Pour toujours savoir où vous en êtes, ce que l’on vous doit et ce que vous devez, pour ne pas perdre de temps à rechercher des documents, vous devez organiser votre classement et vous obliger par la suite à le respecter. Ainsi, un petit effort permanent vous fera finalement gagner beaucoup de temps.
Cela étant, pour avoir une valeur probante, la comptabilité doit remplir certaines conditions :
- elle doit être exhaustive, c’est-à-dire qu’elle doit enregistrer toutes les opérations concernant l’entreprise ;
- elle doit être exacte : c’est-à-dire ne pas comporter d’erreurs, d’inexactitudes graves et répétées (erreurs de report, caisse créditrice, défaut d’inventaire, enregistrement global de recettes en fin de semaine ou de mois) ;
- les enregistrements doivent être appuyés par des pièces justificatives qui peuvent provenir de tiers (factures d’achats de biens ou services, reçus, pièces de dépenses, lettres...) ; de l’entreprise elle-même (copies de factures de ventes, bons de livraison, copies de lettres...) ; ou être constitués par des pièces annexes (bandes de caisse enregistreuse, main courante, brouillard de caisse, livre des pourboires...).
Les pièces justificatives (factures émises et reçues...) doivent faire l’objet d’un classement rigoureux. Ce classement est très important, car il permet notamment :
- d’éviter les doubles emplois (une facture d’achat enregistrée deux fois) ;
- d’éviter les omissions (une facture non enregistrée alors qu’elle a été payée) ;
- de s’assurer que toutes les ventes ou prestations sont effectivement facturées et encaissées.
Ensuite, si vous le souhaitez, vous pouvez numériser vos factures d'achats et de ventes pour
les conserver. Il faut toutefois que le système de numérisation permette de garantir l'authenticité
et l'intégrité des documents conformément à l'arrêté du 22 mars 2017.
Nos recommandations
Votre conseiller FIDUCIAL peut vous aider à bâtir un classement adapté à vos besoins.
