En tant que restaurateur, la gestion de votre établissement est une priorité. Et pour cause : le métier de gérant est complexe !

Au-delà de votre présence indispensable en salle et en cuisine, vous devez gérer une entreprise et en garantir la pérennité. Comptabilité, gestion des approvisionnements, encaissements, respect des normes… Bonne nouvelle : le logiciel de restauration est là pour vous faciliter la vie et vous faire gagner un temps précieux.

En somme, il vous permet de gérer tout votre back office depuis une seule et même interface. Vous accédez en temps réel à des indicateurs de performance indispensables pour parfaire la rentabilité de votre activité. Suivez le guide pour tout savoir du logiciel dédié à la restauration et gérer votre restaurant comme un chef !

Choisissez le logiciel de caisse Pointex pour votre restaurant

Prise en main rapide

 

Système intuitif

Productivité et rapidité

Notre logiciel de caisse inclut toutes les fonctionnalités pour votre restaurant

Interface de comptabilité

Gestion des temps de production

Gestion des menus et formules automatiques

L'importance de la bonne gestion de votre restaurant

Vous œuvrez sur le terrain : choix des menus, sélection des produits, gestion de stocks, relations avec les fournisseurs et les clients… Selon l’organisation de votre établissement, vous pouvez même travailler en cuisine et assurer le service en salle.

Sauf qu’en plus de ça, vous êtes avant tout un chef d’entreprise et à ce titre, vous devez piloter efficacement votre restaurant. Sachant que le secteur de la restauration est soumis à diverses obligations – respect des règles d’hygiène et de salubrité, obligation de détenir une licence pour vendre des boissons alcoolisées à consommer sur place… –, cela suppose une gestion sans faute au quotidien. C’est pourquoi un logiciel de gestion peut devenir un allié précieux!

Barman avec tablier sourie à son comptoir.

Les règles de la gestion efficace d’un restaurant

Pour vous assurer du bon fonctionnement de votre restaurant, vous devez évaluer sa performance économique. Autrement dit, en tant que chef d’entreprise, il vous faut être en mesure d’analyser divers indicateurs et ratios financiers :

  • chiffre d’affaires et compte de résultat,
  • masse salariale,
  • charges d’exploitation,
  • marges,
  • prix de revient,
  • stocks et inventaire…

Si le chiffre d’affaires sert de base à de nombreux calculs, il n’est pas l’indicateur le plus révélateur de la santé financière de votre restaurant. Un chiffre d’affaires élevé n’est, hélas, pas le gage d’une entreprise prospère ! Il convient plutôt de tenir compte des dépenses à engager pour faire fonctionner l’établissement : charges de personnel, factures, loyers, etc.

La notion de marge brute

Sur le principe, la marge brute équivaut à la différence entre les recettes et les dépenses. Mais dans le secteur de la restauration, on calcule d’abord le food cost, ratio qui exprime le pourcentage du coût des matières premières pour un plat ou pour un repas complet. C’est cet indicateur qui vous permet d’obtenir la marge brute.

Food cost = [coût des matières premières utilisées / chiffre d’affaires HT] x 100
Marge brute = 100 – food cost

   

Par exemple – Le food cost et la marge brute d’un Burger maison

  • Prix de vente : 17 € HT
  • Coût des matières premières : 5 € HT
  • Food cost : [5 € HT / 17 € HT] x 100 = 29 %
  • Marge brute : 100 - 29 = 71 % 

   

Le suivi de votre marge brute constitue un facteur de pérennité pour votre restaurant. Plus la marge brute de votre restaurant est élevée, meilleure est sa rentabilité ! Pour améliorer votre marge brute, différents leviers existent. Par exemple ?

  • Maîtriser les coûts de vos matières premières.
  • Limiter les pertes et les gaspillages.
  • Travailler sur votre carte pour inciter vos convives à consommer plus.

Vous pouvez également envisager d’ augmenter vos prix de vente. Dans ce cas, vérifiez les tarifs pratiqués par vos concurrents directs pour rester attractif !

Gestion de restaurant : quelques conseils pratiques

La gestion, une priorité pour votre restaurant

Le saviez-vous ? Un nouveau restaurant sur trois baisse son rideau pour de bon avant la fin de sa troisième année d’exploitation (1) ! L’emplacement, la cuisine et l’accueil sont des facteurs de succès indéniables mais, au risque de se répéter, la clé de la réussite est la gestion. 

Même si vous êtes un passionné de cuisine avant tout, votre métier se veut polyvalent : vous êtes à la fois commercial, manager, peut-être même marketer, et vous devez devenir un gestionnaire hors pair !

Quelles sont les solutions pour mieux gérer votre restaurant ?

Puisque la rentabilité de votre restaurant est gage de pérennité, vous vous devez d’augmenter votre chiffre d’affaires tout en limitant les dépenses et les pertes. Voici quelques solutions pour y parvenir ! 

  

Optimiser votre stratégie d’approvisionnement

Le gaspillage et les denrées périmées constituent des pertes sèches pour un restaurant : il est essentiel d’assurer la traçabilité de vos approvisionnements et la gestion de vos stocks . Un bon approvisionnement doit vous permettre d’éviter les ruptures de matières premières et de limiter les pertes.

Justement, les logiciels de restauration permettent de centraliser les bons de commande et les tickets de caisse . Autrement dit, d’avoir une solide base de données pour analyser les stocks en temps réel et optimiser votre stratégie d’approvisionnement.

En pratique, un logiciel croise les données relatives aux achats et celles issues des prestations servies par le restaurant. Les bons de livraison des matières premières sont ainsi mis en corrélation avec les tickets de caisse enregistrés à la clôture de chaque service. Les stocks sont actualisés en temps réel.

L’examen de ces données vous permet d’identifier les matières premières sur lesquelles des écarts significatifs sont éventuellement apparus et de corriger, le cas échéant, votre stratégie d’approvisionnement.

  

Limiter vos dépenses en négociant avec vos fournisseurs

Négocier avec vos fournisseurs est indispensable pour obtenir de meilleurs tarifs et améliorer votre marge brute. Mais quelle contrepartie proposer pour négocier efficacement les tarifs des matières premières ?

Vous pouvez proposer à un fournisseur de le solliciter en exclusivité, par exemple. Et vous pouvez conclure un contrat fournisseur aux termes duquel vous vous engagez à commander un certain nombre de produits selon une périodicité donnée. Ainsi, le fournisseur sera certainement en mesure de vous proposer un prix d’achat plus bas.

Vous pouvez aussi vous réunir avec d’autres restaurants avoisinants afin de constituer un groupement d’achat , une association de restaurateurs régie par la loi de 1901. Il s’agit alors de lister les produits utilisés par les membres puis de passer des commandes groupées. En jouant sur les volumes, vous pouvez espérer une ristourne sur les prix des produits que vous achetez !

  

Calculer votre prix de revient et booster la rentabilité de votre carte

Pour gérer efficacement un restaurant, il vous faut optimiser l’équilibre entre recettes et dépenses. En l’occurrence, il est indispensable de calculer le prix de revient de chacun des plats que vous proposez. Pour ça, il suffit de faire l’addition des dépenses que vous devez engager pour assurer sa préparation. C’est le fameux food cost évoqué plus haut !

Sans calculer précisément le prix de revient de vos plats, vous risquez de les vendre à perte… donc de compromettre la santé économique et financière de votre établissement. Outre l’achat des matières premières, vous devez générer une marge brute suffisante pour pouvoir payer vos charges de fonctionnement : loyer, factures, rémunération des salariés, charges sociales, impôts... Sans oublier votre propre revenu !

Produire une fiche technique pour chacun de vos plats vous permettra de connaître précisément vos coûts de revient et d’ajuster vos prix de vente. C’est une véritable carte d’identité de vos plats, un outil de gestion en tant que tel ! Elle peut notamment comprendre :

  • le nom du plat, 
  • la liste des ingrédients nécessaires à son élaboration, 
  • le procédé de fabrication du plat (recette),
  • le prix de revient HT du plat.

Il ne vous reste alors plus qu’à préciser votre prix de vente !

  

Suivre attentivement vos indicateurs de gestion

Utiliser un logiciel de gestion permet de piloter efficacement l’activité d’un restaurant avec une analyse fine des indicateurs clés de performance (ICP). En voici quelques-uns à suivre !

  • Chiffre d’affaires HT : son évolution à la hausse ou à la baisse témoigne du niveau d’activité de votre restaurant.
  • Dépense moyenne par couvert : cet indicateur équivaut au « panier moyen » utilisé dans le secteur du commerce, et aux recettes moyennes générées par un client. Plus il est élevé, plus les clients consomment. S’il est trop bas, améliorez votre carte pour la rendre plus attractive !
  • Marge brute : elle vous permet d’analyser la performance économique de votre offre commerciale. Une marge trop faible menace la pérennité de votre restaurant. Le cas échéant, il est impératif de réduire vos dépenses et / ou d’augmenter vos recettes.
  • Taux de perte : cet indicateur est calculé en tenant compte des produits invendus. Le taux de perte doit être le plus faible possible. S’il est trop élevé, révisez votre stratégie d’approvisionnement...
Homme paye sa commande au service click and collect d'un restaurant.

Zoom sur le Click and collect : pourquoi vous y mettre ?

À l’heure où 47 % des Français commandent directement depuis un mobile ou une tablette, développer une offre digitale est plus que jamais indispensable. En témoigne le succès d’Uber Eats et d’autres mastodontes de la vente en ligne !

Appliqué au secteur de la restauration, le Click and collect permet aux clients de commander leur repas en ligne et de venir le retirer directement dans votre restaurant. Si vous êtes habitués au service en salle, sachez que les ventes à emporter constituent un moyen de diversifier votre activité et de booster votre chiffre d’affaires – Oui, rien que ça !

D’autant que leur mise en oeuvre ne nécessite pas d’investissement majeur : il suffit le plus souvent de proposer un site Internet avec un paiement sécurisé en ligne, et le tour sera joué.

 

L'astuce du chef

Certains logiciels de gestion destinés aux restaurateurs proposent une fonction Click and collect intégrée , ce qui facilite le pilotage des ventes en ligne.

 

En savoir plus sur la solution Click & Collect

Logiciel restauration : pourquoi utiliser un outil de gestion pour son restaurant ?

Oubliez le temps des calculatrices, fichiers Excel et autres classeurs papier. Les solutions de gestion tout-en-un destinées aux restaurateurs et hôteliers n’ont qu’un objectif : vous offrir une vision claire et instantanée de l’ensemble des indicateurs clés essentiels à la bonne gestion de votre établissement. 

Tout logiciel de gestion pour restaurant offre des fonctionnalités de base, notamment relatives à la comptabilité, à l’état des stocks ou encore au suivi fournisseur. Certains logiciels proposent des fonctionnalités plus abouties comme des systèmes de caisse et de prise de commande par pocket , ou encore des solutions Click and collect .

   

L’astuce du chef 

Plus qu’un simple logiciel de gestion restaurant, Fiducial Pointex vous propose une application pour rester connecté en temps réel à votre business. Avec Cuisin’&Moi , vous pouvez suivre de nombreuses informations sur votre mobile ou votre tablette, et ce, à tout moment de la journée.

  • Le chiffre d’affaires et son évolution.
  • L’avancée de vos objectifs.
  • Le nombre de couverts et le panier moyen.
  • Le nombre de notes et la moyenne. 
  • Les annulations.

Quels sont les avantages des logiciels de gestion pour restaurant ?

Des performances accrues

En moyenne, les restaurants dotés d’un système de commandes par pocket et imprimantes de production observent une croissance de 15 % de leur rotation de tables ou une augmentation de 20 % de leur couvert moyen (2).

Sans oublier que ce dispositif évite les oublis de facturation. Il permet des performances accrues qui impactent votre résultat d’exploitation à la hausse !

  

Une plus grande maîtrise des prix d’achat

En centralisant vos factures d’achat et vos données fournisseur dans un même outil, vous êtes à même d’en assurer un suivi précis.

Un logiciel de gestion pour restaurant analyse automatiquement les données que vous saisissez et vous signale toute variation des tarifs de vos fournisseurs. Fort de ces informations, vous pouvez plus facilement ajuster vos prix de vente pour préserver votre marge … ou changer de fournisseur.

  

Une meilleure gestion des stocks

La gestion des stocks est cruciale pour les commerces de bouche et les restaurants. Tout produit périmé et jeté constitue une perte sèche, ce qui impacte directement le résultat d’exploitation. 

Là encore, le logiciel de gestion vous apporte une aide précieuse puisqu’il analyse vos stocks en temps réel. Ces informations vous permettent d’ajuster vos approvisionnements selon vos besoins, pour mieux limiter les pertes et améliorer votre résultat.

  

Un gain de temps précieux

Auparavant, la gestion d’un restaurant supposait d’opérer des calculs manuels et de consulter de nombreux documents papier. Aujourd’hui, tout est centralisé dans un même outil. Entièrement automatisé, le logiciel de gestion opère les calculs requis à votre place. Il limite les erreurs et vous gagnez un temps précieux pour vous consacrer à votre cœur de métier et au développement de votre business.

Caisse seule, logiciel d'encaissement seul ou caisse avec logiciel restaurant intégré ?

À chaque besoin, une solution ! Tout restaurateur peut, au choix :

  • se procurer une caisse enregistreuse simple ;
  • choisir une solution de caisse enregistreuse numérique composée d’un système de caisse restaurant et d’un logiciel de gestion hôtellerie et restauration.

Pour gagner en temps et en efficacité, il reste préférable de s’orienter vers une solution tout-en-un, qui présente divers avantages. 

Les avantages de la caisse enregistreuse tout-en-un

La solution tout-en-un est un véritable outil de gestion qui vous permet de piloter votre activité. La compilation et l’analyse en temps réel des données que vous saisissez vous donne accès à des indicateurs fiables et précis.

Vous évitez les doubles saisies, puisque celles transmises au moyen de votre caisse enregistreuse connectée sont directement enregistrées dans votre logiciel de gestion. Vous pouvez donc vous concentrer sur d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.

Enfin, la compatibilité des différents éléments qui composent le logiciel d'encaissement de restaurant et de gestion est un véritable atout. Vous avez la certitude que chaque élément est conçu pour fonctionner l’un avec l’autre !

Comment choisir le logiciel de caisse de son restaurant ?

En matière d’encaissement, les restaurants doivent répondre à des obligations légales destinées à lutter contre la fraude fiscale. Vous devez donc enregistrer leurs encaissements au moyen d’un logiciel gestion caisse certifié NF 525

Toutefois, un logiciel de gestion hôtellerie et restaurant ne se limite pas à une caisse enregistreuse simple. Il peut offrir bien d’autres fonctionnalités, fort utiles à la gestion quotidienne de votre établissement... Raison de plus pour bien le choisir !

 

    

Le saviez-vous ?

La loi n’oblige pas les commerçants à s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse.

Cependant, tout commerçant ou professionnel assujetti à la TVA qui enregistre les paiements de ses clients au moyen d’une caisse enregistreuse, d’un logiciel ou d’un système de caisse doit s’assurer que la fonction qu’il utilise est certifiée NF 525.

À défaut, il s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 7 500 €.

Deux employés avec leurs tabliers se servent de la caisse enregistreuse.

Qu’est-ce qu’un bon logiciel de gestion pour un restaurant ?

Un bon logiciel de gestion est avant tout un outil qui répond pleinement à vos besoins… des besoins qui varient, forcément, selon les utilisateurs ! Ainsi, le gérant d’un food-truck n’aura pas les mêmes besoins de gestion que le patron d’une chaîne de restaurants.

Pour trouver le meilleur logiciel, vous devez donc faire le point sur vos besoins : qu’attendez-vous de votre outil de gestion ? Recherchez-vous uniquement des caisses enregistreuses ou souhaitez-vous également analyser vos indicateurs de performance économique ?

Conçus pour accompagner les restaurateurs et les professionnels des métiers de bouche, les logiciels de gestion pour restaurant offrent des fonctionnalités basiques, mais aussi des fonctionnalités précises en option.

Les solutions de gestion complète font office de caisse enregistreuse mais aussi de logiciel comptable, d’outil de gestion des stocks ou encore d’analyse des KPI. Elles ont été pensées pour répondre aux différentes attentes spécifiques des patrons de restaurant, vous permettant notamment de saisir les fiches techniques de vos plats et d’évaluer leurs résultats.

Les outils de gestion les plus riches intègrent également un système de commande par pocket : les commandes saisies en salle par les serveurs sont centralisées dans votre logiciel, qui opère une mise à jour instantanée de vos stocks. Un dispositif qui permet d’éviter les éventuels oublis au moment de préparer l’addition.

Les terminaux de paiement et les périphériques

Les logiciels de gestion pour restaurant font, pour la plupart, office de caisse informatisée (ou caisse informatique). Mais aussi performant soit-il, cet outil de gestion pour restaurant n’est pas le seul dont vous devrez vous doter pour gérer votre business. Vous aurez également besoin de terminaux de paiement et d’autres périphériques.

Le terminal de paiement électronique (TPE) pour cartes bancaires et titres restaurant dématérialisés 

Vous le savez déjà : accepter les paiements par titre restaurant est un moyen d’augmenter votre clientèle. Et justement, les titres restaurant au format papier sont progressivement remplacés par des titres de paiement dématérialisés.

Pour les accepter, vous n’aurez pas d’autre choix que de vous équiper d’un terminal de paiement électronique. Sachant que les TPE permettent également d’accepter les paiements par carte bancaire, ils sont désormais incontournables.

La borne de commande et d’encaissement

Si vous proposez de la vente à emporter, il peut être judicieux d’équiper votre restaurant d’une borne de commande et d’encaissement . Vos clients pourront y saisir leur commande, qui sera directement envoyée en cuisine.

Un tiroir-caisse

Si le paiement par carte bancaire est aujourd’hui majoritaire et que le paiement sans contact se développe fortement, certains clients apprécient de pouvoir payer en espèces. Un tiroir-caisse muni d’une serrure permet de stocker en toute sécurité billets et petite monnaie.

Une imprimante thermique

Un indispensable pour imprimer vos tickets de caisse ! En l’occurrence, vous devrez remettre à chacun de vos clients un reçu papier sur lequel figurera le récapitulatif de leur commande et le montant à régler.

La checklist pour bien choisir son logiciel de gestion pour restaurant

En quête d’un logiciel de gestion adapté à vos besoins ? Voici 10 qualités que votre futur outil doit posséder !

  • Intégrer un système de caisse certifié NF 525 et logiciel de gestion
  • S’adapter aux nouvelles technologies et aux nouvelles tendances du marché – fonction Click and collect , vente en ligne, etc.
  • Être ergonomique et facile d’utilisation pour vous faire gagner du temps à tous les niveaux
  • Proposer un accompagnement par des experts dans la prise en main de l’outil puis dans la gestion de votre restaurant
  • Comprendre des indicateurs avancés telles que les statistiques de stock
  • Permettre la personnalisation de l'interface et l’activation ou non de certaines options de la caisse et du logiciel
  • Simplifier la gestion de l'activité commerciale
  • Préparer des opérations comptables
  • Offrir la possibilité de travailler simultanément depuis plusieurs postes et plusieurs sites

Vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de restauration ? Vous avez besoin d’aide pour trouver l’outil adapté à vos besoins, ou pour le déployer au sein de votre restaurant ? Nos équipes sont à votre disposition !

"J'ai gagné 3 points au bilan, c'est de la marge nette!"

« Mes fournisseurs changeaient leurs prix sans que je m’en rende compte, j’avais également beaucoup de pertes car je contrôlais mes marchandises à la volée.
Aujourd’hui, dans mon restaurant, tout est géré par mon système de caisse Pointex CHR.
Il me permet d’avoir un contrôle des prix d’achat, et un contrôle de mes stocks et des consommations. »

M. Vermorel - Brasserie L’Industrie à Lyon 8ème ‍