Comment protéger les données personnelles de ses clients ?

Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour protéger efficacement les données personnelles au sein de son organisation ? Quelles sont les clés pour assurer la conformité RGPD et renforcer la cybersécurité de son entreprise ?

Pourquoi la protection des données clients est essentielle ?

La protection des données personnelles s’impose aux entreprises pour différentes raisons :

• Obligation légale : le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) impose aux entreprises de protéger les données qu'elles récoltent. Cette obligation légale vise à renforcer la sécurité des données des clients et à garantir leur confidentialité.
  La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) veille au respect de cette réglementation, notamment en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel.
• Confiance et réputation : une fuite de données peut entacher la crédibilité d'une entreprise, entraîner une baisse des ventes et une perte du chiffre d'affaires.
• Prévention de sanctions financières, en cas de non-conformité, imposées par la CNIL et pouvant aller jusqu'à 4% du chiffre d'affaires annuel de l'entreprise concernée.

Identifier les données personnelles collectées

La première étape pour assurer la protection des données personnelles consiste à dresser un inventaire des données actuellement collectées. 

Dans le cadre de leur activité, la majorité des entreprises traitent des données clients sensibles (nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, coordonnées bancaires) collectées lors de la complétude de formulaire, achat en ligne, réponse à des enquêtes ...
Ces informations doivent être gérées conformément aux obligations légales, notamment au RGPD et aux recommandations de la CNIL.

Il est essentiel de se poser les bonnes questions sur ces données :

• Sont-elles nécessaires à l'activité ?
• Quelle est leur finalité (commande, facturation, marketing, support client ...) ?
• Combien de temps sont-elles conservées ?
• Sont-elles partagées avec des tiers ou sous-traitants (CRM, outils marketing ...) ?

Définir une durée de conservation des données

Définir une durée de conservation des données personnelles conforme au RGPD est important. Celle-ci doit être cohérente avec le traitement de la donnée qui en sera fait, c'est-à-dire l'objectif précis pour lequel les données sont collectées et utilisées. Il faut identifier et évaluer ses besoins opérationnels pour déterminer la bonne durée selon des critères clairs (exemple : la durée de la relation commerciale).

La durée de conservation ou son point de départ peut parfois évoluer selon les situations. C'est notamment le cas en prospection commerciale : les données d'un prospect peuvent être conservées jusqu'au retrait de son consentement ou pendant 3 ans à compter du dernier contact (clic sur un lien d'email, demande d'information ...). En cas de nouvelle interaction le point de départ est repoussé.

Quels sont les droits des utilisateurs sur leurs données personnelles ?

Informer sur la collecte de données

Il est indispensable de communiquer de manière transparente sur la collecte des données à caractère personnel. Les clients ou prospects doivent savoir quelles sont les données collectées, pour quelles finalités et comment elles sont utilisées.

La transparence dans la collecte de données personnelles est une obligation légale mais aussi un facteur de confiance pour les utilisateurs. Chaque entreprise doit informer clairement les clients et prospects sur les types de données collectées (nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, préférences d’achat, données de navigation...). Il est également essentiel de préciser les finalités de cette collecte : gestion de la relation client, envoi de newsletters, amélioration de l’expérience utilisateur ou encore analyse statistique.

Il convient d’indiquer de quelle manière ces données personnelles sont utilisées, stockées et protégées, ainsi que la durée de conservation prévue. Une information accessible et détaillée permet de respecter le RGPD mais aussi de renforcer la crédibilité et l’image de marque de l’entreprise.

Recueillir leurs consentements

Le consentement explicite est une obligation légale. Chaque utilisateur doit pouvoir accepter ou refuser la collecte de ses données. Il doit également être informé de ses droits : s'opposer au traitement ou demander la suppression de ses données personnelles à tout moment.

 Le bon réflexe : rédiger une politique de confidentialité claire, concise et transparente :

• indiquer les types de données collectées ;
• préciser la finalité de chaque traitement ;
• mentionner les droits des utilisateurs et comment les exercer.

Ce document doit être facilement accessible notamment sur un site web et visible au moment de la collecte de données (formulaire, inscription, achat).

Faciliter l'exercice des droits de ses clients sur leurs données personnelles

Dans le cadre du RGPD, les clients disposent de droits fondamentaux sur leurs données personnelles :

• droit d'accès ;
• droit de rectification ;
• droit d'opposition ;
• suppression de leurs informations.

Il est crucial, pour la gestion de la protection des données, de mettre en place des procédures simples et efficaces pour que les clients puissent exercer facilement leurs droits.

Le bon réflexe : proposer un formulaire dédié ou une adresse email spécifique pour renforcer la transparence de son entreprise et améliorer l'expérience utilisateur, tout en respectant les obligations légales liées à la conservation et à la sécurité des données personnelles.

Comment mettre en place une politique de protection des données efficace ?

Limiter la collecte aux données nécessaires

Appliquer le principe de minimisation des données en collectant uniquement les informations indispensables à la réalisation d'un objectif précis. 
À savoir, le consentement des clients et prospects doit être obtenu et documenté pour chaque traitement de leurs données personnelles.

Sécuriser l'accès aux données sensibles

La mise en place d'une stratégie de cybersécurité solide est essentielle pour protéger les données personnelles de ses clients des risques de piratage, vol ou perte. La gestion et la conservation de ces données sont des obligations légales qui s'appliquent à toute entreprise manipulant des informations concernant des clients et des prospects.

Voici les bonnes pratiques à adopter :

• restreindre l’accès aux données : seules les personnes autorisées doivent pouvoir consulter ou modifier les informations personnelles afin de garantir la sécurité des données ;
• sauvegarder régulièrement : une politique de sauvegarde fréquente permet de restaurer les données en cas de cyberattaque et de respecter les durées de conservation requises par la CNIL ;
• rendre obligatoire sur son site Internet l'utilisation de mots de passe forts, l'authentification multifactorielle (CAPTCHA, code SMS, application d'authentification), imposer des changements de mots de passe réguliers ;
• protéger son système informatique contre les menaces extérieures en choisissant un logiciel antivirus fiable et en mettant en place un réseau sécurisé (pare-feu, Wi-fi protégé).

Le bon réflexe : planifier régulièrement des audits de cybersécurité pour évaluer les failles potentielles, faire des mises à jour et revoir si besoin sa politique de sécurité des données. 
Il est également important de former ses collaborateurs aux risques éventuels (phishing, ...) et aux droits des personnes concernées en matière de traitement des données personnelles.

À savoir : FIDUCIAL met à disposition de ses clients un coffre-fort numérique leur permettant de stocker de manière sécurisée leurs documents en chiffrant l'ensemble des données.

Bien choisir ses prestataires

En cas d'utilisation de services manipulant des données personnelles (CRM, hébergement cloud, outil d'emailing), il est important de s'assurer qu'ils respectent les normes de sécurité en vigueur et le RGPD. La gestion et la protection des données personnelles de manière sécurisée sont essentielles pour garantir le respect du droit des personnes concernées.

Le bon réflexe : choisir des fournisseurs qui affichent des engagements en matière de protection des données et prêter attention à leur localisation. Il est conseillé de privilégier des entreprises situées dans l'Union Européenne ou dans l'un des 14 pays reconnus par la Commission Européenne comme ayant un niveau de protection équivalent. 

Ce niveau d'exigence permet de mieux maîtriser les risques juridiques et de garantir un traitement des données conforme et sécurisé. Chaque entreprise a d'ailleurs la responsabilité de désigner un délégué à la protection des données, qui s’assurera de la conformité des traitements réalisés.

Le saviez-vous ? FIDUCIAL Cloud est un opérateur Réseau et Cloud 100 % français certifié ISO 27001, qui héberge et assure l’ensemble de ses prestations depuis la France. Cela garantit non seulement la protection des données de ses clients, mais également la sécurité des informations traitées pour les prospects et les partenaires.

Que faire en cas de violation de données ?

Une violation de données personnelles peut avoir de lourdes conséquences sur son entreprise comme sur ses clients. C'est pourquoi il est crucial de s'y préparer en amont afin de pouvoir réagir rapidement et efficacement en cas d'incident, tout en respectant le droit à la protection des données personnelles.

En cas d'incident, il faut être en mesure : 

• d'identifier rapidement des prestataires spécialisés en cybersécurité pour être accompagné dans la gestion de crise, en matière de traitement des données personnelles ;
• de notifier la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) sous un délai de 72 heures, comme l'exige le RGPD, notamment en ce qui concerne les données des clients et prospects ;
• d'informer les personnes concernées si la violation présente un risque élevé pour leurs droits et libertés, notamment en matière de consentement et de protection des informations personnelles.

Le bon réflexe : se former aux bons gestes et procédures. 
L'agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information (ANSSI) propose plusieurs ressources et notamment un MOOC gratuit pour s'initier à la cybersécurité. Ces formations peuvent aider à mieux comprendre la gestion et la sécurité des données personnelles.