Préparer le recrutement en définissant les besoins de votre office notarial
À quel moment embaucher ?
Le développement de l’entreprise que vous poursuivez au fil des ans passe bien entendu par de nouvelles embauches.
Le tempo de l’embauche est une question qui revient régulièrement. Le moment idéal va dépendre de votre stratégie d'entreprise, notamment de vos besoins et de vos moyens. En effet, il faut que tout nouvelle embauche s’inscrive dans la continuité et permette de réaliser les objectifs que vous vous êtes fixés. Le candidat recruté devra contribuer à atteindre ces objectifs.
N’oubliez pas que la période d’essai est aussi importante pour valider ou infirmer les choix que vous aurez fait à l’embauche.
Qui embaucher ?
Rédacteurs, accueil, comptabilité, formalités, autant de profils différents que vous devrez aller chercher en fonction de votre stratégie de développement.
Pour recruter un salarié au sein de votre office notarial, il est essentiel de définir un cahier des charges par rapport à l'objectif de votre étude. Pour établir un cahier des charges logique et représentatif, il est indispensable de vous poser les bonnes questions :
- De quel profil avez-vous besoin ?
- Quelle fourchette de salaire allez-vous pouvoir proposer ? Combien va vous coûter ce nouveau salarié ?
- Comment organiser l'office notarial de façon optimale ?
- Quelle est l’atmosphère de travail de l’équipe dans laquelle le salarié devra s’intégrer ? En identifiant vos besoins et ceux de vos collaborateurs, vous placez l’intérêt collectif au premier plan.
Rédiger l'offre d'embauche et sélectionner les candidats
Etablir la fiche de poste et la diffuser
Une fois votre cahier des charges défini, il vous faudra le matérialiser sous forme d'une fiche de poste. Celle-ci spécifiera l'intitulé du poste, les responsabilités et missions confiées, les compétences indispensables et souhaitables, les diplômes ou la formation professionnelle requis, et les éléments de savoir-être appréciés pour s'intégrer au sein de l'office notarial (par exemple : rigueur, bon relationnel, adaptabilité, autonomie...).
Ne négligez pas certains éléments comme la RSE (responsabilité sociétale des entreprises), les conditions de travail, les atouts de la culture de votre étude, les évolutions possibles... Il est également important de tenir compte des attentes différentes des nouvelles générations (X, Y, Z...).
Une fois votre offre rédigée, il vous faudra publier votre offre sur Internet : sites d'emploi, LinkedIn... Pensez également au bouche-à-oreille et au réseau de vos collaborateurs qui pourraient connaître une personne intéressée.
Sélectionner les bons profils et fixer les entretiens
Avant de passer aux entretiens physiques, il est indispensable de présélectionner vos candidats au moyen des CV reçus afin de dégager un éventail de profils correspondant à votre cahier des charges.
Vous devez ensuite entrer en contact avec les candidats sélectionnés, par téléphone ou par mail, afin de fixer la date de vos rendez-vous. Dans la mesure du possible, veillez à ce que les candidats ne se rencontrent pas.
Enfin, pas de rendez-vous professionnels importants accolés aux entretiens ; il est impératif d’être tout à fait disponible pour les recevoir et accorder votre pleine attention à chacun.
Rencontrer les candidats et mener les entretiens de recrutement
Accueillir et se présenter en tant que notaire
Accueillez votre candidat avec quelques mots de bienvenue et de courtoisie.
Laissez-lui le temps de s’installer et de préparer son entretien. Expliquez-lui en quelques mots le déroulement de l’entrevue et prenez un moment pour présenter votre étude : le candidat doit pouvoir se projeter dans votre environnement. Cela lui permet d’exprimer sa curiosité et à vous-même d’estimer sa capacité d’écoute.
La présentation du candidat
C’est le moment d’être à l’écoute et de découvrir la personnalité de votre candidat. CV à l’appui, référez-vous à ses expériences pour valider ses propos et son passé professionnel. Grâce à l’ensemble de ces informations, vous aurez un aperçu de sa personnalité, de son état d’esprit et pourrez prendre note des points qui vous semblent les plus importants. En choisissant avec soin vos questions et la manière de les formuler, vous pourrez juger de la sincérité de votre candidat et de son adéquation en fonction du poste à pourvoir entre ses propos et son CV.
L'offre d'emploi, le poste et ses enjeux
C’est à votre tour d’exposer vos arguments. Vous avez certes sélectionné ce candidat mais vous devez également lui donner l’envie de rejoindre votre office. N’oubliez pas ! Vous devez être l’étude où tout le monde a envie de venir travailler. Le moment est donc venu de présenter le poste à pourvoir, ses conditions et le lieu de travail. Cette étape permettra au candidat de mettre en parallèle les compétences acquises par le passé avec vos exigences actuelles, de mettre en valeur son expérience. C’est un moment essentiel qui permet à votre interlocuteur de dessiner les contours de sa future prise de poste et de sa possible évolution de carrière.
Clôturer l’entretien
Avant de mettre fin à l’entretien, n’oubliez pas d’informer le candidat de la rémunération et des avantages du poste : c’est un sujet primordial aujourd'hui, dont votre interlocuteur doit prendre connaissance avant d’aller plus loin dans la procédure de recrutement. Pour clôturer votre échange, il est possible de mettre en place une phase de synthèse : récapitulez les points que vous avez identifiés comme essentiels et expliquez à votre candidat la manière dont se déroulera la suite du recrutement, ainsi que vos délais de réponse.
Synthétiser les entretiens et choisir le candidat retenu
Il est temps de réaliser une synthèse pour clôturer votre recrutement. Examinez un à un les candidats reçus, et procédez à un bilan :
- Quels sont les points positifs, les points négatifs ?
- Quel candidat a retenu votre attention, et pour quelle raison ?
- Le candidat sera-t-il un atout pour votre entreprise ? Attention, gardez à l'esprit que le candidat idéal n'existe pas et que des compromis seront nécessaires.
- Projetez-vous : avez-vous envie de travailler aux côtés de ce futur salarié dans votre office notarial ? Son intégration dans l’équipe vous parait-elle favorable ?
Une fois votre choix arrêté, entrez en contact avec le candidat et annoncez-lui la bonne nouvelle ! A ce stade, il vous faudra ensuite finaliser le recrutement, notamment en fixant le salaire définitif et en définissant une date d'arrivée dans l'office.
N'oubliez pas, par respect pour eux, de faire un retour aux candidats non retenus, en leur expliquant dans la mesure du possible pourquoi ils n'ont pas été retenus. En effet, ils vous ont consacré du temps et vous serez peut-être amenés à les recroiser plus tard.
Enfin, annoncez à vos équipes, dès que vous le jugez opportun, l’arrivée d'un nouveau collègue. Ils pourront vous aider à préparer un poste de travail accueillant au nouveau salarié.