Notaires : les enjeux et modalités d’un changement de structure (webinaire)

Que vous soyez en individuel ou sous forme de société, vous avez choisi votre structure juridique. Pourtant, vous vous interrogez peut-être sur une évolution. Avant de procéder à ce changement, il est nécessaire de réfléchir une nouvelle fois à son projet d’entreprise afin de choisir la structure d’exercice la plus adaptée à sa stratégie.

I - L’importance du projet d’entreprise (01 :10)

Le notaire du XXIème siècle est un notaire différent, c’est un notaire chef d’entreprise. À ce titre, il doit prendre ses décisions en fonction de la stratégie qu’il a déjà mise en place et celle qu’il souhaite mettre en place à l’avenir.

Pour cela, 5 piliers sont à déterminer, ils constituent l’ADN de l’étude :

1. La vision
2. La stratégie
3. Les objectifs
4. Le plan d’action
5. Les valeurs.

Voici plus en détail comment les définir :

1) La vision (01 :45) : Il s’agit de l’image future que l’on souhaite avoir de son office. La vision définit où l’entreprise veut aller et les objectifs qu’elle doit atteindre pour y parvenir. Elle prend donc 2 formes ; un aspect externe qui détermine où et comment l’office veut se positionner et un aspect interne qui définit l’organisation pour y parvenir. Cette vision n’est pas fixe, elle évolue dans le temps et doit être revue afin de s’ajuster au mieux au fonctionnement interne de l’entreprise ainsi qu’à son environnement externe.

2) La stratégie (02 :50) :  elle doit être écrite et réfléchie. Une fois mise en place, elle ne doit pas être oubliée mais au contraire, comparée de façon régulière à l’environnement économique, financier, politique et sociétal qui l’entoure. Ce travail permet de vérifier que les choix opérés répondent à la stratégie préalablement mise en place, aux attentes du marché et à celles des clients.

Cette stratégie doit donc être bénéfique à 3 parties : l’office, les collaborateurs et les clients.

Comment bâtir une bonne stratégie ? (04 :15)

Il faut être attentif à 3 piliers qui sont essentiels :

• Des objectifs : clairs, cohérents, concrets et atteignables. Il est nécessaire de se demander comment ces objectifs vont être en mesure de répondre à la stratégie globale.

• Un plan d’action : une liste d’actions concrètes qui vont permettre d’atteindre les objectifs fixés. Là aussi, ces actions doivent être cohérentes, concrètes, atteignables, mais aussi contrôlables.

• Des valeurs : elles représentent le pilier auquel chacun des collaborateurs, des clients et des partenaires peuvent se rattacher.

Tout est lié : les valeurs vont répondre à la vision de l’office, au service d’une stratégie mise en œuvre grâce à des objectifs, eux-mêmes traduits par des actions.

Changer de structure d’exercice n’a donc de sens que si la stratégie d’entreprise a été établie et réfléchie en ce sens.

II – Le choix de la structure d’exercice (09:55)

La majeure partie des notaires créateurs ont choisi le statut de notaire individuel. Que ce soit un choix par défaut ou non il est toujours intéressant de considérer une potentielle évolution de structure.

L’exercice à titre individuel n’est pas rédhibitoire. Il peut résulter d’un choix délibéré ou d’une volonté de s’octroyer une période de test quant à une potentielle mise en société ou association. La motivation fiscale ne doit pas être première car il n’y a pas de véritable enjeu durant les premières années d’exercice.

Concernant le notaire horodaté en tant qu’associé au sein d’une société, une étape a déjà été franchie vers l’association. Lors de ce schéma, c’est la SEL (société d’exercice libéral) qui a été nommée et c’est elle qui est titulaire de l’office. Elle est alors considérée comme un outil afin de s’associer ou pour simplement pour rester en individuel.

Par la suite , plusieurs choix sont possibles :

1) Rester en l’état (17:30) :

La situation correspond à la vision que le notaire avait de son activité.

Si l’horodatage a été fait en tant que notaire individuel, il faut cependant bien réfléchir à la charge de travail supplémentaire que cela engendre. Le notaire aura tout à faire et sera généralement seul pour réaliser tout cela. Le volet fiscal est également à prendre en compte. À titre individuel, le notaire devra subir seul les résultats de l’activité de son office à la fin de l’année. 

Si l’horodatage a été réalisé en tant que notaire associé d’une société, il sera plus aisé de se rapprocher d’un office existant.

2) Créer une société pour rester seul (20:30) :

Il faut tout d’abord s’attarder sur la forme de société à choisir. Elle dépend d’un choix personnel ainsi que des avantages et contraintes que chaque forme juridique peut offrir.

• La SCP (société civile professionnelle) : ayant horodaté seul, il va être impossible de débuter son activité sous cette forme de société étant donné qu’elle nécessite la présence de 2 associés. Ceci étant, bien rédigée, elle permet de définir un bon pacte d’associés qui façonne une bonne organisation par la suite. En revanche, il existe une certaine limitation en termes de capital, l’impossibilité d’avoir une personne morale associée (donc impossibilité de passer par une société holding, une SPFPL). Enfin, il y a obligation d’exercer dans la structure.
• La SEL (société d’exercice libéral ): cette forme de société a été créée par une loi de 1990 pour permettre aux membres des professions libérales d’exercer leur activité sous la forme de société de capitaux. Les SEL sont de plus en plus choisies grâce aux avantages fiscaux qu’elles offrent, par exemple, la limite de la responsabilité financière des associés à leurs apports.
• La SARL (société d’exercice libéral à responsabilité limitée) : c’est la structure la plus proche de l’esprit libéral de la profession qui amène à une certaine égalité entre les associés. Elle induit également la responsabilité des associés limitée aux apports, elle peut être créée par un associé unique (EURL), etc.
• La SAS (société par actions simplifiée) : intéressante également mais un peu plus contraignante du fait de l’absence de possibilité d’une gouvernance collégiale. Elle nécessite la désignation d’un Président et de Directeurs généraux. Les statuts vont devoir être clairement détaillés.

Mode de constitution : comment passer du statut individuel au statut de société ? (26:02)

Avant tout changement de structure, il est nécessaire de procéder à la valorisation de l’office. Celle-ci est déterminée par plusieurs choses comme la valeur économique actuelle et future de l’étude, l’emprunt d’installation, la plus-value, la date d’installation, etc.

Il existe ensuite 2 façons de passer en société : l’apport et la cession.

Bien que l’objectif soit le même et vise à transférer la propriété de l’office vers la structure, certains aspects diffèrent. En effet, dans le cadre de la cession, il va falloir récupérer du numéraire alors que pour l’apport il s’agira de récupérer des titres. Le traitement juridique et fiscal sera donc légèrement différent. De plus, la gestion de l’emprunt sera différente. Dans le cadre d’une cession, il sera nécessaire de rembourser l’emprunt alors que pour l’apport, il faudra évaluer le droit de présentation de manière à absorber cette dette.

3) Créer une société pour s’associer (32:40) :

Cette décision est intéressante car les bénéfices en termes de productivité et de fiscalité peuvent être conséquents.

Pour se faire, 2 méthodes existent :

1. La cession de parts : les titres souscrits au moment de la constitution de la société sont cédés au confrère qui la rejoint. Il faut alors se questionner sur la part de capital à lui céder.
2. L’augmentation de capital : 

• Soit un confrère réalise un apport en numéraire.
• Soit il rejoint la structure en supportant l’emprunt.
• Soit il apporte son propre office, en l’évaluant préalablement. Cette évaluation doit être réalisée par chacun des notaires ; c’est-à-dire par celui qui apporte l’office et qui doit tenir compte de sa fiscalité et de sa situation personnelle, ainsi que par celui qui reçoit l’office et qui va devoir tenir compte de la conséquence que cela va avoir au niveau de la prise de participation de manière à toujours rester égalitaire. 

Pour ce genre d’opération, il convient de s’attarder sur 3 points essentiels : la dilution, le pourcentage des quotes-parts et la modification des statuts.

4) Se rapprocher d’une structure existante (46:35) :

Pour le notaire individuel - il entre dans le capital de la structure en réalisant un apport. Un certain nombre de points sont à vérifier :

• Le pourcentage de capital qu’il va détenir.
• Si la société vient d’être constituée et qu’elle possède un faible capital, il faut vérifier que la valeur du droit de présentation n’est pas supérieure à la valeur totale de la société bénéficiaire.
• Si le notaire qui s’associe cède son office, il se retire de ce dernier qui appartiendra à la société. Il pourra alors souscrire des titres détachés de la valeur de l’office.

Pour le notaire en société - il existe différents schémas possibles :

• Se rapprocher via l’office :
  • Dans le cas où une société vend son droit de présentation : le notaire est en société, sa société est titulaire de l’office et il va transférer l’office à une autre société existante. Sa société première sera donc vide, sans office, et il devra la dissoudre et la liquider.
  • Dans le cas où une société apporte son droit de présentation : elle détient des titres de la société bénéficiaire de l’apport. Elle devient alors une société holding. Cela change la nature de la structure ce qui engendre quelques formalités.

• Se rapprocher via le capital : il n’y a pas de fusion de plusieurs offices. Il s’agit plutôt de prendre des participations dans l’une, l’autre ou les deux sociétés. Ce rapprochement nécessite d’être vigilant sur les formes juridiques de ces sociétés et l’affectio societatis des associés.

Questions des internautes :

23:20 – « Est-il préférable de créer une SEL ou une société de droit commun ? »

En réalité, il n’y a pas de désavantage à prendre l’une ou l’autre. Quelques points diffèrent (statuts, procédure auprès de l’OPM, etc) mais sans être discriminatoires.

38:07 - « Doit-on débloquer tout le prêt pour apporter de la trésorerie ? »

En matière d’apport, il n’y a pas d’intérêt à le faire pour faciliter la mise en société. En effet, la hausse de la trésorerie va engendrer une hausse de la dette, c’est le principe des vases communicants. En revanche, il est possible de débloquer davantage afin d’être plus confortable lors de l’installation.

39:02 - « La chancellerie peut-elle refuser un dossier de mise en société si le pourcentage de détention est faible ? »

Oui c’est possible. Certains dossiers à 10 % ou 15 % ne passe pas toujours. Dans ce cas, le dossier n’est pas immédiatement refusé, une proposition est faite pour modifier la situation et tenter d’en trouver une plus acceptable.

39:45 - « J’ai constitué une SAS avec un associé. Dans le traité de cession nous avons prévu, avec accord du prêteur, que le prêt soit transféré à la SAS. Est-ce possible ? »

Oui, c’est possible. Dans le cadre d’une cession, il faut vendre le droit de présentation. La société bénéficiaire va souscrire un emprunt et avec cet emprunt il sera possible de rembourser le prêt préalablement souscrit. Il s’agit de transférer la créance. Cela nécessite l’accord de la banque et sa notification dans un acte tripartite.

41-00 – « J’ai horodaté en individuel et je souhaite constituer une SELARL. Puis-je le faire dès le début ? Puis-je estimer mon apport à une valeur quasi nulle état donné que mon entreprise vient juste d’être créée ? »

Il est difficile de valoriser une entreprise qui n’a pas de finances à céder. Il est toujours possible de l’évaluer à faible prix s’il n’y a pas d’emprunt en cours. Pour rappel, en matière de cession, le montant de l’emprunt ne peut être déduit du prix de cession.

44:20 - « Est-il possible de faire rentrer un associé via des apports en industrie ? »

Oui, cela est possible dans la plupart des structures (sauf SA et sociétés en commandite par actions). Mais attention, l’associé qui reçoit des titres en industrie n’est pas un associé comme les autres. Il faut donc être particulièrement attentif à la nature de l’industrie et au statut de l’associé au sein de la société. Un tel apport doit être notifié dans les statuts. Si ce n’est pas le cas, il sera alors nécessaire de réaliser une Assemblée générale afin de les modifier en conséquence.

45:35 - « Est-il possible de faire entrer un associé dans une structure à créer sans qu’il apporte une contre-partie ? »

Non, pour être associé, il doit obligatoirement participer au capital sous forme d’apports à hauteur des parts sociales qu’il souhaitera avoir.

Les avocats du cabinet FIDUCIAL Sofiral vous accompagnent dans votre démarche de changement de structure.

N’hésitez pas à nous contacter : contact.notaire@fiducial.fr

Les intervenants :

• Nicolas Nicolaïdès - Directeur Professions Juridiques et Notariales FIDUCIAL.
• Philippe Jaillet - Département Notaires FIDUCIAL Expertise, Direction des Relations Extérieurs.
• Maître Annie Gien - Avocat FIDUCIAL Sofiral.