Contester une facture électronique

Le « cycle de vie » d’une facture électronique

À chaque étape de sa vie, une facture électronique reçoit un statut spécifique, qui est connu immédiatement du fournisseur et du client, voire dans certains cas de l’administration fiscale.

Quatre statuts sont obligatoires et doivent donc être impérativement gérés par les Plateformes Agréées :

• Déposée : la facture est déposée et acceptée par la plateforme de l'émetteur (fournisseur).
• Rejetée : la facture est rejetée par la plateforme de l'émetteur ou du destinataire pour des raisons techniques ou fonctionnelles (format non conforme, incohérence de données…).
• Refusée : le destinataire refuse la facture, généralement pour une erreur de facturation.
• Encaissée : ce statut comporte les données de paiement (date et montant). Il est obligatoire pour les prestations de services (sauf option pour la TVA sur les débits).

Dix autres statuts sont facultatifs mais utiles car ils servent à la gestion interne des entreprises et aux échanges commerciaux. Citons-en certains :

• Approuvée (ou acceptée) : le client valide la facture pour paiement (cette information est nécessaire pour le client afin de faire avancer la facture dans son propre système d’information).
• En litige : un désaccord commercial est déclaré par le client.
• Suspendue : le traitement de la facture est arrêté temporairement, par exemple en attente de pièce jointe.
• Complétée : le fournisseur a ajouté des informations ou documents suite à une suspension…

Comment s’y prendre pour contester une facture électronique ?

Tout se passe donc désormais via les Plateformes Agréées, celle du client (réception de la facture électronique) et celle du fournisseur (émission de la facture électronique).

Lorsqu’une facture électronique parvient au client, avant même de la payer (ou non), ce dernier lui attribue, grâce à l’outil de gestion intégré ou interconnecté à sa Plateforme Agréée, un statut dont est informé instantanément son fournisseur. Ce statut de facture est donc en principe « approuvée », « refusée », « en litige » ou « suspendue ».

Pour contester une facture, le client sélectionne la facture concernée dans l’outil de gestion de sa Plateforme Agréée et clique sur le bouton ou l’action correspondant à la nature de sa contestation. Cette action est souvent nommée « Contester », « Refuser » ou « Mettre en litige ». Mais ce n’est pas tout : il lui est aussi imposé de préciser le motif de la contestation.

Quels sont les motifs de contestation d’une facture ?

Les motifs sont en général regroupés par grande famille :

1. « Refusé » (statut définitif)

C'est l'action la plus forte. La facture est refusée car le client estime qu’elle n'aurait jamais dû lui être adressée. Les motifs principaux sont :

• Erreur de destinataire : elle n’est pas destinée à l’entreprise qui l’a reçue (erreur de SIREN ou d’adresse de facturation) ;
• Transaction inconnue : le client n’a jamais rien commandé ni reçu de ce fournisseur ;
• Contrat terminé : le fournisseur a continué à facturer à tort alors que la relation d’affaires est terminée ;
• Doublon ou double facture : la facture a déjà été reçue.

2. « En litige » (statut provisoire)

Il existe bien une relation d’affaires entre le client et le fournisseur, mais le premier n’est pas d’accord avec le contenu de la facture envoyée par le fournisseur :

• erreur de prix ou de calcul ;
• article facturé incorrect ;
• quantité incorrecte ;
• problème de livraison (erreur sur l’article livré, livraison incomplète…) ;
• prix unitaire incorrect ;
• taux de TVA erronée ;
• remise erronée ;
• problème de qualité ou marchandise endommagée ;
• mention légale manquante…
• et bien évidemment le motif incontournable « Autre » pour couvrir tous les cas que la Plateforme Agrée n’aurait pas prévus.

3. « Suspendue » (statut provisoire)

Dans certaines situations, des informations complémentaires sont requises par le client auprès de son fournisseur pour que le client puisse valider la facture et la mettre en paiement :

• justificatif absent ou insuffisant ;
• n° de commande incorrecte ;
• erreur de coordonnées bancaires…

Qu’advient-il de la facture contestée ?

Le sort de la facture dépend du statut choisi.

1. « Refusée » (statut définitif)

Dans ce cas, l'administration fiscale considère cette facture comme nulle et non avenue. Le flux de données est ignoré, tant pour la comptabilité que pour la TVA.

Le client n’a pas à attendre un avoir. Le statut « Refusée » enregistré sur la Plateforme Agréée constitue en lui-même la pièce justificative. Si la facture avait déjà été comptabilisée, ce statut permet d'annuler l'écriture comptable. Le fournisseur, de son côté, doit aussi annuler la facture dans ses propres comptes.

2. « En litige » (statut provisoire)

La facture est bloquée par le client, dans l’attente souvent d’une correction, soit factuelle (aucun doute sur la nature de l’erreur), soit négociée (un accord entre les parties doit être trouvé).

En contestant la facture selon le statut « en litige », le client peut indiquer à son fournisseur son souhait : obtenir un avoir total, un avoir partiel, une facture rectificative… Mais le fournisseur n’est pas tenu de répondre favorablement à ce souhait.

Si le fournisseur reconnaît l’erreur ou accepte la négociation, il choisit d’établir :

• un avoir total et une nouvelle facture ;
• ou un avoir partiel ;
• ou une facture rectificative : dans cette hypothèse la nouvelle facture remplace la précédente, qui n’a pas à être comptabilisée. Si c’est déjà fait, il annule l’écriture comptable relative à la première facture.

⚠️ Attention : la facture rectificative est considérée comme une nouvelle facture qui annule et remplace la facture initiale. À ce titre, elle doit posséder son propre numéro unique, suivant la séquence chronologique et continue de l’entreprise émettrice. La facture rectificative doit obligatoirement mentionner le numéro de la facture qu’elle rectifie. La facture initiale reçoit le statut « Annulée » pour clôturer officiellement son cycle de vie et signifier son remplacement.

3. « Suspendue » (statut provisoire)

Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de recevoir un avoir ou une nouvelle facture. L’information fournie par le fournisseur suffit en principe à l’acceptation de la facture par le client.

Le fournisseur peut contester la contestation du client

Ce n’est pas parce que le client conteste une facture que le fournisseur doit s’y plier. Il serait dangereux d’utiliser cette fonctionnalité, facile d’utilisation, pour créer des effets dilatoires dans le seul but de retarder le paiement. Le client s’exposerait à des dommages et intérêts, ainsi qu’à des pénalités de retard.

En cas d’erreurs matérielles et factuelles, la correction ne pose pas de difficultés.

En revanche, si le différend porte sur un élément d’appréciation (qualité du produit, taux de remise, réévaluation de prix…), le fournisseur n’est pas obligé de donner satisfaction à son client et peut rester figé dans sa position initiale. La discussion se déportera alors sur un terrain moins administratif et plus judiciaire.

Nos conseils pour gérer les factures électroniques

Soyez réactifs ! La Plateforme Agréée informe le client en temps réel de l'arrivée d'une facture. En tant que client, plus vite vous posez un statut (approuvée, refusée…), plus vite vous l’intégrez dans votre système d’information. Vous savez ce que vous devez et à quelles échéances.

En cas de contestation, une information rapide permet l’accélération de son traitement. Car, ne l’oublions pas, les contestations ne modifient pas les échéances et les délais de paiement.

Au prochain numéro : La facture électronique et le secteur de la santé