Le bon de commande est un document commercial qui formalise une demande d’achat ou de prestation. Utilisé aussi bien pour les clients que pour les fournisseurs, il est essentiel dans un garage automobile pour organiser les réparations, commander des pièces détachées ou valider des prestations spécifiques.
Un bon de commande dans un garage
Qu’est-ce qu’un bon de commande ?
Un bon de commande est un document écrit qui détaille :
- les produits ou services demandés (pièces détachées, interventions) ;
- les quantités et prix associés en fonction de la prestation ;
- les conditions générales de l’achat ou de la prestation (livraison, délais, etc.).
Qui utilise le bon de commande dans un garage ?
- Garages : Pour commander des pièces auprès de fournisseurs ou de grossistes.
- Clients : Pour formaliser leur accord sur les prestations à réaliser, comme une réparation ou un entretien.
Pourquoi utiliser un bon de commande dans un garage ?
Assurer une bonne gestion des approvisionnements
Le bon de commande permet de :
- commander les pièces détachées nécessaires aux réparations ;
- gérer les stocks en anticipant les besoins récurrents ;
- tracer les achats auprès des fournisseurs pour un meilleur suivi.
Garantir la transparence avec les clients
Un bon de commande signé par le client :
- sert de preuve de son accord sur les prestations et leur coût ;
- évite les malentendus ou contestations sur les réparations effectuées ;
- favorise la confiance grâce à une description claire et détaillée du service.
Répondre aux exigences légales et administratives
Dans certains cas, notamment pour des montants élevés, un bon de commande signé est nécessaire pour protéger le garage en cas de litige. Il constitue également un document utile pour la comptabilité.
Les éléments clés d’un bon de commande pour un garage
Informations à inclure pour un fournisseur
- Coordonnées du garage : nom, adresse, numéro SIRET.
- Références des produits commandés : codes des pièces, quantités et descriptions précises.
- Conditions d’achat : prix unitaire, total HT et TTC, délais de livraison.
- Modalités de paiement : à réception, à 30 jours, etc.
Informations à inclure pour un client
- Prestations détaillées : nature des interventions (vidange, changement de plaquettes).
- Pièces utilisées : marque, référence et prix des pièces détachées.
- Délais d’exécution : date estimée de fin des travaux.
- Signature : validation du devis par le client.
Bon de commande vs facture : Quelles différences ?
Fonction du bon de commande
- Formaliser une commande avant qu’elle ne soit réalisée.
- Servir de contrat d’accord entre le client ou le fournisseur et le garage automobile.
Fonction de la facture
- Preuve de la réalisation d’une commande ou d’un service.
- Document final pour le paiement des prestations.
En résumé, le bon de commande précède la facture et sert de référence pour la valider.
Étapes pour gérer efficacement les bons de commande dans un garage
Étape 1 - Centraliser les commandes fournisseurs
- Utiliser un logiciel de gestion et facturation pour regrouper les commandes.
- Prioriser les commandes urgentes selon les réparations en cours.
Étape 2 - Rédiger des bons clairs pour les clients
- Détailler précisément chaque prestation ou pièce utilisée.
- Informer des conditions (garantie, délais, coûts supplémentaires éventuels).
Étape 3 - Suivre et archiver les bons de commande
- Conserver une copie pour votre comptabilité.
- S'assurer que les bons correspondent aux factures reçues.
Conseils pour optimiser l’utilisation des bons de commande
Automatiser la gestion des bons
Utilisez un logiciel dédié pour créer, envoyer et suivre les bons de commande afin de gagner du temps et éviter les erreurs.
Vérifier les informations avant la validation
Assurez-vous que tous les détails (prix, références, délais) sont exacts avant de transmettre le bon au client ou au fournisseur.
Mettre à jour régulièrement les tarifs et références
Dans un secteur en constante évolution comme l’automobile, veillez à toujours proposer des informations à jour sur les pièces et prestations.
Le bon de commande est un outil incontournable pour les garages. Il garantit une gestion efficace des approvisionnements et une communication claire avec les clients. En intégrant ce document dans vos processus, vous optimisez la gestion de votre activité et renforcez la satisfaction de vos partenaires.
