Rappel du circuit de distribution des factures électroniques
Imaginons que la facturation électronique est entrée en vigueur. Un fournisseur A veut adresser une facture à B.
- A établit sa facture, à l’aide de son logiciel s’il en a un. Après avoir renseigné l’adresse électronique de réception de son client B, il envoie la facture à sa Plateforme Agréée d’émission.
- Cette plateforme d’émission interroge l’annuaire centralisé du Portail Public de Facturation (PPF) pour savoir, grâce à l’adresse électronique de son client B, à quelle Plateforme Agréée de réception ce dernier est attaché.
- L’annuaire centralisé communique à la Plateforme d’émission de A l’identité de la Plateforme de réception de B.
- La Plateforme d’émission transmet la facture électronique émise par A à la Plateforme de réception de B.
- La Plateforme de réception met à la disposition de B la facture émise par A.
Sans adresse électronique, ce circuit de distribution ne fonctionnerait pas.
Format de l’adresse électronique de réception
Si quatre formats peuvent être utilisés pour créer une adresse électronique, seulement deux sont recommandés pour les entités du secteur privé (les entités du secteur public privilégieront les formats SIREN_SIRET et SIREN_SIRET_Routage) :
- SIREN
- SIREN_SUFFIXE
Le format « SIREN » est le plus simple et sera le plus répandu. Il convient particulièrement aux petites et très petites entreprises, qui disposent d’un seul canal de validation des factures.
Le format « SIREN_SUFFIXE » est destiné à des entités devant isoler différents flux à des fins de traitements spécifiques. Voici quelques exemples, bien sûr non exhaustifs :
- un entrepreneur individuel du bâtiment, qui gère par ailleurs un bien en LMNP (loueur en meublé non professionnel) ;
- un kinésithérapeute, qui dispose par ailleurs d’un élevage de chevaux ;
- une société qui a deux établissements dans deux villes différentes et qui tient une comptabilité par établissement ;
- une société qui est contrainte d’avoir deux Plateformes Agréées de réception, car son principal fournisseur lui impose sa propre Plateforme agréée (et que cette dernière n’est pas adaptée pour gérer les autres factures)…
Une adresse électronique est attachée à une Plateforme Agréée. Néanmoins, cette adresse est portable vers n’importe quelle autre Plateforme Agréée, dès lors que l’on décide de passer par une nouvelle Plateforme.
Les particularités du format SIREN_SUFFIXE
L’adresse électronique ne doit pas dépasser 125 caractères. Il est toutefois conseillé de faire beaucoup plus court, pour éviter les erreurs de saisie par les fournisseurs d’une part, et pour avoir une signification claire d’autre part, afin de permettre aux lecteurs de l’annuaire centralisé de distinguer les différentes adresses électroniques d’une même entité. À ce titre, il convient d’éviter de mettre en suffixe le SIRET ou même les 5 derniers chiffres du SIRET.
Le suffixe est une chaîne ininterrompue (c’est-à-dire sans espace) de caractères alphanumériques (A à Z, a à z, 0 à 9). Seuls trois caractères spéciaux sont également autorisés : le tiret (« - »), le tiret bas (underscore : « _ ») et le point (« . »). Les caractères accentués (é, è, ç…) sont interdits.
Une information essentielle pour les fournisseurs
Les fournisseurs doivent connaître la ou les adresses électroniques de réception de leurs clients. Sans cette information, ils ne pourront pas envoyer leurs factures, qui seraient alors rejetées en raison de leur non-conformité technique.
L’adresse électronique est créée au moment de l’adhésion à la Plateforme Agréée de réception. Elle figure sur le document d’adhésion. Il revient à la Plateforme de la communiquer à l’annuaire centralisé géré par le PPF.
Au cours des prochaines semaines, si vous avez donné mandat à votre agence FIDUCIAL ou à FIDUCIAL Informatique pour vous immatriculer à la Plateforme Agréée FIDUCIAL Cloud en lien avec un logiciel de FIDUCIAL (Facilia, Vmobility, Signature…), vous recevrez un document sur lequel figurera votre adresse électronique. C’est ce document qu’il conviendra de remettre à vos fournisseurs.
Si vous avez décidé avec votre conseiller FIDUCIAL de créer plusieurs adresses électroniques, vous recevrez un document par adresse. Vous pourrez remettre l’un ou l’autre à vos fournisseurs en fonction de la destination des factures.
Conclusion
Tous les assujettis à la TVA doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026. Pour cela, ils doivent adhérer à une Plateforme Agréée de réception et choisir au moins une adresse électronique de réception.
Au prochain numéro : Facturation électronique : sanctions applicables aux récalcitrants
