La régularité de la comptabilité repose sur l’enregistrement de pièces justificatives correspondant à des opérations réalisées dans l’intérêt de l’entreprise. Si les factures d’achats de biens ou de services y occupent une place centrale, l’entreprise n’en dispose pas toujours, et comptabilise alors, pour certains frais limitativement admis, des justificatifs pouvant être assimilés à des factures, comme certains tickets de caisse, de parking ou de péage, voire des factures émises au nom de ses collaborateurs.
Dans certains cas bien précis, l’administration fiscale admet la déductibilité de ces dépenses du résultat et, sous des conditions plus strictes, en matière de TVA. Qu’en sera-t-il quand la facturation électronique sera devenue réalité ?
Les règles de base des factures
Les obligations portent en premier lieu sur les fournisseurs, qui sont tenus en vertu de la loi de remettre à leurs clients assujettis à la TVA des factures comportant des mentions obligatoires, notamment leur identité (dénomination et adresse), leur numéro SIREN, leur numéro de TVA intracommunautaire… mais aussi, entre autres, l’identification de leur client (dénomination, adresse…).
La loi admet (sauf cas d’exceptions) un format simplifié pour les factures inférieures à 150 € hors taxes, mais en autorisant uniquement l’absence de deux mentions, le numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur et la référence à un éventuel régime d’exonération de TVA. Dans certains cas listés par l’administration fiscale, des documents autres qu’une facture formelle sont aussi acceptés, à condition de comporter la plupart des mentions obligatoires d’une facture.
C’est uniquement dans ces conditions, qu’en second lieu, les clients peuvent exercer leur droit à déduction de la TVA qu’ils ont supportée. À défaut d’une exception prévue par la loi ou par la doctrine administrative quant à la régularité formelle d’une facture, la TVA n’est en principe pas déductible.
NB : Nous ne traiterons dans les paragraphes à suivre que de la fourniture de biens ou services au bénéfice d’un assujetti à la TVA, que la facturation soit directe ou par l’intermédiaire d’un collaborateur.
Le traitement des notes de restaurant
Aujourd’hui, dès lors que le montant total hors taxes est inférieur à 150 euros, le restaurateur peut émettre pour des prestations sur place ou à emporter, une note qui comporte toutes les informations obligatoires d’une facture à l’exception de son numéro de TVA intracommunautaire et des mentions relatives à l’identification du client. Il revient alors à ce dernier de la compléter manuellement du nom et de l’adresse de son entreprise.
En revanche, toutes les prestations supérieures à 150 euros hors taxes doivent faire l’objet d’une facture en bonne et due forme.
La réforme de la facturation électronique n’apporte à ce stade aucun changement à cette tolérance administrative.
Le traitement des notes d’hôtel
À la différence du secteur de la restauration, il n’existe aujourd’hui aucune exception spécifique permettant, pour les prestations d’hébergement, de se dispenser d’émettre une facture en bonne et due forme. Quel que soit le montant de la prestation, dès lors qu’elle est à la charge d’une entreprise (même si elle est acquittée par un collaborateur), l’hôtelier doit émettre une facture comportant toutes les mentions obligatoires.
La réforme de la facturation électronique ne modifie rien.
Le traitement des tickets de péages autoroutiers
L’administration fiscale a admis une entorse aux règles de facturation pour les péages autoroutiers. Elle accepte aujourd’hui que les tickets délivrés aux barrières de péage fassent office de factures, sous réserve qu’ils comportent le taux et le montant de la TVA.
La TVA portée sur lesdits tickets est donc déductible, mais à la condition que l’usager y indique manuellement et lisiblement l’identification de son entreprise (nom et adresse), ainsi que le numéro d’immatriculation du véhicule, le nom de l’usager et l’objet du déplacement (pas facile vu la taille du ticket !).
En cas d’abonnement souscrit par un assujetti à la TVA, l’exploitant autoroutier lui adresse une facture comportant toutes les mentions obligatoires.
La réforme de la facturation électronique n’apporte à ce stade aucun changement à cette tolérance administrative.
Le traitement des tickets délivrés par des automates
L’administration fiscale autorise aujourd’hui que les dispositions applicables aux péages autoroutiers, à savoir l’absence d’indication de l’identification du client, s’appliquent dans les mêmes conditions à toutes les notes ou tickets délivrés par des automates : parking, carburant, nourritures, boissons… À charge pour l’usager d’indiquer manuellement, comme pour les péages autoroutiers, les informations relatives à l’identification de son entreprise.
Cette tolérance devrait évoluer avec la réforme de la facture électronique. Il est en effet demandé aux fabricants d’automates de développer des fonctionnalités qui permettront à l’assujetti acheteur de fournir à l’automate les informations nécessaires à la réception d’une facture électronique. Vu le nombre et la diversité des automates, cette évolution pourrait prendre plusieurs années.
Le traitement des notes de carburant
En principe, aujourd’hui, la déduction de la TVA sur le carburant (à usage professionnel uniquement) est subordonnée à l’existence d’une facture comportant toutes les mentions obligatoires.
Outre les notes émises par un automate, une ancienne réponse ministérielle (Rép. Ravassard : AN 6-2-1984 n° 39698), non reprise dans le BOFIP, autorisait un ticket de caisse en substitution d’une facture.
Il n’est pas certain que cette tolérance survive à la réforme de la facturation électronique.
Qu’en est-il des autres frais ?
Il n’existe pas aujourd’hui en matière de TVA d’autres autorisations ou tolérances que celles exposées ci-dessus. Ainsi, les achats de biens ou services pour des petits montants (fournitures de bureau, fournitures des magasins de bricolage, petits outillages…) doivent faire l’objet d’une facture comportant les mentions obligatoires.
Il n’y a aucune raison que la situation change avec la réforme de la facturation électronique.
Les bonnes pratiques à retenir
Le chef d’entreprise et ses collaborateurs devront être en mesure de fournir aux fournisseurs listés ci-avant, comme à tous les autres fournisseurs de leur entreprise, aux fins d’émission d’une facture en bonne et due forme :
- Le nom de leur entreprise (raison sociale) ;
- L’adresse du siège social ou de l’établissement ;
- Le SIREN de leur entreprise ;
- Le numéro de TVA intracommunautaire de leur entreprise (si elle est redevable de la TVA).
Pour gagner du temps et éviter les erreurs, ces informations pourraient être regroupées sur un QR code figurant par exemple sur une carte de visite, car il est fort probable que de nombreuses caisses ou automates prévoient une telle lecture.
Le ticket ou la note remis en contrepartie du paiement servira alors uniquement à justifier ledit paiement, et aux collaborateurs à se faire rembourser les avances de frais pour le compte de leur entreprise.
Au prochain numéro : Associations et facturation électronique
