités
- Professionnels
Notre conseil : il est important de se présenter afin de se faire connaître. Il est évidemment essentiel de toujours respecter strictement les règles déontologiques. À mener avec humilité, cette présentation aux acteurs locaux et aux commerçants vous permettra d’expliquer votre vision dans le contexte actuel et générer du bouche-à-oreille, vecteur de premiers clients.
2. Une stratégie à mettre en place (19min38)
Même si la stratégie n’est pas habituelle dans la profession et peut même faire peur, elle est néanmoins fondamentale lors de la création d’un office. Elle permet d’avoir une vision à moyen et long terme et d’identifier les principaux axes de développement que l’on souhaite mettre en œuvre.
Elle permet de réfléchir aux questions suivantes : où est-ce que je veux amener mon étude ? Est-ce que je cible un type de clientèle particulier ? Est-ce que je souhaite me spécialiser ? Si oui, quel est l’environnement concurrentiel et comment me démarquer ? Quelles actions dois-je mettre en œuvre pour arriver à mes fins ?
En résumé, stratégie = objectif + plans d’actions.
Afin d’optimiser sa transmission entre collaborateurs, de pouvoir la garder dans le temps et s’y référer si besoin, la stratégie doit être écrite noir sur blanc. Une fois mise en place, elle doit être comparée de façon régulière à l’environnement qui l’entoure. Ce travail permet de vérifier que les décisions prises au sein de l’office répondent à la stratégie préalablement mise en place, aux attentes du marché et à celles des clients.
Une stratégie évolue et doit être mise à jour régulièrement. Il est alors nécessaire de se poser les questions suivantes : est-ce que j’ai atteint mes objectifs ? Si oui, comment est-ce que je les ai atteints ? Si non, pourquoi ? Est-ce que je suis toujours en phase avec la ligne directrice fixée initialement ?
3. Comment faire naître et grandir l’entreprise ? (23min12)
Définir une stratégie passe également par les points suivants :
1) Volonté : pourquoi créer une étude et pourquoi vouloir devenir notaire ?
2) Soutien : il est normal d’avoir des moments de relâchement et de doute lors de la création d’une entreprise. Il est donc important de trouver un partenaire qui vous soutienne et vous entoure.
3) Valeurs : mettez en place des valeurs pour l’entreprise ; que voulez-vous montrer à l’extérieur ?
4) Objectifs : définissez des objectifs à court terme sur différents axes (clients, collaborateurs, étude, concurrence)
En résumé (29min53)
Pour une croissance optimale de votre office, vous pouvez reprendre certaines méthodes du monde de l’entreprise adaptées à votre étude que ce soit relatif à la mise en avant de valeurs, à la définition d’objectifs précis et d’une stratégie ou également en termes de moyens mis en œuvre afin de fidéliser votre clientèle.
Mettez en place un plan de continuité. Il s’agit d’un document écrit qui permet à chacun, responsable et salarié, de savoir ce qu’il se passe en cas d’imprévu (absence non annoncée, sinistre, incendie, pandémie…) et les différentes mesures qui doivent être mises en place le gérer au mieux.
II. Les étapes clés de l’installation (32min10)
L’installation d’une étude demande de la réflexion sur les éléments suivants : choix du local, de l’équipement digital, rédaction d’un business plan et d’un plan de financement, choix de la structure juridique… FIDUCIAL est à vos côtés pour choisir les solutions qui répondent à vos besoins.
1. Les locaux (32min14)
Le choix des locaux est une étape essentielle de la création d’un office. En effet, ils sont l’aboutissement matériel du projet et permettent de se projeter. Deux critères sont souvent privilégiés lors du choix du local : la visibilité et l’accessibilité. L’accent sera mis sur l’un ou l’autre en fonction des choix de chacun. Le local parfait existe pour vous et votre situation et peut différer selon de nombreux critères.
Faut-il privilégier l’achat ou la location ?
Il est important de réfléchir à cet élément du fait des aménagements qui seront faits et de l’amortissement choisi. N’hésitez pas à en discuter avec un professionnel afin de choisir la solution qui s’adaptera au mieux à vos besoins.
Lorsque le local est choisi, il faut l’aménager soigneusement. L’accueil, la salle de réunion, l’équipement de bureau, mobilier, informatique et digital, etc. Tout cela fait partie l’image que vous renverrez à vos clients, partenaires et collaborateurs.
FIDUCIAL Office Solutions vous accompagne dans l'aménagement de votre office avec une gamme complète de fournitures de bureau dédiée aux Notaires.
2. L’équipement informatique et digital (39min03)
L’équipement digital est un concept très large qui comprend le matériel, équipement de visioconférence, logiciels…
Il peut être un point de différenciation par rapport à d’autres études mais également permettre un gain de productivité lors du lancement de votre office. Il est donc essentiel d’investir dans un matériel ultra performant et de dernière génération. Une connexion haut débit est à privilégier. Prêtez également attention aux logiciels de comptabilité et de rédaction d’actes. Il est essentiel d’être dès le départ opérationnel sur l’acte authentique, l’acte authentique électronique à distance et sur l’acte authentique électronique par comparution à distance. Les rendez-vous en visioconférence se sont démocratisés ces derniers mois. Un matériel performant, de dernière génération, est donc obligatoire pour les rendez-vous clients et confrères. Sans oublier d’être équipé en copieurs, scanners et en téléphonie fixe et/ou mobile.
FIDUCIAL Informatique vous propose une offre informatique complète et adaptée à la création de votre office notarial.
3. Le business plan (43min44)
Il est déconseillé de pratiquer le séquençage des étapes : le business plan est à commencer dès le début du lancement de votre projet. Il sera, dans tous les cas, amené à être modifié plusieurs fois. Il permet d’évaluer la viabilité du projet. Vous pouvez faire des hypothèses sur les informations manquantes comme le montant de vos loyers et autre :
- Produits
- Nombre d’actes à définir
- Produit moyen à l’acte
- Charges
- Investissements : embauche directement ?
- Résultat et trésorerie prévisionnels
Il ne faut pas avoir honte d’afficher une perte la 1ère année et d’avoir des années un peu poussives, cela est tout à fait normal au départ.
À quoi sert un business plan pour Notaires ? Découvrez le dans notre courte vidéo !
N’hésitez pas à vous faire aider par nos experts-comptables afin de coconstruire votre projet.
4. Le financement (47min03)
Le business plan permet de convaincre un investisseur ou banquier de soutenir votre projet et de le financer.
Que finance t-on ? Les investissements dans l’agencement, le matériel, le mobilier et le besoin en fonds de roulement.
Cette première réflexion a un double enjeu :
– Avoir une enveloppe « conséquente » supérieure à ce dont on a besoin
– Avoir une durée de remboursement relativement longue
Notre conseil : lors de la décision du prêt le taux d’intérêt n’est pas le seul critère à prendre en considération. Une comparaison d’offres de plusieurs établissements bancaires peut être intéressante afin de prendre la meilleure des décisions.
5. Le recrutement (50min45)
Qui et quand recruter ?
Il n’y a malheureusement pas de réponse parfaite. Celle-ci dépend en effet de votre stratégie. Souhaitez-vous démarrer seul et embaucher en fonction du développement de votre office ? Ou pensez-vous embaucher très rapidement pour ne pas être sous l’eau et être accompagné dans ce projet ? Dans tous les cas, ne prenez pas le risque d’embaucher trop tard, pouvoir déléguer certaines tâches à un collaborateur vous permettra de mieux vous concentrer sur la réussite et le développement de votre projet.
Pour être certain de choisir la personne adaptée à vos besoins, il est important d’écrire le type de profil recherché en établissant un cahier des charges du recrutement.
6. Le changement de structure (54min39)
Quel que soit le statut choisi soit pour se mettre en société ou se rapprocher d’une étude existante, le maître mot est l’ANTICIPATION ! En effet, beaucoup d’éléments sont à prendre en compte : à combien dois-je valoriser mon office ? Quel est l’incidence du prêt, le montant de la plus-value ?
Notre conseil : pour en savoir plus sur les enjeux et modalités d’un changement de structure, découvrez notre webinaire dédié et obtenez des conseils détaillés sur les modalités d'association ainsi que leurs conséquences fiscales. FIDUCIAL Sofiral est à votre écoute pour vous aider dans cette démarche.
Pour plus d’informations, nous vous invitons à télécharger notre livre blanc « Notaire créateur : comment réussir votre installation ? » qui vous donnera de nombreux conseils pratiques.
Intervenants :
Nicolas NICOLAÏDES – Directeur Professions Juridiques et Notariales, Groupe FIDUCIAL – Ancien notaire
Philippe JAILLET – Département Notaires FIDUCIAL Expertise, Direction des Relations Extérieures
Héloïse RIOT-NORECK – Responsable Marketing Branches Réglementées, Groupe FIDUCIAL