Posez vos questions pour réussir la création de votre Office notarial

Posez vos questions pour réussir la création de votre office notarial

Vous venez d'être nommé dans un Office créé et vous avez des questions sur votre installation : immatriculation, business plan, projet d'association, multi-offices, informatique... Posez-vos questions !

Envoyez-nous vos questions à contact.notaire@fiducial.fr 

Existe-t-il des réglementations spécifiques de la Chambre des Notaires concernant le site internet des Notaires (nom de domaine, contenu du site obligatoire, etc…) ?

Il est fondamental d’avoir une vitrine sur internet car beaucoup de prospects/clients viendront taper votre nom dans Google et il faut qu’ils puissent vous retrouver. Contrairement à certaines informations qui peuvent circuler, il n’y a aucune obligation de passer par prisme pour la création de votre site. Vous devez cependant avoir un nom de domaine en notaires.fr et avoir une tarification identifiable sur votre site. A vous ensuite de le personnaliser.

Est-il important de faire une journée porte ouvertes et/ou une inauguration de l’étude et si oui, à quel moment ?

Oui, il est important de montrer que vous avez ouvert une étude. Attendez peut-être quelques mois de vous constituer un réseau et d’avoir des premiers clients pour organiser cette inauguration pour que vous ne soyez pas trop peu nombreux lors de cette journée ou soirée.

Quel est le coût d’un expert-comptable pour un Notaire qui vient de créer son Etude ?

Le coût va dépendre de chaque cabinet comptable mais chez FIDUCIAL, l’expert-comptable pratique le tarif de 1 700 euros HT la première année de suivi.

Quels sont les honoraires d'un expert-comptable pour établir le budget prévisionnel (business plan) ?

Le prévisionnel est gratuit chez FIDUCIAL si vous décidez de nous confier la mission d’expertise-comptable. Autrement, le tarif est de 500€ HT.

Faut-il assortir le logiciel de rédaction d'acte notariés avec le logiciel de comptabilité ?

Il n’y a aucune obligation d’assortir ces deux logiciels, il faut que vous soyez à l’aise avec chacun donc si vous êtes à l’aise avec 2 prestataires différents, vous pouvez tout à fait combiner les deux.

J'ai trouvé mes locaux mais je suis dans l'attente de ma nomination... Promesse de bail sans connaître le délai de nomination ? Bail ?

Si vous avez trouvé des locaux qui vous paraissent optimales pour votre création, il est important de vous positionner rapidement pour pouvoir sécuriser cette partie et ne pas passer à côté. Si vous êtes en rang éligible, votre nomination interviendra bientôt et vous pourrez concrétiser votre bail.

Qu'appelez vous visibilité ? Rue connue ? Rez-de-chaussée?

Concernant la visibilité, il est important d’être dans une rue passante ou à proximité d’un marché, de la mairie, pour que les gens vous identifient facilement. Concernant le rdv ou l’étage, c’est à vous de décider mais il peut être intéressant de se positionner en rdc pour être davantage visible et inciter les gens à pousser votre porte.

Quels sont les délais pour transformer l’Office individuel en une SEL ?

Si vous avez candidaté en individuel, vous devez impérativement signer votre premier acte en tant qu’office individuel. Vous pourrez ensuite modifier votre office en une SEL mais il n’existe pas de délais réglementés.

La 1ère embauche ne devrait-elle pas être une secrétaire-comptable ?

Tout dépend de votre stratégie d’entreprise. Au début, si vous êtes seul, vous allez devoir tout faire. A vous de voir quelles parties vous souhaitez déléguer : l’accueil, la comptabilité, une partie des actes.

Faut-il privilégier des embauches en CDD ou CDI ?

Le CDI, avec la période d’essai, permet de savoir si la personne est compatible avec vos attentes et permet de fidéliser et d’embarquer votre collaborateur dans votre projet d’entreprise. Le CDD est de fait plus incertain.

Qui fait le Business Plan pour la création d'un Office notarial ?

Il est important que le business plan soit réalisé par un expert-comptable, spécialisé pour les notaires. Cela vous permettra d’avoir un BP réaliste et fiable dans le temps.

Avez vous une offre créateur sur votre logiciel de comptabilité pour Notaire ?

Nous disposons d'une offre créateur pour le logiciel comptabilité. Cette offre permet de répondre aux besoins des créateurs: productivité (avec une personnalisation des matrices pour vous permettre un gain de temps optimal), rapidité (interface intuitive, ...) et une logiciel parfaitement sécurisé et fiable. N'hésitez pas à nous demander une proposition en cliquant-ici.

Je souhaiterais embaucher un clerc de plus de 50 ans, mais je m'interroge sur les indemnités de fin de carrière : quelle est leur importance ? J'aurais confiance en ce type de personne qui connaît bien la région.

Je vous renvoie à l'article 13.1 de la convention collective du notariat qui stipule que "en cas de départ volontaire à la retraite, les salariés ont droit à une indemnité fixée en fonction de leur ancienneté dans l'office à : 1 demi-mois de salaire après 10 ans d'ancienneté ; 1 mois de salaire après 15 ans d'ancienneté ; 2 mois de salaire après 20 ans d'ancienneté et 3 mois de salaire après 30 ans d'ancienneté.

Pour la comptabilité, quel régime BNC et TVA choisir lors de l'immatriculation SIRET ?

Si vous vous installez en tant qu'individuel, le régime BNC est celui de la déclaration contrôlée avec option pour la tenue d'une comptabilité créances/dettes. En matière de TVA, nous sommes sur du réel normal.

Concernant le local, j'ai trouvé des locaux à Saint-Rémy-de-Provence mais le montant du droit au bail est extrêmement important. Que pensez-vous de ce paramètre ? Est-ce opportun d'investir dans un montant du droit au bail important dès le début ?

Difficile de répondre à cette question sans en connaître le montant. Si l’emplacement correspond à ce que vous souhaitez et que vous n’envisagez pas à court terme de déménager, cela peut justement constituer un bon investissement.

Le prêt CDC peut-il être affecté au paiement des loyers et/ou remboursement échéances prêt pour l'achat du local ?

Le prêt dit « fond de roulement » de la CDC peut effectivement être affecté au paiement des loyers. C’est son rôle.
S’agissant du remboursement des échéances pour l’achat du local, cela suppose qu’une partie du prêt « fond de roulement » serve à l’achat du local. Et là, ce n'est pas son rôle. Il est préférable de faire un prêt à part et que l’achat du local et son financement se fassent "hors étude" (via une SCI ou à titre personnel).

En cas de transformation en société, qu'est-ce qu'il devient du prêt ?

Tout dépend de la manière dont vous vous transformez en société. Est-ce par apport ? par cession ? L’apport à titre onéreux n’est pas autorisé dans tous les types de structure. Nous vous proposons d'échanger oralement sur ce point.

Quelle est la durée et le taux pour le prêt CDC de 150 000 €?

La CDC a établie un tableau des caractéristiques des prêts notaires créateurs présenté notamment à l'occasion du forum de l'installation organisé par le Mouvement Jeune Notariat en partenariat avec le groupe FIDUCIAL à la rentrée 2017. Vous pouvez contacter votre représentant local CDC ou bien encore découvrir l'offre CDC sur leur site internet à l'adresse https://notaires.caissedesdepots.fr/

Quelles sont plus souvent les garanties demandées par les organismes de crédit ?

Comme avec vos propres clients les garanties seront fonction de l'établissement bancaire et de ses propres règles internes. Il peut n'y avoir aucune garantie, comme il pourra être demandé une ou plusieurs cautions personnelles voire la remise de biens en hypothèque. Cela va dépendre de la stratégie de la banque et de la discussion que vous allez engager avec eux lors du montage du dossier. Dans ce domaine tout sera possible ; à vous d'être vigilent par rapport à ce qui vous est demandé et de bien veiller aux frais liés auxdites garanties dont il faudra tenir compte dans votre budget.

Peu-t-on commencer à travailler sur un portable avec des accès temporaires de REAL avant l'installation définitive du réseau REAL dans les locaux ? Sous quelles conditions ?

Travailler à partir d'un portable est tout à fait envisageable notamment avec la nouvelle solution du groupe FIDUCIAL dénommée Signature pour ce qui est de la rédaction d'actes.
Il faut également penser à disposer de la solution comptabilité et pour cela bien vérifier la capacité préalable de la machine à supporter les différentes applications.
Rajouter à cela les outils de la profession.
Pour ce qui est de REAL vous devez prendre contact avec eux et leur expliquer ce que vous souhaitez faire et la configuration dans laquelle vous vous trouvez;
Nous vous invitons à vous rapprocher de leur correspondant local qui ne manquera pas de vous apporter les précisions indispensables.

Les normes relatives aux ERP s'appliquent à notre profession. Faut-il un contrôle préalable de la Chambre ?

la chambre n'intervient à notre connaissance en rien dans les normes des ERP.
Différentes catégories d'ERP ont été mis en place fonction de la catégorie d'accueil du bâtiment.
Cela relève exclusivement de la responsabilité du chef d'entreprise et de l'exploitant.
Vous pouvez consulter différents éléments sur le site www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F32351

Comment évaluer le nombre d'actes annuel en cas de création dans une région qui nous est étrangère?

Cela va énormément dépendre de vous et de votre capacité à vous faire connaître et à susciter un attractivité. Il est évident que les premiers mois en termes de nombre d'actes seront calmes, par définition. Si vous rentrez un compromis le jour de l'ouverture de l'étude vous ne serez en mesure de signer la vente définitive qu'au mieux deux mois plus tard (Prêt, pièces préalables ....) Comment allez vous être perçus par les agences, par les particuliers, les commerçants ....? Les clés pour cela restent une forte disponibilité et une convivialité permettant de donner envie aux clients de venir travailler avec vous. Sur une première année pleine on table en général sur une fourchette oscillant entre 60 à 100 actes.

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